1. 0

2. 1

97. 9 6

17. 1 6 T a b l e 1 : M M T U O v e r a l l C o m p l i a n c e S c o r e

16. 1 5 F o r m o r e c o m p l i a n c e d e t a i l s i n e a c h o f t h e a r e a s h i g h l i g h t e d a b o v e , p l e a s e s e e t h e d e t a i l e d c o m p l i a n c e s e c t i o n a n d t h e c o m p l i a n c e a s s e s s m e n t m a t r i x s e c t i o n o f t h i s r e p o r t .

42. 4 1 B e l o w i s a s u m m a r y o f t h e E n d o f S e r v i c e b e n e f i t p a i d a n d t h e o u t s t a n d i n g a m o u n t . T a b l e 2 : E n d o f S e r v i c e b e n e f i t p a i d a n d t h e o u t s t a n d i n g a m o u n t

5. 4 T A B L E O F T A B L E S  . . . . T a b l e 1 : M M T U O v e r a l l C o m p l i a n c e S c o r e ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 1 6  . . . . T a b l e 2 : E n d o f S e r v i c e B e n e f i t p a i d a n d t h e O u t s t a n d i n g A m o u n t 4 1

47. 4 6 i m p l e m e n t a t i o n o f A C C S P R r e c o m m e n d a t i o n . F i g u r e 8 : S t a f f o f t h e M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y s e t t o r e c e i v e 4 6 % o f t h e i r E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s

43. 4 2 F i g u r e 6 : R e p r e s e n t a t i v e H o n o r a b l e M e m b e r s o f P a r l i a m e n t o b s e r v i n g t h e p a y m e n t o f E n d o f S e r v i c e B e n e f i t F i g u r e 7 : R e p r e s e n t a t i v e s f r o m A u d i t S e r v i c e S i e r r a L e o n e a n d A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n o b s e r v i n g t h e p a y m e n t o f E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s

84. 8 3 m o n t h a f t e r t h e l a u n c h o f t h i s r e v i e w r e p o r t J o s e p h G a i m a M o i b a , M a s s a y G b o n d o , J u l i a n F o f a n a h a n d S e l l u B o r b o h K o y a m a w h i l s t , o t h e r s w e n t o n s o c i a l m e d i a . O f t h e f o u r a p p e a l e d , t h r e e ( 3 ) a p p e a r f o r f u r t h e r d i s c u s s i o n s o n t h e i r d i s m i s s a l . H o w e v e r , t h e t e a m v i g i l a n t l y e x a m i n e d a n d v e r i f i e d e v i d e n c e o f a p p e a l l e t t e r s f r o m s t a f f a n d m i n u t e r e g a r d i n g c o u r t d i s c u s s i o n s a n d a c t i o n s o n t h e a p p e a l .

11. 1 0 F i g u r e 1 : T h e R e c o m m e n d a t i o n I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e M e m b e r s ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) R e c o m m e n d a t i o n s i m p l e m e n t a t i o n f a c i l i t a t i o n w a s c o n d u c t e d b y t h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s o v e r a t h r e e m o n t h p e r i o d f o l l o w i n g t h e p r e s e n t a t i o n o f t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w R e p o r t . T h e f a c i l i t a t i o n e x e r c i s e s u p p o r t e d , e n c o u r a g e d a n d p r o m o t e d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e c o m m e n d a t i o n a n d a l s o i d e n t i f i e d i m p e d i m e n t s i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f s o m e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) a n d i t s a c t i v i t i e s p r o v e d t o b e a n e f f e c t i v e t o o l i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A C C

14. 1 3 5 . 0 T H E C O M P L I A N C E R A T E ( C R ) T h e C o m p l i a n c e R a t e ( C R ) o f t h e U n i v e r s i t y w a s c a l c u l a t e d a s n u m b e r o f r e c o m m e n d a t i o n s f u l l y i m p l e m e n t e d , d i v i d e d b y t o t a l n u m b e r o f r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d , m u l t i p l y b y o n e h u n d r e d . F i g u r e 3 : T h e C o m p l i a n c e R a t e F u l l y I m p l e m e n t e d m e a n s c o m p l e t e l y ( 1 0 0 % ) i m p l e m e n t e d a n d n o t p a r t i a l l y i m p l e m e n t e d . T o t a l N u m b e r o f R e c o m m e n d a t i o n s m e a n s a l l t h e 9 5 ( 7 3 G e n e r a l a n d 2 2 S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n ) r e c o m m e n d a t i o n s . 6 . 0 S U M M A R Y O F C O M P L I A N C E T h e c o m p l i a n c e m o n i t o r i n g f o c u s e d o n t h e o u t p u t o f t h e s y s t e m s a n d p r o c e s s r e v i e w i . e . t h e s y s t e m s a n d p r o c e s s r e v i e w r e p o r t w h i c h c o n t a i n b o t h g e n e r a l f i n d i n g s a n d s p e c i f i c c o r r u p t i o n a l l e g a t i o n s . T h e g e n e r a l f i n d i n g s f o c u s e d o n

86. 8 5 d i s c r e t i o n . . e q u a l i t y a m o n g a n d a c r o s s t h e f a c e t o f M M T U ’ s b u t a l s o , e l i m i n a t e n e p o t i s m , u n l a w f u l o r u n e t h i c a l d i s c r i m i n a t i o n i n a l l i t s f o r m t o b o o s t t h e c r e d i b i l i t y o f t h e u n i v e r s i t y . T h i s p o l i c y w a s e x a m i n e d a n d v e r i f i e d b y t h e A C C t e a m a s r o b u s t a n d c a p a b l e t o m i t i g a t e c o r r u p t i o n t h r o u g h N e p o t i s m a n d t r i b a l i s m . r e p o r t . T h i s p o l i c y d o e s n o t o n l y p r o m o t e e q u a l i t y o f o p p o r t u n i t i e s a c r o s s a l l M M T U ’ s a c t i v i t i e s b u t a l s o , e l i m i n a t e n e p o t i s m , u n l a w f u l o r u n e t h i c a l d i s c r i m i n a t i o n i n a l l i t s f o r m t o b o o s t t h e c r e d i b i l i t y o f t h e u n i v e r s i t y . T h u s , t h e A C C t e a m e x a m i n e d a n d v e r i f i e d t h i s p o l i c y a n d n o t e d t h a t i t w i l l h e l p t h e u n i v e r s i t y t o e m b r a c e d i v e r s i t y o f t h o u g h t a m o n g s t i t s m e m b e r s a n d t h e w i d e r c o m m u n i t y .

45. 4 4 t h a t i t i s d i f f i c u l t t o i d e n t i f y a P h D h o l d e r i n t h e f i e l d o f e n g i n e e r i n g a n d b u s i n e s s a n d w h o a r e r e a d y o r w i l l i n g t o l e c t u r e o n f u l l t i m e b a s i s . 9 . 0 C O N C L U S I O N M M T U a c h i e v e d a C o m p l i a n c e S c o r e o f 9 8 % , b y f u l l y i m p l e m e n t i n g 9 3 o u t o f t h e 9 5 r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d t o t h e U N I V E R S I T Y . S u c h a c o m p l i a n c e s c o r e a c c o r d i n g t o t h e S e c t i o n 4 . 3 C M S E H S P R R i s t e r m e d a s F u l l C o m p l i a n c e , w h i c h m e a n t M M T U s h o u l d b e c o m m e n d e d a n d b e u s e d a s a n e x a m p l e b y t h e A C C f o r o t h e r M D A s t o e m u l a t e . I t a l s o m e a n t t h a t M M T U t o o k t h e A C C S P R R e c o m m e n d a t i o n s g e a r e d t o w a r d s i m p r o v i n g t r a n s p a r e n c y , a c c o u n t a b i l i t y , s e r v i c e d e l i v e r y , r e v e n u e g e n e r a t i o n a n d s a f e g u a r d i n g a s s e t s a t t h e u n i v e r s i t y a m o n g o t h e r s , s e r i o u s l y . T h e 2 r e m a i n i n g r e c o m m e n d a t i o n s d o n o t p o s e a n y s i g n i f i c a n t t h r e a t o f c o r r u p t i o n . 1 0 . 0 R E C O M M E N D A T I O N S W e r e c o m m e n d t h a t :

