1. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 o f 1 6

15. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 5 o f 1 6 R e v i e w e d B y _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

12. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 2 o f 1 6 A p p r o v e d B y ( A R G / I M C ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

14. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 4 o f 1 6 G F - 5 : A N N U A L G I F T R E G I S T E R R E V I E W F O R M Y e a r U n d e r R e v i e w : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ G i f t I D G i f t D e s c r i p t i o n V a l u e S t a f f I n v o l v e d A c t i o n T a k e n C o m p l i a n c e S t a t u s ( C o m p l i a n t / N o n - C o m p l i a n t / P e n d i n g ) A u d i t o r / R e v i e w e r C o m m e n t s

10. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 0 o f 1 6 G F - 2 : G I F T R E G I S T E R ( M A S T E R L O G ) G i f t I D D a t e R e c e i v e d S t a f f N a m e D e p a r t m e n t D e s c r i p t i o n o f G i f t E s t i m a t e d V a l u e D o n o r ( N a m e / O r g a n i z a t i o n ) R e a s o n / O c c a s i o n A c t i o n T a k e n ( R e t a i n e d / R e t u r n e d / D e c l i n e d / I n s t i t u t i o n a l U s e ) A p p r o v e d B y D a t e R e c o r d e d R e m a r k s

8. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 8 o f 1 6 1 5 . A n n e x A — G i f t D i s c l o s u r e F o r m ( S t a n d a r d F o r m ) F i e l d D e t a i l s N a m e o f r e c i p i e n t J o b t i t l e / d e p a r t m e n t D a t e g i f t o f f e r e d / r e c e i v e d D o n o r n a m e a n d c o n t a c t D o n o r r e l a t i o n s h i p t o O A R G D e s c r i p t i o n o f g i f t / h o s p i t a l i t y E s t i m a t e d m o n e t a r y v a l u e ( L e ) C i r c u m s t a n c e s o f o f f e r A c t i o n t a k e n ( r e f u s e d / r e t u r n e d / s u r r e n d e r e d / a c c e p t e d o n b e h a l f o f O f f i c e ) P r o p o s e d d i s p o s i t i o n ( o f f i c i a l u s e / c h a r i t y / a u c t i o n / o t h e r ) A p p r o v a l s ( H e a d o f I M C ) D a t e s u b m i t t e d t o G i f t s R e g i s t e

13. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 3 o f 1 6 G F - 4 : G I F T R E T U R N F O R M S t a f f N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ G i f t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ G i f t I D ( f r o m R e g i s t e r ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e G i f t W a s R e t u r n e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 . R e a s o n f o r R e t u r n 2 . R e t u r n e d T o ( D o n o r N a m e / O r g a n i z a t i o n ) : 3 . C o n f i r m a t i o n o f R e t u r n  R e t u r n e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e c e i v e d B y ( D o n o r R e p r e s e n t a t i v e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 . A d m i n i s t r a t i v e C o n f i r m a t i o n V e r i f i e d B y ( A d m i n / C o m p l i a n c e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

3. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 3 o f 1 6 T a b l e O f C o n t e n t s 1 . I n t r o d u c t i o n 2 . P u r p o s e 3 . S c o p e 4 . R e g u l a t o r y F r a m e w o r k 5 . D e f i n i t i o n s 6 . G e n e r a l P r i n c i p l e s 7 . R e p o r t i n g , D i s c l o s u r e , a n d R e c o r d k e e p i n g 8 . D i s p o s a l o f S u r r e n d e r e d o r O f f i c e - O w n e d G i f t s 9 . P r o c u r e m e n t , T e n d e r s , a n d C o n t r a c t i n g 1 0 . C o n f l i c t s o f I n t e r e s t a n d D u t i e s o f S t a f f 1 1 . B r e a c h e s , S a n c t i o n s , a n d R e f e r r a l s 1 2 . R o l e s a n d R e s p o n s i b i l i t i e s 1 3 . T r a i n i n g a n d C o m m u n i c a t i o n 1 4 . R e v i e w 1 5 . A n n e x e s / S t a n d a r d F o r m s

16. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 6 o f 1 6 G F - 6 : G I F T A P P R O V A L D E C I S I O N F O R M G i f t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S t a f f I n v o l v e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D o n o r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E s t i m a t e d V a l u e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e R e c e i v e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e c i s i o n O p t i o n s : ☐ S t a f f m a y r e t a i n t h e g i f t ☐ G i f t m u s t b e r e t u r n e d ☐ G i f t t o b e e n t e r e d i n t o G i f t R e g i s t e r ☐ I n s t i t u t i o n t o t a k e c u s t o d y ☐ G i f t i n a p p r o p r i a t e — D e c l i n e ☐ R e q u i r e s f u r t h e r i n v e s t i g a t i o n R e a s o n f o r D e c i s i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y A R G : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

2. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 2 o f 1 6 D I S C L A I M E R T h i s p o l i c y i s i n t e n d e d t o p r o v i d e g u i d a n c e o n t h e m a n a g e m e n t o f g i f t s , h o s p i t a l i t y , a n d r e l a t e d b e n e f i t s w i t h i n t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) . I t d o e s n o t r e p l a c e l e g a l r e q u i r e m e n t s , r e g u l a t i o n s , o r t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s . I n c a s e s o f c o n f l i c t , s t a t u t o r y p r o v i s i o n s o r d i r e c t i v e s f r o m t h e A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n ( A C C ) o r r e l e v a n t a u t h o r i t i e s s h a l l p r e v a i l . W r i t t e n b y : O A R G I n t e r n a l P o l i c y D r a f t i n g C o m m i t t e e A C C P o l i c y a n d E t h i c s U n i t

11. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 1 1 o f 1 6 G F - 3 : H O S P I T A L I T Y D E C L A R A T I O N F O R M S t a f f N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e o f O f f e r / E v e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 . N a t u r e o f H o s p i t a l i t y  D e s c r i p t i o n ( e . g . , m e a l , e v e n t t i c k e t , t r a n s p o r t , h o t e l s t a y ) :  E s t i m a t e d V a l u e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2 . D o n o r D e t a i l s  N a m e / O r g a n i z a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e a s o n f o r O f f e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e l a t i o n s h i p t o O A R G ( i f a n y ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 . S t a f f D e c l a r a t i o n W a s t h e h o s p i t a l i t y a c c e p t e d ? Y e s / N o I f Y e s , p r o v i d e j u s t i f i c a t i o n : S t a f f S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ 4 . A p p r o v a l S e c t i o n  D e c i s i o n : ☐ A p p r o v e d ☐ D e c l i n e d ☐ A d d i t i o n a l R e v i e w R e q u i r e d

4. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 4 o f 1 6 D e f i n i t i o n o f T e r m s . D e f i n i t i o n s T e r m D e f i n i t i o n G i f t A n i t e m g i v e n w i t h o u t e x p e c t a t i o n o f p a y m e n t , t y p i c a l l y t o s h o w a p p r e c i a t i o n o r c e l e b r a t e a n e v e n t . T o k e n G i f t A s m a l l , i n e x p e n s i v e , s y m b o l i c i t e m o f m i n i m a l v a l u e , u n l i k e l y t o i n f l u e n c e o f f i c i a l j u d g m e n t . D o n o r A n y i n d i v i d u a l o r e n t i t y o f f e r i n g a g i f t , i n c l u d i n g c i t i z e n s , s u p p l i e r s , c o n t r a c t o r s , N G O s , o r f o r e i g n g o v e r n m e n t s . C o n t r o l l e d D o n o r A p e r s o n o r e n t i t y s e e k i n g t o b e a s u p p l i e r , c o n t r a c t o r , b i d d e r , l i c e n s e e , o r o t h e r w i s e h a s b u s i n e s s b e f o r e O A R G . H o s p i t a l i t y I n c l u d e s t e a , c o f f e e , r e f r e s h m e n t s , m e a l s , t r a v e l , a c c o m m o d a t i o n , a n d e v e n t p a r t i c i p a t i o n p r o v i d e d t o s t a f f . C o n f l i c t o f I n t e r e s t A s i t u a t i o n w h e r e p e r s o n a l i n t e r e s t s c o u l d i n f l u e n c e o r a p p e a r t o i n f l u e n c e o f f i c i a l d e c i s i o n s o r d u t i e s .

9. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 9 o f 1 6 G F - 1 : G I F T D E C L A R A T I O N F O R M O f f i c e / D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N a m e o f S t a f f : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ P o s i t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e G i f t R e c e i v e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 . D e t a i l s o f G i f t  D e s c r i p t i o n o f G i f t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  E s t i m a t e d V a l u e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  G i v e n B y ( N a m e / O r g a n i z a t i o n ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e l a t i o n s h i p t o O A R G / S t a f f ( i f a n y ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e a s o n f o r G i f t ( O c c a s i o n / C i r c u m s t a n c e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2 . C i r c u m s t a n c e s o f R e c e i p t  W a s t h e g i f t s o l i c i t e d ? Y e s / N o  W a s i t r e c e i v e d p u b l i c l y o r p r i v a t e l y ? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 . S t a f f D e c l a r a t i o n I h e r e b y d e c l a r e t h a t I h a v e r e c e i v e d t h e a b o v e - m e n t i o n e d g i f t a n d r e q u e s t g u i d a n c e o n w h e t h e r i t m a y b e k e p t , r e t u r n e d , s h a r e d , o r e n t e r e d i n t o t h e O A R G G i f t R e g i s t e r . S t a f f S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 . O f f i c i a l R e v i e w  R e c o m m e n d a t i o n : ☐ A p p r o v e r e t e n t i o n b y s t a f f ☐ R e t u r n g i f t t o g i v e r ☐ A d d t o O A R G G i f t R e g i s t e r ☐ T r a n s f e r t o D e p a r t m e n t / I n s t i t u t i o n ☐ D e c l i n e / D i s p o s e R e v i e w e d B y ( S u p e r v i s o r / H O D ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y ( A d m i n i s t r a t o r / R e g i s t r a r - G e n e r a l ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

7. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 7 o f 1 6 M a i n t a i n I n t e g r i t y U p h o l d i m p a r t i a l i t y a n d c o m p l y w i t h t h e g i f t p o l i c y a n d p r o c u r e m e n t r u l e s . C o n s e q u e n c e s N o n - c o m p l i a n c e m a y r e s u l t i n d i s c i p l i n a r y a c t i o n o r l e g a l r e f e r r a l s . T r a i n i n g S t a f f r e c e i v e i n d u c t i o n a n d r e f r e s h e r t r a i n i n g o n c o n f l i c t s a n d g i f t p o l i c y . 1 1 . B r e a c h e s , S a n c t i o n s , a n d R e f e r r a l s 1 . P o l i c y b r e a c h e s m a y l e a d t o d i s c i p l i n a r y a c t i o n a s p e r t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s . 2 . S e r i o u s o r c r i m i n a l b r e a c h e s r e f e r r e d t o A C C a n d / o r l a w e n f o r c e m e n t . 3 . D e l i b e r a t e n o n - d i s c l o s u r e o r f a l s i f i c a t i o n i n c u r s s e v e r e d i s c i p l i n a r y m e a s u r e s . 1 2 . R o l e s a n d R e s p o n s i b i l i t i e s R o l e R e s p o n s i b i l i t y A R G F i n a l a u t h o r i t y o n a p p r o v a l s , e x c e p t i o n s , d i s c i p l i n a r y m e a s u r e s . I M C A d m i n i s t e r s p o l i c y , m a i n t a i n s G i f t s R e g i s t e r , m o n i t o r s c o m p l i a n c e , r e v i e w s d i s c l o s u r e s , p r o d u c e s a n n u a l s u m m a r y . H e a d s o f U n i t E n s u r e t e a m c o m p l i a n c e , r e v i e w d e c l a r a t i o n s , g r a n t / d e n y a p p r o v a l s . S t a f f U n d e r s t a n d , a d h e r e , d i s c l o s e o f f e r s , c o o p e r a t e w i t h i n v e s t i g a t i o n s . 1 3 . T r a i n i n g a n d C o m m u n i c a t i o n 1 . P o l i c y p r o v i d e d a t s t a f f i n d u c t i o n a n d a n n u a l r e f r e s h e r t r a i n i n g . 2 . P o l i c y , G i f t s R e g i s t e r s u m m a r y ( w i t h r e d a c t i o n s ) , a n d g u i d a n c e a v a i l a b l e o n O A R G i n t r a n e t . 1 4 . R e v i e w 1 . P o l i c y r e v i e w e d e v e r y t w o y e a r s o r s o o n e r i f l e g i s l a t i v e , r e g u l a t o r y , o r o p e r a t i o n a l c h a n g e s r e q u i r e i t . 2 . D a t e o f a d o p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a r t i n a B . E g b e n d a E S Q A d m i n i s t r a t o r , a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G ) D a t e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . .

5. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 5 o f 1 6 1 . I n t r o d u c t i o n T h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) m a n a g e s p u b l i c a s s e t s a n d s e r v i c e s w i t h h i g h s t a n d a r d s o f i n t e g r i t y a n d i m p a r t i a l i t y . S t a f f m a y r e c e i v e g i f t s , h o s p i t a l i t y , o r b e n e f i t s f r o m i n t e r n a l o r e x t e r n a l s o u r c e s . T h i s p o l i c y e s t a b l i s h e s s t a n d a r d s t o p r e v e n t c o n f l i c t s o f i n t e r e s t , p r o t e c t p u b l i c t r u s t , a n d e n s u r e t r a n s p a r e n c y i n a c c e p t i n g , r e c o r d i n g , a n d d i s p o s i n g o f g i f t s . 2 . P u r p o s e 1 . P r o t e c t t h e i n t e g r i t y , i m p a r t i a l i t y , a n d r e p u t a t i o n o f O A R G b y p r e v e n t i n g c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . 2 . S e t c l e a r p r o c e d u r e s f o r a c c e p t i n g , r e f u s i n g , r e p o r t i n g , r e c o r d i n g , m a n a g i n g , a n d d i s p o s i n g o f g i f t s a n d h o s p i t a l i t y . 3 . S c o p e 1 . A p p l i e s t o a l l O A R G e m p l o y e e s ( p e r m a n e n t , t e m p o r a r y , c o n t r a c t ) , i n t e r n s , b o a r d m e m b e r s , c o n s u l t a n t s , a n d a n y p e r s o n a c t i n g o n b e h a l f o f O A R G . 2 . C o v e r s g i f t s , h o s p i t a l i t y , t r a v e l , a c c o m m o d a t i o n , s e r v i c e s , d i s c o u n t s , t i c k e t s , v o u c h e r s , a n d o t h e r b e n e f i t s o f f e r e d t o s t a f f o r t h e i r f a m i l y / h o u s e h o l d m e m b e r s , w h e t h e r i n p e r s o n , e l e c t r o n i c a l l y , o r v i a a t h i r d p a r t y . 4 . R e g u l a t o r y F r a m e w o r k T h i s p o l i c y a l i g n s w i t h : 1 . S i e r r a L e o n e l a w s a n d r e g u l a t i o n s , i n c l u d i n g t h e A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n ( A C C ) l e g a l f r a m e w o r k s . 2 . C i v i l S e r v i c e C o d e a n d R u l e s . 3 . P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t 2 0 1 6 a n d R e g u l a t i o n s 2 0 1 8 W h e r e s t a t u t o r y p r o v i s i o n s d i f f e r , t h o s e p r o v i s i o n s p r e v a i l . L e g a l o r c o m p l i a n c e q u e s t i o n s s h o u l d b e r e f e r r e d t o t h e O A R G L e g a l O f f i c e r . 6 . G e n e r a l P r i n c i p l e s 1 . G i f t s s h o u l d n e v e r i n f l u e n c e o r a p p e a r t o i n f l u e n c e o f f i c i a l d u t i e s . 2 . G i f t s a b o v e r e p o r t i n g t h r e s h o l d s o r f r o m c o n t r o l l e d d o n o r s m u s t b e d e c l a r e d . 3 . S t a f f m u s t d i s c l o s e a l l o f f e r s i m m e d i a t e l y w h e n i n d o u b t . a ) P r o h i b i t e d i t e m s : C a s h , c a s h e q u i v a l e n t s , i l l e g a l o r i n a p p r o p r i a t e g i f t s , g i f t s c r e a t i n g u n m a n a g e d c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . b ) P e r m i t t e d i t e m s : T o k e n i t e m s , m o d e s t h o s p i t a l i t y ( t e a / c o f f e e / l i g h t r e f r e s h m e n t s ) , g i f t s o f f e r e d t o O A R G ( n o t i n d i v i d u a l s ) , s u b j e c t t o r e c o r d i n g a n d a p p r o v a l s .

