23. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) O A R G 2 3 o f 2 4 D a t e G e n e r a t o r I D / C o d e L o c a t i o n R u n t i m e S t a r t R u n t i m e E n d T o t a l H o u r s F u e l I s s u e d ( L ) B a l a n c e R e m a r k s O f f i c e r

24. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) O A R G 2 4 o f 2 4 S t a n d a r d F o r m 6 : F u e l V e n d o r I n v o i c e V e r i f i c a t i o n F o r m I t e m D e t a i l s V e n d o r N a m e I n v o i c e N u m b e r I n v o i c e D a t e Q u a n t i t y D e l i v e r e d ( L ) D e l i v e r y N o t e N u m b e r P r i c e p e r L i t r e T o t a l A m o u n t V e r i f i c a t i o n ( T r a n s p o r t O f f i c e r ) V e r i f i c a t i o n ( F i n a n c e U n i t ) C o m m e n t s

18. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 8 o f 2 4 1 1 . 3 A m e n d m e n t s m u s t b e a p p r o v e d b y S e n i o r M a n a g e m e n t . D a t e o f A d o p t i o n T h i s I n t e r n a l F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y i s a d o p t e d a n d a p p r o v e d b y S e n i o r M a n a g e m e n t o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y : M a r t i n a B . E g b e n d a E S Q A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G ) D a t e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

21. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) O A R G 2 1 o f 2 4 S t a n d a r d F o r m 3 : F u e l C o n s u m p t i o n L o g S h e e t ( F C L S ) ( F o r V e h i c l e s a n d G e n e r a t o r s ) V e h i c l e / G e n e r a t o r F u e l C o n s u m p t i o n L o g D a t e V e h i c l e N o . P u r p o s e o f U s e S t a r t M e t e r R e a d i n g E n d M e t e r R e a d i n g K m / H r s U s e d F u e l R e c e i v e d ( L ) B a l a n c e O f f i c e r / D r i v e r S i g n a t u r e

20. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) O A R G 2 0 o f 2 4 S t a n d a r d F o r m 2 : F u e l I s s u a n c e V o u c h e r ( F I V ) I t e m D e t a i l s V o u c h e r N o . : D a t e o f I s s u a n c e : R e q u e s t F o r m R e f e r e n c e N o . : R e q u e s t i n g O f f i c e r : V e h i c l e / E q u i p m e n t : F u e l T y p e : Q u a n t i t y I s s u e d ( L i t r e s ) : I s s u i n g S t a t i o n / P u m p : M e t e r R e a d i n g ( i f v e h i c l e ) : S t a r t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E n d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e s T i t l e N a m e S i g n a t u r e D a t e F u e l I s s u e r D r i v e r / R e q u e s t i n g O f f i c e r F l e e t / T r a n s p o r t O f f i c e r

9. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 9 o f 2 4 A b b r e v i a t i o n s A C C A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n A G O A u t o m o t i v e G a s O i l ( D i e s e l ) O A R G O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l H R H u m a n R e s o u r c e I C T I n f o r m a t i o n a n d C o m m u n i c a t i o n T e c h n o l o g y M O F M i n i s t r y o f F i n a n c e M D A M i n i s t r i e s , D e p a r t m e n t s , a n d A g e n c i e s P P E P e r s o n a l P r o t e c t i v e E q u i p m e n t S O P S t a n d a r d O p e r a t i n g P r o c e d u r e G O S L G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e M T M o n i t o r i n g T e a m F M U F i n a n c e a n d M a n a g e m e n t U n i

19. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 9 o f 2 4 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) F U E L R E Q U E S T F O R M ( F R F ) S t a n d a r d F o r m 1 : F u e l R e q u e s t F o r m ( F R F ) I t e m D e t a i l s D e p a r t m e n t / U n i t : R e q u e s t i n g O f f i c e r : P o s i t i o n / D e s i g n a t i o n : P u r p o s e o f F u e l R e q u e s t : D e s t i n a t i o n / L o c a t i o n : D a t e N e e d e d : V e h i c l e / E q u i p m e n t D e s c r i p t i o n : T y p e o f F u e l R e q u e s t e d : Q u a n t i t y R e q u e s t e d : S u p p o r t i n g D o c u m e n t s A t t a c h e d : A p p r o v a l s D e t a i l s N a m e S i g n a t u r e D a t e I m m e d i a t e S u p e r v i s o r A c c o u n t a n t D e p u t y A R G o r A R G

8. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 8 o f 2 4 T a b l e O f C o n t e n t s 1 . A b b r e v i a t i o n s 2 . D e f i n i t i o n o f T e r m s 3 . I n t r o d u c t i o n 4 . P u r p o s e o f t h e P o l i c y 5 . S c o p e o f t h e P o l i c y 6 . P o l i c y O b j e c t i v e s 7 . G u i d i n g P r i n c i p l e s 8 . F u e l P r o c u r e m e n t P r o c e d u r e s 9 . F u e l A l l o c a t i o n a n d D i s t r i b u t i o n 1 0 . F u e l R e q u e s t a n d A p p r o v a l P r o c e s s e s 1 1 . F u e l U s a g e a n d D o c u m e n t a t i o n R e q u i r e m e n t s 1 2 . M o n i t o r i n g , C o n t r o l , a n d R e p o r t i n g M e c h a n i s m s 1 3 . R o l e s a n d R e s p o n s i b i l i t i e s 1 4 . C o m p l i a n c e R e q u i r e m e n t s 1 5 . R i s k M a n a g e m e n t a n d I n t e r n a l C o n t r o l s 1 6 . A u d i t a n d R e v i e w P r o c e d u r e s 1 7 . S a n c t i o n s f o r N o n - C o m p l i a n c e 1 8 . P o l i c y R e v i e w a n d A m e n d m e n t 1 9 . A p p e n d i c e s

22. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L ( O A R G ) O A R G 2 2 o f 2 4 S t a n d a r d F o r m 4 : M o n t h l y F u e l R e c o n c i l i a t i o n R e p o r t ( M F R R ) O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) M o n t h l y F u e l R e c o n c i l i a t i o n R e p o r t I t e m Q u a n t i t y ( L ) O p e n i n g B a l a n c e F u e l P u r c h a s e d T h i s M o n t h / Q u a r t e r T o t a l F u e l A v a i l a b l e T o t a l F u e l I s s u e d C l o s i n g B a l a n c e V a r i a n c e ( I f A n y ) C o m m e n t s / E x p l a n a t i o n s : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . P r e p a r e d B y : N a m e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . D e s i g n a t i o n : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... S i g n a t u r e & D a t e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... R e v i e w e d & A p p r o v e d B y : N a m e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . D e s i g n a t i o n : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . S i g n a t u r e & D a t e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... S t a n d a r d F o r m 5 : G e n e r a t o r F u e l I s s u e & R u n t i m e S h e e t ( D e t a i l e d t r a c k i n g f o r g e n e r a t o r s )

1. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 o f 2 4 D I S C L A I M E R T h i s F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y i s a n i n t e r n a l o p e r a t i o n a l d o c u m e n t o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) . I t i s i n t e n d e d s o l e l y t o g u i d e s t a f f a n d m a n a g e m e n t i n t h e p r o p e r a c q u i s i t i o n , a l l o c a t i o n , u t i l i z a t i o n , a n d c o n t r o l o f f u e l r e s o u r c e s . T h e p r o v i s i o n s c o n t a i n e d h e r e i n d o n o t r e p l a c e e x i s t i n g n a t i o n a l l a w s , r e g u l a t i o n s , o r g o v e r n m e n t c o d e s b u t s h a l l b e a p p l i e d i n h a r m o n y w i t h a l l a p p l i c a b l e l e g a l a n d r e g u l a t o r y f r a m e w o r k s . T h e O A R G r e s e r v e s t h e r i g h t t o r e v i e w , a m e n d , o r u p d a t e t h i s P o l i c y a t a n y t i m e t o r e f l e c t o r g a n i z a t i o n a l n e e d s , o p e r a t i o n a l c h a n g e s , a n d e v o l v i n g r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s . U n a u t h o r i z e d m o d i f i c a t i o n , d i s t r i b u t i o n , o r m i s u s e o f t h i s d o c u m e n t i s p r o h i b i t e d . W r i t t e n b y : O A R G I n t e r n a l P o l i c y D r a f t i n g C o m m i t t e e A C C P o l i c y a n d E t h i c s T e a m

7. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 7 o f 2 4 C o r p o r a t e H o s p i t a l i t y a n d G i f t s  E n s u r e a n y o f f e r o f c o r p o r a t e h o s p i t a l i t y o r a g i f t m u s t b e e n t e r e d i n t h e G i f t s R e g i s t e r m a i n t a i n e d b y t h e O f f i c e . T h e R e g i s t e r s h a l l b e i n s p e c t e d b y t h e I n t e r n a l A u d i t a t m o n t h l y , q u a r t e r l y o r s i x m o n t h s i n t e r v a l s .  E n s u r e s t a f f m u s t n o t r e q u e s t f o r a n y g i f t , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t i n r e t u r n f o r , o r i n e x c h a n g e f o r , b u s i n e s s s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n .  U n d e r n o c i r c u m s t a n c e s m a y s t a f f a c c e p t m o n e y o r o t h e r f o r m s o f p a y m e n t f o r s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a s a n e m p l o y e e o f t h e O A R G .  E n s u r e t h a t s t a f f i n v o l v e d a t a n y s t a g e o f a t e n d e r i n g p r o c e s s m u s t n o t a c c e p t a n y g i f t s , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t f r o m a n y o r g a n i z a t i o n i n v o l v e d i n a b i d o r t e n d e r w i t h t h e O A R G .

17. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 7 o f 2 4 b ) F u e l l o a n s t o s t a f f c ) S e t t l i n g u n p a i d i n v o i c e s w i t h o u t a u t h o r i z a t i o n d ) S h a r i n g o r t r a n s f e r r i n g s m a r t f u e l c a r d s e ) F u e l i n g p r i v a t e v e h i c l e s w i t h o u t o f f i c i a l a p p r o v a l 9 . 2 M i s u s e o f f u e l s h a l l b e c o n s i d e r e d a n o f f e n c e a n d m a y r e s u l t i n : • S u s p e n s i o n o f f u e l p r i v i l e g e s • R e c o v e r y o f c o s t s • D i s c i p l i n a r y a c t i o n • R e p o r t i n g t o A C C i f n e c e s s a r y 1 0 . M o n i t o r i n g , R e p o r t i n g , a n d A u d i t 1 0 . 1 T h e A c c o u n t s U n i t s h a l l m a i n t a i n : • A F u e l R e g i s t e r • R e q u i s i t i o n r e c o r d s • R e c e i p t s • Q u a r t e r l y f u e l c o n s u m p t i o n a n a l y s i s 1 0 . 2 I n t e r n a l A u d i t s h a l l c o n d u c t p e r i o d i c A u d i t a n d R o u t i n e C h e c k . 1 0 . 3 R e g i o n a l o f f i c e s m u s t s u b m i t m o n t h l y f u e l u s a g e r e p o r t s . 1 1 . I m p l e m e n t a t i o n a n d R e v i e w 1 1 . 1 T h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l i s r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t a t i o n , s u p p o r t e d b y t h e C h i e f A c c o u n t a n t . 1 1 . 2 T h i s p o l i c y s h a l l b e r e v i e w e d w h e n e v e r n e c e s s a r y , i n l i n e w i t h : a ) R u l e 4 . 2 5 b ) R u l e 4 . 2 6 c ) R u l e 4 . 2 7 o f t h e C i v i l S e r v i c e C o d e

16. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 6 o f 2 4 7 . V e h i c l e R e f u e l i n g P r o c e d u r e s 7 . 1 A l l f u e l t r a n s a c t i o n s m u s t r e c o r d : a ) V e h i c l e r e g i s t r a t i o n b ) D r i v e r ’ s n a m e c ) D a t e a n d t i m e d ) L i t r e s d i s p e n s e d e ) C o s t f ) F i l l i n g s t a t i o n n a m e a n d l o c a t i o n ( i f u s i n g c a r d ) 7 . 2 M a n d a t o r y R e f u e l i n g R e q u i r e m e n t s a ) D r i v e r s m u s t r e f u e l v e h i c l e s a t t h e e n d o f e a c h o p e r a t i o n . b ) I f a d r i v e r s w a p s v e h i c l e s d u r i n g d u t y , e a c h v e h i c l e m u s t b e r e f u e l e d . c ) R e c e i p t s m u s t b e s u b m i t t e d t o t h e A c c o u n t s U n i t i m m e d i a t e l y a f t e r r e f u e l i n g . 7 . 3 F u e l T a n k R u l e s T a n k s m u s t b e f i l l e d t o t h e b a s e o f t h e n e c k t o a l l o w s p a c e f o r e x p a n s i o n . 8 . F u e l C l e a n l i n e s s a n d S a f e t y 1 . F u e l m u s t n o t b e c o n t a m i n a t e d w i t h w a t e r , d i r t , o r f o r e i g n m a t t e r . 2 . F u e l c o n t a i n e r s m u s t b e c l e a n a n d u s e d o n l y f o r f u e l s t o r a g e . 3 . V e h i c l e s w i t h l o w f u e l q u a l i t y i s s u e s m u s t u s e a d d i t i o n a l f i l t e r s . 9 . P r o h i b i t e d P r a c t i c e s T h e f o l l o w i n g a r e s t r i c t l y p r o h i b i t e d : 9 . 1 U s i n g o f f i c i a l f u e l f o r : a ) P r i v a t e / p e r s o n a l t r a v e l

10. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 0 o f 2 4 D e f i n i t i o n s I n t h i s P o l i c y , u n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e i n d i c a t e s , a w o r d o r e x p r e s s i o n a s s i g n e d a m e a n i n g i n t h e A c t s h a l l h a v e t h e s a m e m e a n i n g h e r e . T e r m D e f i n i t i o n A c c o u n t a b l e T h e o b l i g a t i o n t o r e c o r d , r e p o r t , e x p l a i n , a n d j u s t i f y a c t i o n s t o a s u p e r i o r o f f i c e r , P a r l i a m e n t , o r t h e p u b l i c . C i v i l S e r v i c e T h e e x e c u t i v e a r m o f G o v e r n m e n t c o m p r i s i n g a l l e m p l o y e e s a p p o i n t e d o n p e r m a n e n t o r c o n t r a c t b a s i s , e x c l u d i n g p o l i t i c a l a p p o i n t e e s , J u d i c i a r y , A r m e d F o r c e s , P o l i c e , T e a c h e r s , a n d P a r a s t a t a l s t a f f . F u e l M o n i t o r i n g A c c u r a t e t r a c k i n g o f k i l o m e t r e s t r a v e l l e d a n d l i t r e s o f f u e l c o n s u m e d f o r e a c h v e h i c l e o r p o w e r e d e q u i p m e n t p e r q u a r t e r . F u e l C o n s u m p t i o n T h e n u m b e r o f l i t r e s u s e d p e r 1 0 0 k i l o m e t r e s t r a v e l l e d , c a l c u l a t e d q u a r t e r l y a n d c u m u l a t i v e l y f o r a n a l y s i s . F u e l R e q u e s t F o r m A u t h o r i z e d f o r m c o m p l e t e d b y e l i g i b l e s t a f f w h e n r e q u e s t i n g f u e l . F u e l C a r d O f f i c i a l c a r d i s s u e d f o r t h e p u r p o s e o f f u e l a l l o c a t i o n a n d m o n i t o r i n g . D i s t r i b u t i o n L i s t C o n s o l i d a t e d l i s t o f a p p r o v e d f u e l b e n e f i c i a r i e s f o r w e e k l y , m o n t h l y o r q u a r t e r l y . O f f i c i a l V e h i c l e A n y v e h i c l e o w n e d , l e a s e d , h i r e d , o r u n d e r t h e o p e r a t i o n a l r e s p o n s i b i l i t y o f O A R G .

15. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 5 o f 2 4 5 . S t a f f / d r i v e r s i g n s t h e f u e l r e g i s t e r s l i p . 6 . R e c e i p t i s f o r w a r d e d i m m e d i a t e l y t o t h e O A R G A c c o u n t s U n i t . 6 . 3 D i s t r i b u t i o n L i s t a ) P r e p a r e d m o n t h l y / q u a r t e r l y b y t h e A c c o u n t s U n i t . b ) A p p r o v e d b y t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l . c ) U s e d f o r v a l i d a t i o n b e f o r e i s s u i n g f u e l . 7 . 0 F u e l D i s t r i b u t i o n P r o c e d u r e s F u e l d i s t r i b u t i o n i s s t r i c t l y b a s e d o n a p p r o v e d a l l o c a t i o n s a n d b u d g e t a v a i l a b i l i t y . 7 . 1 S t a f f F u e l A l l o c a t i o n 1 . S t a f f s i g n s t h e D i s t r i b u t i o n L i s t t o a c k n o w l e d g e r e c e i p t o f f u e l i n t h e i r s m a r t c a r d . 2 . N o f u e l s h a l l b e i s s u e d w i t h o u t p r i o r a p p r o v a l . 3 . F u e l a l l o c a t e d f o r o f f i c i a l d u t i e s m u s t b e u s e d s t r i c t l y f o r t h o s e p u r p o s e s . 7 . 2 R e g i o n a l O f f i c e s R e g i o n a l H e a d s m u s t : a ) C o n f i r m r e c e i p t o f f u e l f r o m s u p p l i e r s . b ) M a i n t a i n a F u e l R e g i s t e r . c ) E n s u r e p r o p e r d o c u m e n t a t i o n a n d u s a g e . d ) S u b m i t m o n t h l y f u e l u t i l i z a t i o n r e p o r t s t o H e a d q u a r t e r s . 6 . 3 G e n e r a t o r F u e l M a n a g e m e n t O p e r a t o r s m u s t r e c o r d d a i l y g e n e r a t o r f u e l u s a g e i n a G e n e r a t o r L o g b o o k w i t h : a ) D a t e b ) O p e r a t o r ’ s n a m e c ) D e s i g n a t i o n d ) Q u a n t i t y o f f u e l r e c e i v e d e ) C o s t f ) S t a r t a n d e n d t i m e g ) S i g n a t u r e

14. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 4 o f 2 4 1 . S t a f f m u s t : a ) B e i n G r a d e 7 o r a b o v e . b ) B e a c o n f i r m e d s t a f f o f t h e O A R G . c ) S u b m i t a F u e l R e q u e s t L e t t e r a d d r e s s e d t o t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l . d ) H a v e a n a s s i g n e d o f f i c i a l v e h i c l e o r a n a p p r o v e d v e h i c l e u s e d f o r o f f i c i a l d u t y . e ) P r e s e n t a v a l i d L i f e C a r d i s s u e d i n t h e i r n a m e o r t h e v e h i c l e o w n e r ’ s n a m e w h e n a p p r o v e d f o r o f f i c i a l u s e . 2 . S t a f f b e l o w G r a d e 7 m a y b e a l l o c a t e d f u e l o n l y w h e n : a ) T h e y c a r r y o u t s p e c i f i c a n d a p p r o v e d o f f i c i a l d u t i e s r e q u i r i n g m o b i l i t y . b ) A p p r o v a l i s g r a n t e d i n w r i t i n g b y t h e A R G . 6 . 0 F u e l I s s u a n c e a n d D o c u m e n t a t i o n R e q u i r e m e n t s 6 . 1 R e q u i r e d D o c u m e n t s f o r I s s u i n g F u e l F u e l s h a l l o n l y b e i s s u e d u p o n p r e s e n t a t i o n o f : a ) A p p r o v e d F u e l R e q u e s t F o r m b ) S t a f f I D c ) L i f e C a r d / S m a r t F u e l C a r d d ) A p p r o v e d D i s t r i b u t i o n L i s t e ) F u n c t i o n a l L o g b o o k f o r a s s i g n e d v e h i c l e s 6 . 2 F u e l I s s u i n g P r o c e d u r e s 1 . E l i g i b l e s t a f f a p p e a r a t t h e d e s i g n a t e d f u e l s t a t i o n o r O A R G A c c o u n t s U n i t . 2 . S t a f f p r e s e n t a l l r e q u i r e d d o c u m e n t s . 3 . F u e l i s i s s u e d b a s e d o n t h e a p p r o v e d q u a n t i t y . 4 . T h e s u p p l i e r r e c o r d s : a ) l i t r e s d i s p e n s e d b ) c o s t c ) d a t e & t i m e d ) v e h i c l e r e g i s t r a t i o n e ) d r i v e r ’ s n a m e

2. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 o f 2 4 1 . B A C K G R O U N D T h i s p o l i c y s e t s o u t h o w t h e O f f i c e t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l ( O A R G ) w i l l i d e n t i f y a n d d e a l w i t h a l l r e p o r t e d c a s e s o f c o r r u p t i o n i s s u e s w i t h i n t h e c o u n c i l . I t c a n b e u s e d t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e A n t i - C o r r u p t i o n c o m m i s s i o n A c t 2 0 0 8 . A s a m e n d e d 2 0 1 9 . 2 . D E F I N I T I O N : C o r r u p t i o n – m e a n s a n a c t w h i c h c o n s t i t u t e s a n e c o n o m i c c r i m e o r a n o f f e n c e u n d e r s e c t i o n I V o f t h e A C C A c t o f 2 0 0 8 , a s a m e n d e d , 2 0 1 9 a n d i n c l u d e s a . a n y c o n d u c t w h e r e b y i n r e t u r n f o r a n a d v a n t a g e , a p e r s o n p e r f o r m s o r a b s t a i n s f r o m p e r f o r m i n g a n y a c t i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r ; b . t h e o f f e r , p r o m i s e , s o l i c i t i n g o r r e c e i p t o f a n a d v a n t a g e a s a n i n d u c e m e n t o r r e w a r d t o a p e r s o n t o e x p e d i t e , d e l a y , h i n d e r o r p r e v e n t t h e p e r f o r m a n c e o f a n a c t b y h i m s e l f o r b y a n y o t h e r o f f i c e r i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r c . t h e a b u s e o f a p u b l i c o f f i c e f o r p e r s o n a l o r p r i v a t e g a i n ; d . t h e c o r r u p t a c q u i s i t i o n o f w e a l t h ; e . t h e p o s s e s s i o n a n d c o n t r o l o f u n e x p l a i n e d w e a l t h f . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f p u b l i c f u n d s o r p r o p e r t y g . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f d o n o r f u n d s o r p r o p e r t y a n d h . a n y o f f e n c e s i n v o l v i n g d i s h o n e s t y i n c o n n e c t i o n w i t h a n y t a x , r a t e , c h a r g e o r l e v y i m p o s e d u n d e r a n y e n a c t m e n t

12. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 2 o f 2 4 1 . 3 S c o p e o f t h e P o l i c y T h i s P o l i c y a p p l i e s t o a l l l e g i b l e s t a f f , u n i t s , a n d o p e r a t i o n a l d i v i s i o n s w i t h i n t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) , i n c l u d i n g a l l r e g i o n a l o f f i c e s . T h e P o l i c y c o v e r s : 1 . P e t r o l , d i e s e l , l u b r i c a n t s , a n d a n y o t h e r f u e l u s e d i n o f f i c i a l v e h i c l e s , g e n e r a t o r s , o r e q u i p m e n t . 2 . C a r s , m o t o r c y c l e s , g e n e r a t o r s , a n d o t h e r f u e l - p o w e r e d o f f i c e m a c h i n e r y . 3 . P r o c e d u r e s f o r p u r c h a s i n g f u e l f r o m a p p r o v e d v e n d o r s a n d a u t h o r i z e d f u e l s t a t i o n s . 4 . P r o c e s s e s f o r s t a f f t o r e q u e s t f u e l , a p p r o v a l s r e q u i r e d , a n d m e t h o d s f o r d i s t r i b u t i n g f u e l . 5 . M a i n t e n a n c e o f r e q u e s t f o r m s , i s s u a n c e v o u c h e r s , l o g b o o k s , a n d r e c o n c i l i a t i o n r e p o r t s . 6 . D a i l y , w e e k l y , a n d m o n t h l y m o n i t o r i n g o f f u e l c o n s u m p t i o n a n d i n v e n t o r y . 7 . E n f o r c e m e n t o f r u l e s , d i s c i p l i n a r y m e a s u r e s f o r m i s u s e , a n d p r o c e d u r e s f o r a d d r e s s i n g i r r e g u l a r i t i e s . T h i s P o l i c y e n s u r e s t h a t f u e l m a n a g e m e n t i s c o n s i s t e n t , t r a n s p a r e n t , a n d a l i g n e d w i t h g o v e r n m e n t r e g u l a t i o n s , b u d g e t a l l o c a t i o n s , a n d o p e r a t i o n a l r e q u i r e m e n t s , w h i l e p r o m o t i n g a c c o u n t a b i l i t y a c r o s s a l l l e v e l s o f O A R G s t a f f . 3 . 0 G u i d i n g P r i n c i p l e s T h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) s h a l l m a n a g e a l l f u e l r e s o u r c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g p r i n c i p l e s : 1 . A l l s t a f f m u s t b e a c c o u n t a b l e f o r o f f i c i a l f u e l r e c e i v e d , c o n s u m e d , o r m a n a g e d , e n s u r i n g a c c u r a t e r e c o r d i n g , r e p o r t i n g , a n d j u s t i f i c a t i o n o f u s a g e o n o f f i c i a l t r i p s . 2 . F u e l p r o c u r e m e n t , i s s u a n c e , d i s t r i b u t i o n , a n d c o n s u m p t i o n m u s t b e c o n d u c t e d i n a t r a n s p a r e n t m a n n e r , w i t h v e r i f i a b l e d o c u m e n t a t i o n a t e v e r y s t a g e . 3 . F u e l d i s t r i b u t i o n s h a l l f o l l o w t h e e l i g i b i l i t y c r i t e r i a s t i p u l a t e d i n t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s ( R u l e 4 . 2 5 , 4 . 2 6 , 4 . 2 7 ) , e n s u r i n g e q u i t a b l e a l l o c a t i o n b a s e d o n g r a d e l e v e l , c o n f i r m a t i o n s t a t u s , a n d o p e r a t i o n a l r e q u i r e m e n t s .

5. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 5 o f 2 4 3 . G E N E R A L C O R R U P T I O N I S S U E S  B r i b e r y , n e p o t i s m a n d c l i e n t e l i s m r e s u l t i n g i n p l a n s f a v o r i n g s p e c i f i c i n t e r e s t g r o u p s r a t h e r t h a n a r e a s o f g r e a t e s t n e e d , s u c h a s l a n d o w n e r s s e e k i n g p r i o r i t y f o r p a r t i c u l a r r e g i o n s ;  R e n t - s e e k i n g a n d a b u s e o f d i s c r e t i o n i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f f u n d s , g i v i n g p r i o r i t y t o i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s w i t h g r e a t e r o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y ;  F r a u d a n d c o l l u s i o n t o e n s u r e f a v o r a b l e t r e a t m e n t , s u c h a s p r o v i s i o n o f i n a c c u r a t e o r i n c o m p l e t e i n f o r m a t i o n b y i n d u s t r y g r o u p s t o e n s u r e t h e a d o p t i o n o f s p e c i f i c t e c h n o l o g i e s , f u n d i n g o f r e s e a r c h t o s u p p o r t s p e c i f i c a p p r o a c h e s a n d m e t h o d s , e t c . ;  C o r r u p t i o n i n p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s o f l a r g e i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s , w h i c h t y p i c a l l y i n v o l v e m a n y s u b - c o n t r a c t o r s , a n d a r e h i g h l y c o m p l e x a n d t e c h n i c a l , m a k i n g p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s e a s y t o m a n i p u l a t e t h r o u g h b r i b e r y , c o l l u s i o n b e t w e e n i n d u s t r y s t a k e h o l d e r s , k i c k b a c k s i n t h e m a n a g e m e n t o f c o n t r a c t s , e t c .  A p p o i n t m e n t s o f s t a f f m a n a g i n g a n d i m p l e m e n t i n g a d a p t a t i o n p r o j e c t s , s u c h a s m e m b e r s o f s u p e r v i s o r y b o a r d s a n d c o m m i t t e e s m a n a g i n g r e s o u r c e s , m a y a l s o b e v u l n e r a b l e t o n e p o t i s m , p a t r o n a g e a n d c l i e n t e l i s m , a n d “ s e l l i n g ” p o s i t i o n s w i t h h i g h r e n t - s e e k i n g p o t e n t i a l ;  B r i b e r y : t h e r e a r e a l s o m a n y o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y i n t h e d e l i v e r y o f e s s e n t i a l s e r v i c e s s u c h a s w a t e r , f o o d a n d h e a l t h s e r v i c e s t o l o c a l c o m m u n i t i e s 4 . G E N E R A L C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N P O L I C Y E n v i r o n m e n t a n d C u l t u r e  T h e O A R G s h a l l c r e a t e a n e n v i r o n m e n t a n d c u l t u r e i n w h i c h e m p l o y e e s h a v e c o n f i d e n c e t h a t d i s h o n e s t a c t s w i l l b e d e t e c t e d , i n v e s t i g a t e d a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n t a k e n . T o t h i s e n d , t h e C o u n c i l s h a l l :  E n s u r e s t a f f u n d e r s t a n d t h a t , i n t e r n a l c o n t r o l s a r e d e s i g n e d a n d i n t e n d e d t o p r e v e n t a n d d e t e c t F r a u d u l e n t a n d c o r r u p t a c t i v i t i e s ;

6. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 6 o f 2 4  E n c o u r a g e s t a f f t o r e p o r t s u s p e c t e d f r a u d d i r e c t l y t o t h o s e r e s p o n s i b l e f o r i n v e s t i g a t i o n w i t h o u t f e a r o f d i s c l o s u r e o r r e t r i b u t i o n ; a n d  R e q u i r e v e n d o r s a n d c o n t r a c t o r s t o a b i d e b y t h e O A G R ’ s p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s , a n d t h e r e b y a v o i d a n y c o n f l i c t o f i n t e r e s t H o n e s t y a n d I n t e g r i t y T h e O A R G s h a l l :  E n s u r e t h a t s t a f f o f t h e O A R G a n d i t s c o n t r a c t w o r k e r s m u s t a c t w i t h h o n e s t y a n d i n t e g r i t y i n a l l a s p e c t s o f t h e i r w o r k .  S t a f f m u s t n o t e n g a g e i n f r a u d u l e n t o r c o r r u p t b e h a v i o r o r a s s i s t o t h e r s i n s u c h b e h a v i o r . E x a m p l e s o f s u c h b e h a v i o r i n c l u d e o b t a i n i n g a n i l l e g a l p a y m e n t , s e l l i n g a n d b u y i n g o f O A G R s p r o d u c t a t s e l f - n e g o t i a t e d p r i c e s o r a n u n a u t h o r i z e d r e l e a s e o f c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n , u n a u t h o r i z e d u s e o f o f f i c e e q u i p m e n t , o r o t h e r p u b l i c a s s e t s f o r p r i v a t e p u r p o s e s , f a l s e c l a i m s f o r e x p e n s e s , t r a v e l o r o v e r t i m e a n d t h e d i s h o n e s t o r i m p r o p e r u s e o f a n e m p l o y e e ’ s p o s i t i o n . C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c o n f l i c t o f i n t e r e s t m a y a r i s e w h e n p e r s o n a l , f i n a n c i a l , b u s i n e s s o r o t h e r i n t e r e s t s m i g h t a f f e c t , o r b e s e e n t o a f f e c t , t h e w a y a n e m p l o y e e p e r f o r m s t h e i r d u t i e s .  E n s u r e s t a f f s h o u l d a v o i d p a r t i c i p a t i n g i n a n y b u s i n e s s a c t i v i t y o u t s i d e o f O A R G t h a t m a y c o n f l i c t w i t h t h e i r d u t i e s w i t h i n .  E n s u r e s t a f f s h o u l d n o t a c c e p t g i f t s w h i c h c o u l d b e s e e n a s a p a s t , p r e s e n t o r f u t u r e c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n c a r r y i n g o u t t h e i r d u t i e s . I f a s t a f f i s f a c e d w i t h a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t , t h e c o n f l i c t s h o u l d b e d e c l a r e d , t h e c i r c u m s t a n c e s d i s c u s s e d w i t h t h e i r i m m e d i a t e m a n a g e r o r o t h e r s e n i o r e x e c u t i v e , a n d a c t i o n t a k e n t o a v o i d a n y r e a l o r p e r c e i v e d c o n f l i c t o f i n t e r e s t .

11. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 1 o f 2 4 1 . I n t r o d u c t i o n T h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) r e l i e s o n f u e l t o s u p p o r t t r a n s p o r t a t i o n , f i e l d o p e r a t i o n s , r e g i o n a l s u p e r v i s i o n , a n d t h e f u n c t i o n i n g o f e s s e n t i a l e q u i p m e n t s u c h a s g e n e r a t o r s . T h e e f f i c i e n t a n d a c c o u n t a b l e u s e o f f u e l i s t h e r e f o r e i m p o r t a n t t o e n s u r e o p e r a t i o n a l e f f e c t i v e n e s s , t r a n s p a r e n c y , a n d c o m p l i a n c e w i t h t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s . T h i s I n t e r n a l F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y e s t a b l i s h e s c l e a r p r o c e d u r e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e p r o c u r e m e n t , d i s t r i b u t i o n , u t i l i z a t i o n , d o c u m e n t a t i o n , m o n i t o r i n g , a n d r e p o r t i n g o f f u e l w i t h i n t h e O A R G . I t a i m s t o p r e v e n t m i s u s e , s t r e n g t h e n i n t e r n a l c o n t r o l s , e n h a n c e o p e r a t i o n a l e f f i c i e n c y , a n d e n s u r e a l i g n m e n t w i t h R u l e 4 . 2 5 , 4 . 2 6 , a n d 4 . 2 7 o f t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s g o v e r n i n g f u e l a l l o c a t i o n a n d u s a g e f o r c i v i l s e r v a n t s . A l l s t a f f a r e r e q u i r e d t o s t r i c t l y a d h e r e t o t h i s P o l i c y . F a i l u r e t o c o m p l y m a y r e s u l t i n a d m i n i s t r a t i v e o r d i s c i p l i n a r y a c t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t r e g u l a t i o n s . 1 . 2 O b j e c t i v e s o f t h e P o l i c y T h e o b j e c t i v e s o f t h e O A R G F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y a r e t o : 1 . G u a r a n t e e t h a t f u e l r e s o u r c e s a r e a l l o c a t e d a n d u s e d e f f e c t i v e l y t o s u p p o r t o f f i c i a l o p e r a t i o n s . 2 . E s t a b l i s h c l e a r p r o c e d u r e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s f o r r e q u e s t i n g , i s s u i n g , a n d r e c o r d i n g f u e l t o p r e v e n t m i s u s e , f r a u d , o r l o s s . 3 . P r o v i d e c o n s i s t e n t p r o c e d u r e s f o r f u e l p r o c u r e m e n t , i s s u a n c e , c o n s u m p t i o n m o n i t o r i n g , a n d r e p o r t i n g a c r o s s a l l O A R G u n i t s a n d r e g i o n a l o f f i c e s . 4 . A l i g n f u e l m a n a g e m e n t p r a c t i c e s w i t h t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s , i n c l u d i n g e l i g i b i l i t y , g r a d e l e v e l s , a n d a p p r o v e d f u e l e n t i t l e m e n t s . 5 . F a c i l i t a t e a c c u r a t e f o r e c a s t i n g a n d m o n i t o r i n g o f f u e l c o n s u m p t i o n f o r o p e r a t i o n a l a n d f i n a n c i a l p l a n n i n g . 6 . E n s u r e f u e l i s p r o t e c t e d a g a i n s t c o n t a m i n a t i o n , t h e f t , a n d i m p r o p e r u s a g e . 7 . M a i n t a i n t r a n s p a r e n t a n d t i m e l y d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t a u d i t s , i n s p e c t i o n s , a n d m a n a g e m e n t o v e r s i g h t .

4. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 4 o f 2 4 P u b l i c O f f i c i a l – A n y p e r s o n w h o h o l d s a p u b l i c o f f i c e o r a n A g e n t o f a P u b l i c i n s t i t u t i o n i n c l u d i n g p e r s o n s e l e c t e d t o p o s i t i o n s u n d e r a n y l a w o r i t s s u b s i d i a r i e s ( i . e . R e g u l a t i o n s o r I n s t r u c t i o n s ) a n d s h a l l h a v e t h e s a m e i n t e r p r e t a t i o n a s i n S e c t i o n 1 ( 1 ) o f t h e A C A 2 0 0 8 . W h i s t l e B l o w e r – A n y p e r s o n w h o r e p o r t s a n y a l l e g a t i o n s o r s u s p i c i o u s a c t o f c o r r u p t i o n o r p o s s i b l e a c t s o f c o r r u p t i o n t o t h e D e p a r t m e n t a n d / o r A C C o r a n y l a w e n f o r c e m e n t a g e n c y . E t h i c s – T h e g u i d i n g p r i n c i p l e s b y w h i c h w e l i v e o r w o r k . F r a u d - D e c e i v i n g o r d i s h o n e s t a c t i o n i n o r d e r t o g e t g o o d s , m o n e y , p r o p e r t y , o r a n y v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n . S t a k e h o l d e r s – A n y p e r s o n / s i n v o l v e d i n o r a f f e c t e d b y t h e s e r v i c e s , w o r k s o r s u p p l i e s , p r o j e c t s o f t h e c o u n c i l , w h e t h e r a s a g e n t , b e n e f i c i a r y o r s p o n s o r o f s u c h p r o j e c t s S t a f f / E m p l o y e e s ( p e r m a n e n t o r c o n t r a c t w o r k e r ) – A l l p e r s o n s p a i d o r e a r n s r e m u n e r a t i o n f r o m t h e c o u n c i l , e n g a g e d i n f u l l t i m e o r p a r t t i m e w o r k , o r i n a n y m a n n e r w h a t s o e v e r i n t h e C o u n c i l ’ s o p e r a t i o n s . P r o t e c t e d D i s c l o s u r e – I n f o r m a t i o n g i v e n i n g o o d f a i t h , a n d a s s u c h t h e p e r s o n s w h o g a v e s u c h i n f o r m a t i o n d e s e r v i n g t o b e p r o t e c t e d b y t h e A c c o u n t i n g O f f i c e r f r o m a n y h a r m o f a n y k i n d i n c l u d i n g c o n c e a l i n g o f t h e i r i d e n t i t y . C o n f l i c t o f I n t e r e s t – i s a s i t u a t i o n i n w h i c h a p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n i s i n v o l v e d i n m u l t i - i n t e r e s t , f i n a n c i a l i n t e r e s t o r o t h e r w i s e o n e o f w h i c h c o u l d p o s s i b l y c o r r u p t t h e m o t i v a t i o n o f t h e i n d i v i d u a l o r o r g a n i z a t i o n C o d e s o f C o n d u c t – S e t s o f r u l e s o r g u i d e l i n e s a n o r g a n i z a t i o n m a y d e v e l o p f o r i t s m e m b e r s w h i c h r e f l e c t i t s c o r e v a l u e s a n d d e s c r i b e h o w t h a t o r g a n i z a t i o n e x p e c t s i t s m e m b e r s t o b e h a v e .

3. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 3 o f 2 4 C o r r u p t P r a c t i c e s a . a n y p r a c t i c e s o r c o n d u c t b y a n y p e r s o n t h a t a d v e r s e l y a f f e c t s o r c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , t h e h o n e s t a n d i m p a r t i a l e x e r c i s e o f o f f i c i a l f u n c t i o n s b y a n y p u b l i c o f f i c e o r a n y p u b l i c b o d y ; a n d b . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e s o r i n v o l v e s t h e d i s h o n e s t o r p a r t i a l e x e r c i s e o f a n y o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n ; a n d c . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e o r i n v o l v e s a b r e a c h o f p u b l i c t r u s t ; d . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t i n v o l v e s a m i s u s e o f i n f o r m a t i o n o r m a t e r i a l t h a t h e h a s a c q u i r e d i n t h e c o u r s e o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n s w h e t h e r f o r h i s b e n e f i t o r t h e b e n e f i t o f a n y o t h e r p e r s o n ; C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n – T h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g s o u n d a n d e f f e c t i v e a n t i - c o r r u p t i o n s t r a t e g i e s t h a t w o u l d e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h l e g a l a n d r e g u l a t o r y p r o v i s i o n s , w r i t t e n p r o c e d u r e s , g u i d e l i n e s a n d i n s t r u c t i o n s , p o l i c i e s , n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l l y a c c e p t e d b e s t p r a c t i c e s a n d e t h i c a l p r i n c i p l e s i n o r d e r t o p r o m o t e c o r r u p t i o n - f r e e c u l t u r e a n d e f f e c t i v e n e s s d u r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f d a i l y p u b l i c b u s i n e s s a n d d e l i v e r y o f p u b l i c s e r v i c e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . T h e f t – T a k i n g w i t h o u t c o n s e n t a n d w i t h t h e i n t e n t i o n o f n o t r e t u r n i n g a n y p r o p e r t y b e l o n g i n g t o t h e o r g a n i z a t i o n , o r w h i c h h a s b e e n e n t r u s t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n G o v e r n m e n t – R e f e r s t o t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e M i s c o n d u c t – A n y i n a p p r o p r i a t e b e h a v i o r o r c o n d u c t ; o r v i o l a t i o n o f a n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e P u b l i c S e r v i c e R e g u l a t i o n s , o r C i v i l S e r v i c e C o d e , R e g u l a t i o n s a n d R u l e s o r a n y o t h e r l a w o r i t s s u b s i d i a r y l e g i s l a t i o n s , w h i c h i s i n t e n d e d t o g u i d e p u b l i c s e r v a n t s i n c o n d u c t i n g p u b l i c b u s i n e s s .

13. F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 3 o f 2 4 4 . A l l a c t i v i t i e s r e l a t e d t o f u e l m a n a g e m e n t m u s t c o m p l y w i t h t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s , P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t A c t 2 0 1 6 a n d R e g u l a t i o n s 2 0 2 0 , a n d a p p r o v e d O A R G p r o c e d u r e s . 5 . F u e l r e s o u r c e s s h o u l d b e u s e d j u d i c i o u s l y , a v o i d i n g w a s t a g e o r u n n e c e s s a r y c o n s u m p t i o n , a n d s u p p o r t i n g t h e o p e r a t i o n a l e f f i c i e n c y o f O A R G s e r v i c e s . 6 . D u t i e s r e l a t e d t o f u e l r e q u e s t s , i s s u a n c e , m o n i t o r i n g , a n d r e c o n c i l i a t i o n m u s t b e s e p a r a t e d t o r e d u c e t h e r i s k o f e r r o r s , f r a u d , o r m i s u s e . 7 . E v e r y t r a n s a c t i o n , f r o m f u e l r e q u e s t t o c o n s u m p t i o n , m u s t b e d o c u m e n t e d u s i n g s t a n d a r d f o r m s ( F u e l R e q u e s t F o r m , F u e l I s s u a n c e V o u c h e r , C o n s u m p t i o n L o g , e t c . ) t o a l l o w a u d i t a n d v e r i f i c a t i o n . 8 . R e g u l a r m o n i t o r i n g , r e c o n c i l i a t i o n , a n d r e p o r t i n g o f f u e l c o n s u m p t i o n s h a l l b e c o n d u c t e d t o e n s u r e c o m p l i a n c e , d e t e c t d i s c r e p a n c i e s , a n d e n a b l e t i m e l y c o r r e c t i v e a c t i o n . 9 . F u e l , a s a p u b l i c r e s o u r c e , m u s t b e p r o t e c t e d f r o m t h e f t , c o n t a m i n a t i o n , o r i m p r o p e r u s e , a n d a l l p e r s o n n e l a r e r e s p o n s i b l e f o r i t s p r o p e r h a n d l i n g . 1 0 . F u e l m a n a g e m e n t p r a c t i c e s s h a l l b e r e v i e w e d p e r i o d i c a l l y t o i m p r o v e e f f i c i e n c y , s t r e n g t h e n c o n t r o l s , a n d a d a p t t o c h a n g e s i n o p e r a t i o n a l n e e d s o r r e g u l a t i o n s . 4 . 0 F u e l P r o c u r e m e n t 1 . F u e l s h a l l b e p r o c u r e d f r o m r e g i s t e r e d p e t r o l e u m s u p p l i e r s a p p r o v e d b y G o v e r n m e n t o r c o n t r a c t e d b y O A R G . 2 . F u e l p r o c u r e m e n t s h a l l b e d o n e t h r o u g h b a n k t r a n s f e r p a y m e n t s t o t h e s u p p l i e r a f t e r a p p r o v a l b y t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G ) . 3 . T h e A c c o u n t a n t s h a l l m a i n t a i n a l l p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s i n c l u d i n g : a ) A p p r o v e d f u e l r e q u i s i t i o n f o r m b ) D e l i v e r y n o t e o r f u e l s u p p l y s t a t e m e n t c ) P a y m e n t v o u c h e r d ) B a n k c o n f i r m a t i o n e ) P r o c u r e m e n t d a t a m u s t b e d o c u m e n t e d i n t h e F u e l R e g i s t e r . 5 . 0 E l i g i b i l i t y f o r F u e l A l l o c a t i o n I n l i n e w i t h R u l e 4 . 2 5 o f t h e C i v i l S e r v i c e C o d e , f u e l a l l o c a t i o n a t t h e O A R G s h a l l b e m a d e a v a i l a b l e t o s t a f f b a s e d o n g r a d e , o f f i c i a l d u t i e s , a n d o p e r a t i o n a l n e e d s . E l i g i b i l i t y R e q u i r e m e n t s :