46. 4 5 I n l i n e w i t h S e c t i o n 4 . 3 o f t h e C M S E H S P R R , a L e t t e r o f C o m m e n d a t i o n i s s e n t b y t h e A C C t o t h e m a n a g e m e n t o f M M T U t o c o m m e n d t h e m f o r f u l l y c o m p l y i n g w i t h A C C i n s t r u c t i o n s ( R e c o m m e n d a t i o n ) . T h e M a n a g e m e n t o f M M T U s h o u l d c o n t i n u e t o m o n i t o r t h e o u t s t a n d i n g ( r e m a i n i n g ) r e c o m m e n d a t i o n s , t o e i t h e r m a i n t a i n t h e s t a t u s o f l o w p r o b a b i l i t y a n d l o w i m p a c t c o r r u p t i o n r i s k o r r e d u c e b o t h t h e l i k e l i h o o d o f o c c u r r i n g a n d t h e i m p a c t i f t h e y a t a l l o c c u r . G o i n g f o r w a r d , a l l M D A s i n t h i s c a s e M i n i s t r y o f H i g h e r a n d T e r t i a r y E d u c a t i o n , M i n i s t r y o f F i n a n c e a n d t h e B a n k o f S i e r r a L e o n e t h a t h a v e s t a k e a n d p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y i n t h e i m p l e m e n t a t i o n s o f s o m e r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d , b e i n v i t e d t o t h e p r e s e n t a t i o n o f S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w a n d M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e R e p o r t s s o t h a t t h e y c a n h a v e a n i n s i g h t o f t h e i r r e s p o n s i b i l i t y i n t h e

44. 4 3  T h e 2 0 2 4 b u d g e t o f t h e u n i v e r s i t y c a p t u r e d p r o v i s i o n f o r r e s i g n a t i o n , r e t i r e m e n t a n d o t h e r t e r m i n a l b e n e f i t s p a y m e n t .  A s i n d i c a t e d i n # 1 9 a n d # 2 0 a b o v e , t h e a d m i n i s t r a t i o n h a s e n s u r e d t h e p a y m e n t o f 4 6 % o f e n d o f s e r v i c e b e n e f i t t o a l l 5 1 3 s t a f f o f t h e t h e n M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y a n d p r o v i d i n g f o r A n y t e r m i n a l b e n e f i t e m a n a t i n g f r o m r e t i r e m e n t , r e s i g n a t i o n i n i t s a n n u a l b u d g e t r e s p e c t i v e l y . 8 . 8 D E A N O F F A C U L T I E S A N D C A M P U S E S T h e r e c o m m e n d a t i o n r e l a t i n g t o D e a n o f f a c u l t y a n d c a m p u s h a s b e e n c o m p l i e d w i t h .  T h e u n i v e r s i t y h a s n o w a p p o i n t e d a n d / o r r e c r u i t e d d e a n o f f a c u l t i e s a n d c a m p u s e s i n l i n e w i t h t h e a p p r o p r i a t e l a w s a n d p r o c e d u r e s . F o r i n s t a n c e , t h e D e a n s o f f a c u l t i e s a r e n o w P h D h o l d e r s w i t h t h e e x c e p t i o n o f E n g i n e e r i n g a n d B u s i n e s s f a c u l t i e s w h o a r e s t i l l m a s t e r s ’ h o l d e r s . T h i s i s d u e t o t h e f a c t

13. 1 2 F i g u r e 2 : T h e C o m p l i a n c e B a r o m e t e r r e f l e c t f u r t h e r e v i d e n c e p r o v i d e d b y M M T U A d m i n i s t r a t i o n b e f o r e t h e r e p o r t w a s f i n a l i z e d . T h i s p r o c e s s s e r v e d a s v a l i d a t i o n o f t h e r e p o r t p r i o r t o f i n a l i z a t i o n , p r i n t i n g , a n d p r e s e n t a t i o n . 4 . 0 C O M P L I A N C E B A R O M E T E R I n l i n e w i t h S e c t i o n 3 . 4 o f t h e C M S E P H f o r S y s t e m s a n d P o l i c y R e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s , t h e f o l l o w i n g c o m p l i a n c e B a r o m e t e r w a s u s e d t o g a u g e t h e c o m p l i a n c e l e v e l o f M M T U i n a s c a l e o f 0 % t o 1 0 0 % . P l e a s e , n o t e k e e n l y t h e C o l o r C o d e , t h e a s s o c i a t e d s c o r e i n b r a c k e t s a n d t h e c o m m e n t s t h a t f o l l o w e d . T h e s e s e r v e a s t h e k e y i n d e f i n i n g a n d u n d e r s t a n d i n g t h e c o m p l i a n c e s c o r e o r l e v e l o f t h e u n i v e r s i t y a n d t h e r e l e v a n t a c t i o n o r s t e p t o b e t a k e n b y t h e A C C e i t h e r a g a i n s t o r i n f a m o u s o f t h e u n i v e r s i t y . I n b r i e f , t h e c o l o r c o d e a n d t h e a s s o c i a t e d c o m m e n t s w i l l e n h a n c e y o u r u n d e r s t a n d i n g a n d i n t e r p r e t a t i o n o f t h i s r e p o r t a s t h i s i s v e r y i m p o r t a n t .

77. 7 6 t h e f t . 6 4 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a m e c h a n i s m t o m o n i t o r t h e U t i l i z a t i o n o f g e n e r a t o r s a n d f l e e t . I n r e g a r d s a l l g e n e r a t o r s , v e h i c l e s a n d b i k e s s h o u l d m a i n t a i n l o g b o o k s t o r e c o r d r u n n i n g t i m e o r / a n d d i s t a n c e , u s e r s , a u t h o r i z a t i o n , f u e l c o n s u m p t i o n s , e t G e n e r a t o r F u e l c o n s u m p t i o n r e g i s t e r i s m a i n t a i n e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o e f f e c t i v e m e c h a n i s m i n p l a c e t o m o n i t o r g e n e r a t o r a n d f l e e t u s a g e . T h o u g h l o g b o o k s a r e a v a i l a b l e t h e y a r e n o t b e e n u s e d b y t h e d r i v e r s . G e n e r a t o r F u e l c o n s u m p t i o n r e g i s t e r m a i n t a i n e d V e r i f y t h e F u e l c o n s u m p t i o n l e d g e r . 1 0 0 % F u e l L e d g e r a n d V e h i c l e l o g b o o k s a r e n o w m a i n t a i n e d f o r a l l g o v e r n m e n t v e h i c l e a n d g e n e r a t o r s t o r e c o r d k i l o m e t e r s a n d h o u r l y r u n r e s p e c t i v e l y . T h e i n t r o d u c t i o n o f t h i s l o g b o o k s y s t e m b y t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e u n i v e r s i t y h a s i n c r e a s e s t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y o n f u e l u s a g e . A R E A O F F O C U S : S E R V I C E C H A R T E R R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T

33. 3 2 T h e r e i s n o w b u d g e t a l l o c a t i o n t o t h e I n t e r n a l A u d i t f u n c t i o n t h o u g h s u b s u m e d i n t h e b u d g e t l i n e o f t h e V i c e C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l a s t h e I n t e r n a l A u d i t o r r e p o r t s a d m i n i s t r a t i v e l y t o t h e V i c e C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l a n d f u n c t i o n a l l y t o t h e A u d i t C o m m i t t e e . T h e i n t e r n a l a u d i t o r n o w i n d i c a t e s r e s p o n s i b l e o f f i c e r s o n a u d i t q u e r i e s . T h e r e b y , p i n p o i n t i n g o n a n A c c o u n t a b l e O f f i c e r f o r e a c h r e c o m m e n d a t i o n . 7 . 1 3 A C A D E M I C , T E A C H I N G A N D L E A R N I N G S U P P O R T 3 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g s u p p o r t h a v e b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h .  T h o u g h a s t a n d a l o n e o f s p e c i f i c A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t C o m m i t t e e h a s n o t b e e n e s t a b l i s h e d , b u t s e v e r a l c o m m i t t e e s t h a t a r e c u r r e n t l y a n d c o l l e c t i v e l y p r o v i d e A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t i n t h e u n i v e r s i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . F o r i n s t a n c e , t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e , e x a m i n a t i o n c o m m i t t e e , a u d i t c o m m i t t e e , f i n a n c e c o m m i t t e e , t e a c h i n g a n d L e a r n i n g E v a l u a t i o n C o m m i t t e e a n d S t a f f A s s o c i a t i o n a m o n g s t o t h e r s h a v e b e e n e s t a b l i s h e d t o p r o m o t e e f f e c t i v e t e a c h i n g a n d l e a r n i n g .