6. G i f t & R e g i s t e r P o l i c y O A R G O A R G 6 o f 1 6 4 . M o n e t a r y t h r e s h o l d s : a ) T i e r A ( T o k e n ) : ≤ L e 5 , 0 0 0 – m a y b e a c c e p t e d a n d l o g g e d i n t o t h e G i f t R e g i s t e r L e d g e r / f o r m . b ) T i e r B ( M o d e s t ) : L e 5 , 0 0 1 – L e 5 0 , 0 0 0 – n o t i f y s u p e r v i s o r ; c o n t r o l l e d d o n o r r e q u i r e s I M C a p p r o v a l ; m u s t b e r e c o r d e d i n t h e f o r m / l e d g e r . c ) T i e r C ( S i g n i f i c a n t ) : > L e 1 0 0 , 0 0 0 – m u s t b e r e f u s e d o r s u r r e n d e r e d ; w r i t t e n a p p r o v a l f r o m A R G i n r e c o m m e n d a t i o n f r o m t h e C h a i r m a n o f t h e I M C r e q u i r e d i n e x c e p t i o n a l c a s e s ; m u s t b e r e c o r d e d . d ) O f f i c i a l g i f t s : B e l o n g t o O A R G ; r e c o r d e d i n t h e R e g i s t e r f o r m a n d l e d g e r ; d i s p o s e d o f a c c o r d i n g t o a s s e t m a n a g e m e n t r u l e s . 7 . R e p o r t i n g , D i s c l o s u r e , a n d R e c o r d k e e p i n g 1 . G i f t s e x c e e d i n g t o k e n v a l u e o r f r o m c o n t r o l l e d d o n o r s m u s t b e d i s c l o s e d w i t h i n 1 0 w o r k i n g d a y s u s i n g t h e G i f t D i s c l o s u r e F o r m ( A n n e x A ) . 2 . T h e H u m a n R e s o u r c e O f f i c e r m a i n t a i n s a c e n t r a l G i f t s R e g i s t e r , r e c o r d i n g : d a t e , r e c i p i e n t , d o n o r , d e s c r i p t i o n , e s t i m a t e d v a l u e , d o n o r r e l a t i o n s h i p , a c c e p t a n c e / r e f u s a l / s u r r e n d e r , a p p r o v a l s , a n d d i s p o s i t i o n . 3 . R e g i s t e r s r e t a i n e d f o r a t l e a s t 2 y e a r s a n d a v a i l a b l e f o r a u d i t a n d A C C r e q u e s t s . 8 . D i s p o s a l o f S u r r e n d e r e d o r O f f i c e - O w n e d G i f t s 1 . S u r r e n d e r e d g i f t s h a n d l e d a c c o r d i n g t o g o v e r n m e n t r e g u l a t i o n s . 2 . O f f i c e - o w n e d g i f t s r e t a i n e d f o r o f f i c i a l u s e , s t a f f r e c o g n i t i o n , o r s t a t e p u r p o s e s . 3 . D i s p o s a l m e t h o d s i n c l u d e : a ) P u b l i c a u c t i o n ( t r a n s p a r e n t , h i g h e s t b i d d e r ) . b ) D o n a t i o n t o r e g i s t e r e d c h a r i t i e s o r o t h e r M D A s . c ) D e s t r u c t i o n i f d e e m e d u n f i t f o r u s e . 4 . A l l a c t i o n s a n d p r o c e e d s m u s t b e r e c o r d e d , f o l l o w i n g t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t 2 0 1 6 . 9 . P r o c u r e m e n t , T e n d e r s , a n d C o n t r a c t i n g 1 . S t a f f i n v o l v e d i n p r o c u r e m e n t m u s t r e f u s e g i f t s f r o m b i d d e r s , s u p p l i e r s , o r c o n t r a c t o r s . 2 . O f f e r s d u r i n g a c t i v e p r o c u r e m e n t m a y r e s u l t i n d i s c i p l i n a r y a c t i o n a n d r e f e r r a l t o t h e I n t e g r i t y M a n a g e m e n t C o m m i t t e e ( I M C ) . 3 . G i f t s m u s t b e d i s c l o s e d a n d r e c o r d e d t o e n s u r e t r a n s p a r e n c y . 1 0 . C o n f l i c t s o f I n t e r e s t a n d D u t i e s o f S t a f f D u t y D e s c r i p t i o n A v o i d C o n f l i c t s S t a f f m u s t n o t a l l o w g i f t s t o i n f l u e n c e d u t i e s ; s o l i c i t a t i o n s p r o h i b i t e d . D e c l a r e G i f t s A l l g i f t s r e c e i v e d o r o f f e r e d m u s t b e d e c l a r e d t o s u p e r v i s o r s .