8. 7 T h e i n t e r v e n t i o n w a s e n t i r e l y g u i d e d b y t h e A C C C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t a n d S a n c t i o n s E n f o r c e m e n t P r o c e d u r e H a n d b o o k f o r S y s t e m s a n d P o l i c y R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s ( C M S E P H S P R R ) . T h i s r e p o r t c o n t a i n s a n a l y s i s o f f i n d i n g s o n t h e p e r f o r m a n c e a n d p r o g r e s s m a d e b y M M T U A d m i n i s t r a t i o n i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f A C C S P R R . 2 . 0 A I M A N D O B J E C T I V E S T h e o v e r a l l a i m o f t h i s m o n i t o r i n g e x e r c i s e w a s t o g a u g e M M T U C o m p l i a n c e w i t h t h e A C C S P R R a s m a n d a t e d b y s e c t i o n 8 ( 1 ) o f t h e A C A , 2 0 0 8 a s a m e n d e d i n 2 0 1 9 . T h e k e y o b j e c t i v e s i n a c h i e v i n g t h a t a i m w e r e : T o g a u g e ( m e a s u r e ) t h e c o m p l i a n c e l e v e l o f t h e A d m i n i s t r a t i o n o f M M T U i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f t h e G e n e r a l F i n d i n g s a n d t h e S p e c i f i c C o r r u p t i o n s A l l e g a t i o n s . T o f a c i l i t a t e a n d p r o v i d e e x p e r t a d v i c e t o t h e A d m i n i s t r a t i o n o f M M T U i n e n s u r i n g t h e e f f e c t i v e i m p l e m e n t a t i o n o f A C C S P R R . T o d u r i n g t h e f a c i l i t a t i o n a n d m o n i t o r i n g e x e r c i s e , i d e n t i f y a n y i m p e d i m e n t i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o r p o s s i b l e c o r r e c t i v e i n t e r v e n t i o n .

37. 3 6 e x a m i n e d a n d v e r i f i e d b y t h e A C C t e a m a s r o b u s t a n d c a p a b l e t o m i t i g a t e c o r r u p t i o n t h r o u g h N e p o t i s m a n d t r i b a l i s m .  D e c i s i o n o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e r e g a r d i n g t e r m i n a t i o n s a n d r e i n s t a t e m e n t s w a s t r a n s p a r e n t . T h e s y s t e m s a n d p r o c e s s r e v i e w r e p o r t i n d i c a t e d t h a t , d u e p r o c e s s e s w e r e f o l l o w e d o n a l l a c t i o n s o f t h e d i s m i s s a l .  T h e r e i s a f u n c t i o n a l a n d e f f e c t i v e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a t t h e u n i v e r s i t y . L i s t o f m e m b e r s a n d m i n u t e s o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e m e e t i n g s w e r e v e r i f i e d . E v i d e n c e o f d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e r e p o r t , m i n u t e s a n d l i s t o f m e m b e r s w e r e m a d e a v a i l a b l e t o t h e A C C t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . T h i s s h o w s t h a t , t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e i s f u n c t i o n a l a n d e f f e c t i v e .  A p o l i c y o n e q u a l i t y , d i v e r s i t y a n d i n c l u s i o n h a s b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . T h i s p o l i c y f u r t h e r s t r e n g t h e n s t h e u n i v e r s i t y ’ s s t a n d s a g a i n s t t r i b a l i s m a n d n e p o t i s m a n d a t t h e s a m e t i m e , p r o v i d e s t h e e n a b l i n g e n v i r o n m e n t t h a t p r o m o t e s e q u a l i t y f o r a l l s t a f f r e g a r d l e s s o f t h e i r b a c k g r o u n d . 8 . 3 S I P H O N I N G O F S A L A R I E S

15. 1 4 g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s , s t r a t e g i c p l a n , f i n a n c i a l m a n a g e m e n t , a n d p r o c u r e m e n t e t c . w h i l e t h e s p e c i f i c c o r r u p t i o n a l l e g a t i o n s c o v e r e d a m o n g s t o t h e r s a r e a s ; i l l e g a l d i s m i s s a l , n e p o t i s m a n d t r i b a l i s m , s i p h o n i n g o f s a l a r i e s , n o n p a y m e n t o f e n d o f s e r v i c e b e n e f i t e t c . D a t a a n a l y z e d i n t a b l e I n e x t p a g e , s h o w e d t h a t M M T U a c h i e v e d a n o v e r a l l C o m p l i a n c e R a t e o f 9 8 % , b y f u l l y i m p l e m e n t i n g 9 3 o f t h e 9 5 r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d t o t h e U n i v e r s i t y o n 2 1 t h e m a t i c a r e a s . S u c h a c o m p l i a n c e s c o r e a c c o r d i n g t o t h e A C C C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t a n d S a n c t i o n s E n f o r c e m e n t H a n d b o o k f o r S y s t e m s a n d P o l i c y R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s ( C M S E H S P R R ) i s t e r m e d a s F u l l C o m p l i a n c e . T h a t m e a n s M M T U A d m i n i s t r a t i o n t o o k t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e A C C m e a n t t o i m p r o v e s e r v i c e d e l i v e r y a n d m i t i g a t e c o r r u p t i o n a t t h e u n i v e r s i t y s e r i o u s l y . P l e a s e s e e T a b l e 1 b e l o w f o r t h e c o m p l i a n c e r a t e i n e a c h o f t h e 2 1 t h e m a t i c a r e a s , e a c h t h e c a t e g o r y ( G e n e r a l a n d S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n ) a n d t h e u n i v e r s i t y ’ s o v e r a l l c o m p l i a n c e r a t e . F i g u r e 4 : M M T U O v e r a l l C o m p l i a n c e R a t e

29. 2 8 o t h e r a r e a s o f t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n w a s c a r e f u l l y c a p t u r e d i n t h e u n i v e r s i t y ’ s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 p l a n , w h i c h f u r t h e r p r o v i d e s s t r a t e g i c d i r e c t i o n a n d g u i d a n c e o n e s t a t e m a n a g e m e n t a n d v a l u e c r e a t i o n o v e r t h e n e x t 5 y e a r s .  I n l i n e w i t h t h e s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , a d r a f t E s t a t e O p e r a t i o n a l P o l i c y h a s b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y . H o w e v e r , t h i s e s t a t e p o l i c y i s y e t t o b e a p p r o v e d b y t h e u n i v e r s i t y c o u r t b e c a u s e , t h e c o u r t i s y e t t o m e e t . A n A s s e t M a n a g e m e n t P o l i c y h a s n o w b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d . T h i s p o l i c y i s n o w e n h a n c i n g t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e u n i v e r s i t y ’ s a s s e t s f r o m t h e f t a n d d a m a g e .  D e t a i l e d p e r i o d i c E s t a t e m a n a g e m e n t R e p o r t s a r e n o w p r o d u c e d a n d s u b m i t t e d t o m a n a g e m e n t .  T h o u g h M M T U h a s n o t d e v e l o p e d a s e p a r a t e o r s t a n d a l o n e M a i n t e n a n c e P o l i c y , b u t E s t a t e M a n a g e m e n t P o l i c y h a s a s e c t i o n o n h o w m a i n t e n a n c e s h o u l d b e c a r r i e d o u t i n t h e u n i v e r s i t y . T h i s w a s v e r i f i e d b y t h e t e a m t o e n s u r e c o m p l i a n c e . 7 . 9 S T O R E S M A N A G E M E N T

90. 8 9 r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s E x a m p l e , t h e p o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f s e r v i c e , u n i v e r s i t y a c t o f 2 0 2 1 , H R p o l i c y , f a c u l t y a n d a c a d e m i c g u i d e l i n e s h a n d b o o k t o n a m e b u t f e w . A R E A O F F O C U S : S E X U A L H A R A S S M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 3 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e s e x u a l h a r a s s m e n t p o l i c y b e r e v i e w e d t o m a k e p r o v i s i o n f o r a n i n d e p e n d e n t a n d R e v i e w e d s e x u a l H a r a s s m e n t p o l i c y . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e u n i v e r s i t y h a s a d r a f t S e x u a l H a r a s s m e n t P o l i c y w h i c h i s b e i n g o p e r a t i o n a l i z e d . R e v i e w e d S e x u a l H a r a s s m e n t s p o l i c y V e r i f y r e v i e w p o l i c y 1 0 0 % I n l i n e w i t h t h e A C C r e c o m m e n d a t i o n , t h e s e x u a l h a r a s s m e n t p o l i c y h a s b e e n r e v i e w e d , a p p r o v e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d a s p a r t o f M M T U p r o c e s s a s s e t s . T h i s p o l i c y n o w e n s u r e s t h a t a l l i n d i v i d u a l s w o r k i n g f o r t h e u n i v e r s i t y h a v e t h e r i g h t t o b e t r e a t e d w i t h d i g n i t y a n d r e s p e c t a n d t o w o r k i n a n e n v i r o n m e n t f r e e f r o m a l l f o r m s o f h a r a s s m e n t i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o s e x u a l h a r a s s m e n t , a b u s e o f a u t h o r i t y a n d d i s c r i m i n a t i o n .

41. 4 0 w i t h i n t h e b u d g e t , a n d a t t h e r e q u i r e d q u a l i t y w i t h e f f e c t i v e r i s k m a n a g e m e n t 8 . 7 E N D O F S E R V I C E B E N E F I T S A l l 3 r e p r e s e n t i n g 1 0 0 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s w e r e f u l l y c o m p l i e d .  A t o t a l o f N L E 1 3 , 7 9 4 . 3 2 9 r e p r e s e n t i n g 4 6 % o f E n d o f S e r v i c e b e n e f i t h a s b e e n p a i d b y t h e U n i v e r s i t y t o 5 1 3 s t a f f o f t h e t h e n M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y ( T h e P o l y t e c h n i c ) . T h e G o v e r n m e n t p a i d a t o t a l e n d o f S e r v i c e b e n e f i t o f N L E 1 3 , 7 7 2 . 8 2 8 r e p r e s e n t i n g 4 5 . 9 3 % t o t h e p o l y t e c h n i c . T o a c h i e v e a r o u n d p e r c e n t a g e , t h e M M T U a d m i n i s t r a t i o n r o u n d e d i t u p t o 4 6 % . I t w a s h o w e v e r m a d e c l e a r b y t h e a d m i n i s t r a t i o n o n t h e p a y m e n t d a y t h a t t h e 0 . 0 7 % ( N L E 2 1 , 5 0 1 ) t h a t w a s a d d e d b y t h e a d m i n i s t r a t i o n w o u l d b e d e d u c t e d f r o m t h e n e x t p a y m e n t t o b e r e c e i v e d f r o m t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e . T h i s s h o w e d t o t a l c o m m i t m e n t f r o m b o t h t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a a n d t h e M M T U a d m i n i s t r a t i o n t o f u l l y c o m p l y w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n .

28. 2 7  T h e r e i s n o w e f f e c t i v e n e e d s a s s e s s m e n t f o r a l l p r o c u r e m e n t s m a d e i n t h a t p r o c u r e m e n t r e q u e s t o r p r o p o s a l a r e t h o r o u g h s c r u t i n i z e d b y p r o c u r e m e n t c o m m i t t e e b e f o r e u n d e r t a k i n g a n y p r o c u r e m e n t .  T h e r e w e r e a p p r o v e d p r o c u r e m e n t p l a n s b y N P P A r e p r e s e n t i n g v a r i o u s f i s c a l y e a r s o f t h e I n s t i t u t i o n . O n t h a t n o t e , t h e t e a m v e r i f i e d v a r i o u s “ n o o b j e c t i o n ” c o r r e s p o n d e n c e s b y N P P A i n r e s p e c t o f a l l p r o c u r e m e n t p l a n s p r e s e n t e d . T h i s c l e a r l y d e m o n s t r a t e s c o m m i t m e n t o f m a n a g e m e n t o f t h e U n i v e r s i t y i n t e r m s o f f o l l o w i n g p r o c u r e m e n t l a w s a n d r e g u l a t i o n s .  N o w , a l l p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n a r e c o n s i s t e n t w i t h t h e a p p r o v e d p r o c u r e m e n t p l a n . T h a t , a n y d e v i a t i o n s a r e r e f e r r e d t o t h e p r o c u r e m e n t c o m m i t t e e . P r o c u r e m e n t d o c u m e n t s e x a m i n e d s h o w e d t h a t p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s n o w c o n s i s t e n t l y f o l l o w p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s .  D u r i n g t h e m o n i t o r i n g e x e r c i s e , a n n u a l p r o c u r e m e n t r e p o r t s w e r e m a d e f o r v e r i f i c a t i o n . 7 . 8 E S T A T E M A N A G E M E N T 9 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o e s t a t e m a n a g e m e n t w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . E x a m p l e :  T h e r e i s n o w a n e s t a t e s t r a t e g y d e v e l o p e d b y u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . A d d i t i o n a l l y , e s t a t e m a n a g e m e n t l i k e m a n y

20. 1 9 E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y . I t w a s o b v i o u s t h a t t h e p a y m e n t o f t e r m i n a l b e n e f i t w a s n o t u n d e r t h e t o t a l c o n t r o l o f M M T U A d m i n i s t r a t i o n , w h i c h a l s o m e a n s t h a t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n c a n n o t b e e n t i r e l y h e l d r e s p o n s i b l e f o r t h i s . N o t w i t h s t a n d i n g t h e U n i v e r s i t y A d m i n i s t r a t i o n h a d l o b b i e d w i t h t h e C e n t r a l G o v e r n m e n t t h a t h a s t o t a l c o n t r o l o v e r t h i s a n d e n s u r e d t h a t 4 6 % t e r m i n a l b e n e f i t h a s b e e n p a i d t o a l l s t a f f o f t h e f o r m e r M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y . T h i s s h o w e d t o t a l c o m m i t m e n t f r o m b o t h t h e C e n t r a l G o v e r n m e n t a n d t h e M M T U A d m i n i s t r a t i o n t o f u l l c o m p l y w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . F o r s p e c i f i c c o m p l i a n c e d e t a i l s o n e a c h o f t h e t h e m a t i c a r e a s m e n t i o n e d a b o v e , p l e a s e s e e t h e d e t a i l e d c o m p l i a n c e a n d c o m p l i a n c e m a t r i x s e c t i o n s o f t h i s r e p o r t . 7 . 0 D E T A I L E D M O N I T O R I N G R E S U L T S O N T H E G E N E R A L R E C O M M E N D A T I O N S B e l o w a r e d e t a i l e d e x p l a n a t i o n s o n t h e c o m p l i a n c e s t a t u s o f M M T U A d m i n i s t r a t i o n o n s o m e o f t h e G e n e r a l R e c o m m e n d a t i o n s ’ t h e m a t i c a r e a . F o r d e t a i l e d e x p l a n a t i o n o n a l l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n e a c h o f t h e t h e m a t i c a r e a s , p l e a s e s e e t h e C o m p l i a n c e P r o g r e s s A s s e s s m e n t M a t r i x ( C P A M ) S e c t i o n o f t h i s R e p o r t .

34. 3 3  M a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y p r e s e n t e d t o t h e t e a m s e v e r a l r e p o r t s a n d a m o n g s t o t h e r s i n c l u d e s t h e t e a c h i n g a n d l e a r n i n g e v a l u a t i o n r e p o r t . T h i s r e p o r t r e f l e c t s t h e q u a l i t y o f a c a d e m i c t e a c h i n g a n d s t a n d a r d s o f t h e u n i v e r s i t y .  F e e d b a c k m e c h a n i s m s a r e a l w a y s a v a i l a b l e a t t h e u n i v e r s i t y t h r o u g h w h i c h s t u d e n t s a r e g i v i n g a s s i g n m e n t s a n d e x a m s . L e c t u r e r s a r e a l s o a s s e s s e d t h r o u g h s t u d e n t s ’ p e r f o r m a n c e i n e x a m s . 8 . 0 D E T A I L E D M O N I T O R I N G R E S U L T S O N T H E S P E C I F I C C O R R U P T I O N A L L E G A T I O N S A s i n d i c a t e d e a r l i e r i n t h i s r e p o r t ( P l e a s e r e f e r t o t h e s u m m a r y o f f i n d i n g s u n d e r t h e S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s ) , a n d a c c o r d i n g t o t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w R e p o r t , n o n e o f t h e 2 2 S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s w e r e f o u n d t o b e t r u e . N o t w i t h s t a n d i n g , S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s R e c o m m e n d a t i o n s w e r e p r o f f e r e d i n t h e S y s t e m R e v i e w R e p o r t t o f u r t h e r s t r e n g t h e n c o n t r o l s a n d f u r t h e r p r e v e n t t h e o c c u r r e n c e o f t h o s e s p e c i f i c a l l e g a t i o n . B e l o w a r e d e t a i l e d e x p l a n a t i o n s o n t h e c o m p l i a n c e s t a t u s o f M M T U A d m i n i s t r a t i o n o n s o m e o f t h e S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n t h e m a t i c a r e a . F o r d e t a i l e d e x p l a n a t i o n o n a l l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n e a c h o f t h e t h e m a t i c a r e a s , p l e a s e s e e

18. 1 7 6 . 1 G E N E R A L F I N D I N G S R E C O M M E N D A T I O N S T a b l e 1 a b o v e s h o w e d t h a t 7 1 r e p r e s e n t i n g 9 7 % o f t h e 7 3 G e n e r a l f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s w e r e f u l l y i m p l e m e n t e d . A l l a p p l i c a b l e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o G o v e r n a n c e , S t r a t e g i c M a n a g e m e n t , O w n S o u r c e R e v e n u e , W i t h h o l d i n g T a x , H u m a n R e s o u r c e M a n a g e m e n t , P r o c u r e m e n t M a n a g e m e n t , E s t a t e M a n a g e m e n t , S t o r e s M a n a g e m e n t , F u e l M a n a g e m e n t , S e r v i c e C h a r t e r , A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t a n d I n t e r n a l A u d i t h a v e b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h . 8 ( 8 9 % ) o f t h e 9 r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o F i n a n c i a l M a n a g e m e n t h a v e b e e n f u l l y i m p l e m e n t e d ; a n d 1 0 ( 9 1 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o H u m a n R e s o u r c e M a n a g e m e n t h a v e a l s o b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h . T h a t m e a n t s u f f i c i e n t a n d a p p r o p r i a t e c o n t r o l s h a v e n o w b e e n p u t i n p l a c e b y t h e M M T U A d m i n i s t r a t i o n t o c o n t r o l a n d p r e v e n t t h e g e n e r a l w e a k n e s s e s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w t h a t t h e n p r o v i d e d c o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s t h o u g h n o t e x p l o i t e d b y t h e M M T U A d m i n i s t r a t i o n . T h i s w i l l n o w h a v e t h e o u t c o m e o f i m p r o v e d s e r v i c e d e l i v e r y t h r o u g h c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n . F o r s p e c i f i c c o m p l i a n c e d e t a i l s i n e a c h o f t h e t h e m a t i c a r e a s m e n t i o n e d a b o v e , p l e a s e s e e t h e d e t a i l e d c o m p l i a n c e a n d c o m p l i a n c e m a t r i x s e c t i o n s o f t h i s r e p o r t .

25. 2 4  T h e u n i v e r s i t y h a s i n i t s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 S t r a t e g i c P l a n s i n c l u d e d a s e c t i o n f o r f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y . T h a t s e c t i o n , d o c u m e n t e d a r e v e n u e g e n e r a t i o n s t r a t e g y f o r t h e u n i v e r s i t y i n c l u d i n g “ G r a n t a n d p r o p o s a l w r i t i n g . ” D u r i n g t h e m o n i t o r i n g p r o c e s s , t h e m o n i t o r i n g t e a m v e r i f i e d a g r a n t o f $ 1 2 0 , 0 0 0 f o r S t u d i e s a n d i m p r o v e m e n t o f s k i l l s . T h e u n i v e r s i t y h a s a l s o b e e n a b l e t o m a i n t a i n s t r o n g p a r t n e r s h i p w i t h t h e T e c h n i c a l U n i v e r s i t y i n G h a n a a n d t h e p r o v i s i o n o f t r a i n i n g s e r v i c e s t o N G O s s o a s t o i m p r o v e i t s o w n s o u r c e r e v e n u e . A d d i t i o n a l l y , t h e u n i v e r s i t y h a s i n a u g u r a t e d c a m p u s m a n a g e m e n t c o m m i t t e e c h a r g e d w i t h o w n s o u r c e r e v e n u e m o b i l i z a t i o n . 7 . 5 W I T H H O L D I N G T A X E S 3 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o w i t h h o l d i n g t a x w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h .  W i t h h o l d i n g t a x s c h e d u l e o r m e c h a n i s m h a s n o w b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y t h r o u g h t h e f i n a n c e d e p a r t m e n t . T h e s c h e d u l e w a s p r e s e n t e d t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n .  T h e u n i v e r s i t y n o w p a y s w i t h h o l d i n g t a x d e d u c t e d f r o m s u p p l i e s t o N R A a n d o n t i m e . N R A r e c e i p t s c o n f i r m i n g p a y m e n t o f w i t h h o l d i n g t a x e s d e d u c t e d f r o m s u p p l i e r s a n d o n t i m e w e r e v e r i f i e d .

30. 2 9 5 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n r e s p e c t o f s t o r e s m a n a g e m e n t h a v e b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h . T h e u n i v e r s i t y i s o p e r a t i n g o n g o v e r n m e n t s t o r e r u l e s o f 1 9 6 3 . T h i s d o c u m e n t w a s m a d e a v a i l a b l e t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r e x a m i n a t i o n a n d v e r i f i c a t i o n . T h e r e i s n o w a n e f f e c t i v e G o o d s R e c e i v e C o m m i t t e e ( G R C ) c h a r g e d w i t h t h e r e s p o n s i b i l i t y o f e x a m i n i n g a n d c o n f i r m i n g t h e d e s c r i p t i o n , q u a l i t y , c o n d i t i o n a n d q u a n t i t y o f a l l g o o d s p r o c u r e d a n d d e l i v e r e d t o t h e u n i v e r s i t y . T h i s h a s f u r t h e r s t r e n g t h e n e d t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y i n t h e p r o c u r e m e n t s y s t e m o f t h e u n i v e r s i t y . T o f o s t e r c o l l a b o r a t i o n a n d i n c r e a s e t h e l e v e l o f t r a n s p a r e n c y b e t w e e n s t o r e s a n d p r o c u r e m e n t , c o p i e s o f o r d e r s a n d o t h e r r e l e v a n t p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s a r e n o w f o r w a r d e d t o s t o r e s b y t h e p r o c u r e m e n t u n i t p r i o r t o t h e d e l i v e r y o f g o o d s . T h i s s y s t e m n o w p r o v i d e s i n s i g h t t o t h e S t o r e s O f f i c e r a s t o w h a t h e e x p e c t s t o r e c e i v e a n d f r o m w h o , s o t h a t n e c e s s a r y s t o r e s s p a c e a n d o t h e r a r r a n g e m e n t a r e m a d e p r i o r t o t h e r e c e i p t o f g o o d s . 7 . 1 0 F U E L M A N A G E M E N T 3 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o f u e l m a n a g e m e n t h a v e b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h .

31. 3 0 T h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n h a s n o w d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d a F l e e t M a n a g e m e n t P o l i c y . T h i s p o l i c y c l e a r l y d o c u m e n t a n d d e f i n e d h o w f u e l i s a l l o c a t e d , s t o r e d , u s e d a n d a c c o u n t e d f o r . A s p e r t h e s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , t h e u n i v e r s i t y n o l o n g e r s t o r e f u e l i n j e r r y c a n s . A l l v e h i c l e s n o w t a k e f u e l d i r e c t l y f r o m f u e l s t a t i o n t h r o u g h a c h i t s y s t e m . A d d i t i o n a l l y , f u e l f o r g e n e r a t o r s i s t a k e n f r o m s t a t i o n o n a d a i l y b a s i s . T h i s i s t o m i n i m i z e t h e i n c i d e n t o f p o t e n t i a l f i r e o u t b r e a k o r t h e f t . F u e l L e d g e r a n d V e h i c l e l o g b o o k s a r e n o w m a i n t a i n e d f o r a l l g o v e r n m e n t v e h i c l e a n d g e n e r a t o r s t o r e c o r d k i l o m e t e r s a n d h o u r l y r u n r e s p e c t i v e l y . T h e i n t r o d u c t i o n o f t h i s l o g b o o k s y s t e m b y t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e u n i v e r s i t y h a s i n c r e a s e s t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y o n f u e l u s a g e . 7 . 1 1 S E R V I C E C H A R T E R T h e o n l y r e c o m m e n d a t i o n m a d e i n r e s p e c t o f s e r v i c e c h a r t e r w a s f u l l y i m p l e m e n t e d .  A s e r v i c e c h a r t e r h a s b e e n d e v e l o p e d a n d e r e c t e d a t t h e u n i v e r s i t y m a i n e n t r a n c e / g a t e . T h i s n o w p r o v i d e s u s e f u l i n f o r m a t i o n t o t h e p u b l i c i n c l u d i n g p o t e n t i a l s t u d e n t s o n t h e s e r v i c e a n d c o u r s e s o f f e r e d b y t h e u n i v e r s i t y .

26. 2 5 7 . 6 H U M A N R E S O U R C E S ( H R ) M A N A G E M E N T 1 0 ( 9 1 % ) o f t h e 1 1 r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o H R M a n a g e m e n t w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . F o r i n s t a n c e : T h e U n i v e r s i t y h a s n o w d e v e l o p e d a H R p o l i c y , w h i c h c l e a r l y d e f i n e s t h e s t r a t e g i e s a n d p a t h w a y s r e g a r d i n g t h e a c q u i s i t i o n , d e v e l o p m e n t a n d m a n a g e m e n t o f h u m a n r e s o u r c e s f o r e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t s e r v i c e d e l i v e r y t h o u g h i t T h e d e v e l o p m e n t o f t h i s H R p o l i c y w a s d o n e i n c o n s u l t a t i o n a n d i n v o l v e m e n t o f a l l h e a d s o f d e p a r t m e n t s f o r t h e i r i n p u t s o r c o n t r i b u t i o n s . A d d i t i o n a l l y , p a g e 2 4 o f t h e u n i v e r s i t y ’ s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 s t r a t e g i c p l a n c l e a r l y d i r e c t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n t o p e r i o d i c a l l y d e v e l o p , r e v i e w a n d u p d a t e a l l i n t e r n a l H R p o l i c i e s , g u i d a n c e a n d r e g u l a t i o n s a n d m a k e t h e m c o n s i s t e n t w i t h t h e n a t i o n a l l a b o r l a w s . H R h a n d b o o k o r p o l i c y o f t h e u n i v e r s i t y n o w p r o v i d e s a c o h e r e n t k n o w l e d g e o n r e c r u i t m e n t p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s o f t h e u n i v e r s i t y . T h i s m e a n s t h a t , r e c r u i t m e n t p r o c e d u r e s a r e c o v e r e d i n t h e u n i v e r s i t y ’ s H R p o l i c y . T h e u n i v e r s i t y n o w h a s a n a p p r o v e d P e r f o r m a n c e A p p r a i s a l S y s t e m T h i s t a k e s i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e c o n c e r n o f s u p e r v i s e e w h i c h i n c l u d e ; t r a i n i n g o p p o r t u n i t i e s , p r o m o t i o n p o t e n t i a l a n d r e d r e s s m e c h a n i s m s .

32. 3 1 7 . 1 2 I N T E R N A L A U D I T 5 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d t o I n t e r n a l A u d i t F u n c t i o n h a v e b e e n c o m p l i e d w i t h . A d r a f t i n t e r n a l a u d i t m a n u a l h a s b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y b u t a w a i t s u n i v e r s i t y c o u r t a p p r o v a l i n t h e i r n e x t s i t t i n g . T h i s a u d i t m a n u a l n o w f u r t h e r s t r e n g t h e n e d t h e i n d e p e n d e n c e o f t h e i n t e r n a l a u d i t o r , b y c l e a r l y d e f i n i n g a n d d o c u m e n t i n g h o w i n t e r n a l a u d i t f u n c t i o n i s c o n d u c t e d a t M M T U a n d t h e r o l e s , r i g h t , a n d r e s p o n s i b i l i t y o f t h e i n t e r n a l a u d i t o r a n d a u d i t e d d e p a r t m e n t s i n t h e c o n d u c t o f a n i n t e r n a l a u d i t . A n I n t e r n a l A u d i t C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d a t M M T U . T h e l i s t c o n t a i n i n g t h e n a m e s o f A u d i t C o m m i t t e e m e m b e r s w a s v e r i f i e d . T h o u g h t h e c o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d i n l i n e w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n , t h e a u d i t c o m m i t t e e m e m b e r s a r e n o t i n d e p e n d e n t a s t h e y a r e m a d e u p o f d e p a r t m e n t a l h e a d s t h a t t h e a u d i t o r i s m e a n t t o a u d i t . T h i s w i l l d e f e a t t h e p u r p o s e o f a n a u d i t c o m m i t t e e . T h o u g h t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n h a s t a k e n g r e a t s t e p s t o c o m p l y w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n , w e f u r t h e r a d v i c e t h a t t h e a u d i t c o m m i t t e e b e r e c o n s t i t u t e d t o i n c l u d e o n l y i n d e p e n d e n t m e m b e r s o f 3 , o r 5 o r 7 .

38. 3 7 4 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o s i p h o n i n g o f s a l a r i e s w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . F o r i n s t a n c e ,  A s t r a t e g y o n O w n s o u r c e r e v e n u e g e n e r a t i o n s d r i v e h a s b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d t o m e e t b u d g e t a r y t a r g e t s . T h e u n i v e r s i t y s t r a t e g i c p l a n f o r 2 0 2 4 t o 2 0 2 8 h a s a s e c t i o n f o r f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y . A c c o r d i n g l y , K e y a c t i v i t i e s t h a t w i l l d r i v e t h i s f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y a s c a p t u r e d i n t h e a f o r e s a i d s t r a t e g i c p l a n i n c l u d e ; g r a n t w r i t i n g , d e v e l o p p u b l i c – p r i v a t e p a r t n e r s h i p a n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f a n e n d o w m e n t f u n d a m o n g s t o t h e r s .  A l l o w a n c e s a r e n o w b u d g e t e d f o r . T h e 2 0 2 4 b u d g e t o f t h e u n i v e r s i t y d o c u m e n t s a l l o w a n c e s .  A l l ( 1 0 0 % ) o f t h e o u t s t a n d i n g a l l o w a n c e s h a v e b e e n p a i d t o s t a f f . S t a f f s w e r e e n g a g e d a n d d o c u m e n t e x a m i n e d i n v e r i f y i n g t h i s . 8 . 4 S E X U A L H A R A S S M E N T 3 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f S e x u a l H a r a s s m e n t w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . I n l i n e w i t h t h e A C C r e c o m m e n d a t i o n , t h e s e x u a l h a r a s s m e n t p o l i c y h a s b e e n r e v i e w e d , a p p r o v e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d a s p a r t o f M M T U p r o c e s s a s s e t s . T h i s p o l i c y n o w e n s u r e s t h a t a l l i n d i v i d u a l s w o r k i n g f o r t h e u n i v e r s i t y h a v e t h e r i g h t t o b e t r e a t e d w i t h d i g n i t y a n d

22. 2 1 i n p l a c e . A l l d i r e c t o r s a n d D e a n o f c a m p u s e s h a v e a l s o b e e n a p p o i n t e d a n d p r o p e r l y s e a t e d .  A s i n d i c a t e d a b o v e a l l t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n r e s p e c t o f g o v e r n a n c e w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . P l e a s e s e e t h e C o m p l i a n c e P r o g r e s s A s s e s s m e n t M a t r i x s e c t i o n o f t h i s r e p o r t . 7 . 2 S T R A T E G I C P L A N 6 ( 1 0 0 % ) o f t h e 6 r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f s t r a t e g i c p l a n w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h b y A d m i n i s t r a t i o n o f t h e M M T U . B e l o w a r e s o m e m o n i t o r i n g r e s u l t s o n t h i s t h e m a t i c a r e a . T h e U n i v e r s i t y A d m i n i s t r a t i o n h a s n o w d e v e l o p e d a s t r a t e g i c p l a n f o r 2 0 2 4 t o 2 0 2 8 A c a d e m i c y e a r s . T h i s p l a n d e s c r i b e s t h e b r o a d a m b i t i o n s o f t h e u n i v e r s i t y t o w a r d s b u i l d i n g h u m a n c a p i t a l a n d c o n t r i b u t e s t o e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o f t h e c o u n t r y .  T h o u g h t h e s t r a t e g i c p l a n h a s n o t b e e n a p p r o v e d b y t h e u n i v e r s i t y c o u r t , w h i c h w i l l b e d o n e l a t t e r , b u t p a r t o f i t i s b e i n g o p e r a t i o n a l i z e d e . g . , t h e f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y s t r a t e g y .  T h e r e U n i v e r s i t y n o w d e v e l o p s a c a d e m i c p l a n . T h e a s p e c t o f d e v e l o p m e n t a c a d e m i c p l a n w a s a l s o c a p t u r e d i n t h e o v e r a l l s t r a t e g i c p l a n w h i c h u n d e r s c o r e h o w t h e M M T U c a n e f f e c t i v e l y a n d e f f i c i e n t l y i m p r o v e d a c a d e m i c p e r f o r m a n c e t h r o u g h t e a c h i n g , l e a r n i n g a n d p r o j e c t m a n a g e m e n t .

9. 8 T o p r o d u c e a n d p r e s e n t a r e p o r t o n t h e f i n d i n g s ( C o m p l i a n c e R a t e ) f o r t h e a t t e n t i o n o f M M T U A d m i r a t i o n a n d t h e A C C M a n a g e m e n t f o r f u r t h e r a c t i o n s . 3 . 0 M E T H O D O L O G Y T h e m o n i t o r i n g i n t e r v e n t i o n f o c u s e d p u r e l y o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o r o t h e r w i s e o f t h e t o t a l o f 9 5 v a l i d a t e d a n d a c c e p t e d r e c o m m e n d a t i o n s ( 7 3 G e n e r a l a n d 2 2 S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s ) p r o f f e r e d b y t h e S P R R e p o r t . C o r r e s p o n d e n c e i n r e s p e c t o f i n c e p t i o n m e e t i n g f o r t h e f a c i l i t a t i o n a n d m o n i t o r i n g e x e r c i s e w a s s e n t t o a n d h e l d w i t h t h e A d m i n i s t r a t i o n o f M M T U . T h e i n c e p t i o n m e e t i n g h e l d w i t h t h e A d m i n i s t r a t i o n o f M M T U e n s u r e d b e t t e r u n d e r s t a n d i n g b e t w e e n t h e M M T U a n d A C C m o n i t o r i n g t e a m , t h e r a t i o n a l e f o r t h e m o n i t o r i n g e x e r c i s e , h e l p e d c r e a t e d e f f e c t i v e c o m m u n i c a t i o n m e t h o d s , p r o v i d e d s o l i d f o u n d a t i o n f o r t h e m a n a g e m e n t o f e x p e c t a t i o n s , c r e a t e d t h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) , a p p o i n t e d a c h a i r m a n a n d f o c a l p e r s o n f o r t h e m o n i t o r i n g i n t e r v e n t i o n a n d d e f i n e d r o a d m a p s f o r b o t h t h e f a c i l i t a t i o n o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s a n d t h e m o n i t o r i n g f o r c o m p l i a n c e e x e r c i s e s . P r i o r t o t h e M o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e i n c e p t i o n m e e t i n g , t h e C o m p l i a n c e P r o g r e s s A s s e s s m e n t M a t r i x ( C P A M ) w a s d e s i g n e d b y t h e A C C M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t ( M & C U ) t e a m ,

39. 3 8 r e s p e c t a n d t o w o r k i n a n e n v i r o n m e n t f r e e f r o m a l l f o r m s o f h a r a s s m e n t i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o s e x u a l h a r a s s m e n t , a b u s e o f a u t h o r i t y a n d d i s c r i m i n a t i o n . T h e r e a r e n o w e s t a b l i s h e d a n d a p p r o v e d p r o c e d u r e s i n h a n d l i n g i n v e s t i g a t i o n s a n d h e a r i n g o f s e x u a l h a r a s s m e n t m a t t e r s . T h i s i s d o c u m e n t e d o n t h e s e c t i o n o f “ C o m p l a i n t R e s o l u t i o n M e c h a n i s m s ” o f t h e s e x u a l h a r a s s m e n t p o l i c y . A c c o r d i n g t o t h e U n i v e r s i t y ’ s a u t h o r i t i e s , i t i s n o t f i n a n c i a l l y a n d o p e r a t i o n a l l y p r u d e n t t o s e t u p a s p e c i a l o r s t a n d a l o n e s e x u a l h a r a s s m e n t c o m m i t t e e t o b e h e a d e d b y a r e t i r e d J u s t i c e w h e n t h e u n i v e r s i t y a l r e a d y h a s a d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a s t h i s m a y r e s u l t t o d u p l i c a t i o n o f f u n c t i o n s a n d w a s t e o f g o v e r n m e n t r e s o u r c e s . T h e u n i v e r s i t y a c t p r o v i d e s f o r s t a t u t o r y c o m m i t t e e a n d a m o n g w h i c h i n c l u d e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e t o h a n d l e m a t t e r s o f n o t o n l y s e x u a l h a r a s s m e n t b u t a l s o o t h e r m i s c o n d u c t s t h a t u n d e r m i n e t h e i m a g e o f t h e u n i v e r s i t y . T h e s e c o n c e r n s a r e v i e w e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m a s r e a s o n a b l e . A n d t h e r e f o r e f u r t h e r r e c o m m e n d s t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e e x p u n g e d . 8 . 5 S T U D E N T S H O S T E L F E E S R E F U N D 2 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o s t u d e n t s h o s t e l f e e s r e f u n d w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h .

4. 3 T A B L E O F F I G U R E S F i g u r e 1 : T h e R e c o m m e n d a t i o n I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e M e m b e r s ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 F i g u r e 2 : T h e C o m p l i a n c e B a r o m e t e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 F i g u r e 3 : T h e C o m p l i a n c e R a t e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 F i g u r e 4 : M M T U O v e r a l l C o m p l i a n c e R a t e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 F i g u r e 5 : G r o u p P h o t o t h a t f o l l o w e d t h e b r i e f i n g o f t h e V i c e C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l o f M M T U o n t h e C o m p l i a n c e S t a t u s o f t h e U n i v e r s i t y b y r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e M M T U R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s a n d t h e A C C M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e T e a m . C e n t e r R i g h t i s P r o f e s s o r P h i l i p J o h n K a n u , V i c e - C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l o f M M T U . S e c o n d f r o m l e f t i s t h e V i c e P r i n c i p a l a n d A c t i n g V i c e C h a n c e l l o r o f M M T U A l h a j i D r . M o h a m m e d A . J a l l o h . C h a i r m a n a n d f o c a l p e r s o n o f t h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( C o m p l i a n c e C h a m p i o n s ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E r r o r ! B o o k m a r k n o t d e f i n e d . F i g u r e 6 : R e p r e s e n t a t i v e H o n o r a b l e M e m b e r s o f P a r l i a m e n t o b s e r v i n g t h e p a y m e n t o f E n d o f S e r v i c e B e n e f i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2 F i g u r e 7 : R e p r e s e n t a t i v e s f r o m A u d i t S e r v i c e S i e r r a L e o n e a n d A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n o b s e r v i n g t h e p a y m e n t o f E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2 F i g u r e 8 : S t a f f o f t h e M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y s e t t o r e c e i v e 4 6 % o f t h e i r E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 6

35. 3 4 t h e C o m p l i a n c e P r o g r e s s A s s e s s m e n t M a t r i x ( C P A M ) S e c t i o n o f t h i s R e p o r t . 8 . 1 I L L E G A L D I S M I S S A L 3 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o i l l e g a l d i s m i s s a l w e r e f u l l y c o m p l i e d . F o r i n s t a n c e ,  T h e S y s t e m s R e v i e w r e p o r t i t s e l f i n d i c a t e d t h a t t h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f s w a s i n l i n e w i t h u n i v e r s i t y s t a t u t e a n d o t h e r l a b o r l a w s a n d r e g u l a t i o n s .  T h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f w a s c o n s i s t e n t w i t h l a i d d o w n p r o c e d u r e s . T h e s e p r o c e d u r e s i n c l u d e t h e U n i v e r s i t i e s A c t 2 0 0 1 , P o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n o f s e r v i c e a n d o t h e r p o l i c y ( s ) . M a n a g e m e n t t h r o u g h t h e u n i v e r s i t y c o u r t u s e d t h i s p o l i c y ( s ) t o d i s m i s s s t a f f w h o c o m m i t t e d a n o f f e n c e . S o m e o f t h e s e o f f e n c e s i n c l u d e ; e x a m i n a t i o n m a l p r a c t i c e s , s e x u a l h a r a s s m e n t , t r a d e i n g r a d e s f o r s e x o r m o n e y e t c . a n d a m o n g s t o t h e r s . T h e r e f o r e , t h e A C C t e a m w a s a b l e t o e x a m i n e d c o m p l a i n t s m a d e a g a i n s t t h e s e s t a f f a n d e v i d e n c e o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t a c t i o n w h i c h a r e i n l i n e w i t h l a i d d o w n p o l i c y ( s ) a n d p r o c e d u r e s . T h e p o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n h a s a r e d r e s s m e c h a n i s m f o r s t a f f t o a p p e a l . O n t h a t n o t e , f o u r ( 4 ) s t a f f a p p e a l a n d t h e y i n c l u d e ; D r . J o s e p h G a i m a M o i b a , M a s s a y G b o n d o , J u l i a n F o f a n a h a n d S e l l u B o r b o h K o y a m a w h i l s t ,

19. 1 8 6 . 1 S P E C I F I C C O R R U P T I O N A L L E G A T I O N S R E C O M M E N D A T I O N S A c c o r d i n g t o t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w R e p o r t , n o n e o f t h e 2 2 S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s w e r e f o u n d t o b e t r u e . N o t w i t h s t a n d i n g , S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s R e c o m m e n d a t i o n s w e r e p r o f f e r e d i n t h e S y s t e m R e v i e w R e p o r t t o f u r t h e r s t r e n g t h e n c o n t r o l s a n d f u r t h e r p r e v e n t t h e o c c u r r e n c e o f t h o s e s p e c i f i c a l l e g a t i o n . A p p l i c a b l e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o i l l e g a l d i s m i s s a l , n e p o t i s m a n d t r i b a l i s m , s i p h o n i n g o f s a l a r i e s , s e x u a l h a r a s s m e n t , s t u d e n t s h o s t e l s f e e s r e f u n d s , p r o j e c t m a n a g e m e n t , e n d o f s e r v i c e b e n e f i t a n d d e a n o f f a c u l t i e s a n d c o m p o s e s h a v e a l l b e e n i m p l e m e n t e d . T h e m o n i t o r i n g i n t e r v e n t i o n s h o w e d t h a t t h e 2 2 ( 1 0 0 % ) o f t h e s p e c i f i c c o r r u p t i o n a l l e g a t i o n s r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n f u l l y i m p l e m e n t . T h o u g h m o s t o f t h e m w e r e n o t u n d e r t h e t o t a l c o n t r o l o f t h e U n i v e r s i t y ’ s a d m i n i s t r a t i o n , b u t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n h a d m a d e s i g n i f i c a n t e f f o r t t o a d d r e s s a l l w h a t i s w i t h i n t h e i r r e a c h w i t h i n t h e a v a i l a b l e t i m e , t h e r e f o r e d e m o n s t r a t i n g t o t a l c o m m i t m e n t t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s u n d e r t h e i r d i r e c t c o n t r o l . E x a m p l e , o n e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s u n d e r t h i s c a t e g o r y o f S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n w a s f o r t h e U n i v e r s i t y A d m i n i s t r a t i o n t o e n s u r e t h e i m m e d i a t e p a y m e n t o f a l l t e r m i n a l b e n e f i t s o w e d t o s t a f f o f t h e f o r m e r M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f

83. 8 2 m u s t b e f o l l o w e d f o r e v e r y d i s m i s s a l . d i s m i s s a l . p r o c e d u r e s r e g u l a t i o n s . T h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f w a s c o n s i s t e n t w i t h l a i d d o w n p r o c e d u r e s . T h i s p r o c e d u r e s i n c l u d e t h e P o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n o f s e r v i c e , U n i v e r s i t i e s A c t 2 0 0 1 , a n d o t h e r p o l i c y ( s ) . M a n a g e m e n t t h r o u g h t h e u n i v e r s i t y c o u r t u s e d t h i s p o l i c y ( s ) t o d i s m i s s s t a f f w h o c o m m i t t e d a n o f f e n c e . S o m e o f t h e s e o f f e n c e s i n c l u d e ; e x a m i n a t i o n m a l p r a c t i c e s , s e x u a l h a r a s s m e n t , t r a d e i n g r a d e s f o r s e x o r m o n e y e t c . a n d a m o n g s t o t h e r s . T h e r e f o r e , t h e A C C t e a m w a s a b l e t o e x a m i n e d c o m p l a i n t s m a d e a g a i n s t t h e s e s t a f f a n d e v i d e n c e o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t a c t i o n w h i c h a r e i n l i n e w i t h l a i d d o w n p o l i c y ( s ) a n d p r o c e d u r e s . 2 . M e c h a n i s m m u s t b e e s t a b l i s h e d f o r a f f e c t e d s t a f f t o a p p e a l . A n a p p e a l ( P o l i c y ) i s d e v e l o p e d d i s m i s s e d a c a d e m i c s t a f f . T h e u n i v e r s i t y c o u r t s h o u l d r e v i e w a l l c o n t e s t e d d i s m i s s a l s ( i f t h e r e a r e a n y a n d f o l l o w a l a i d d o w n r e d r e s s m e c h a n i s m ) a n d c o m e u p w i t h a r e p o r t o n e A n a p p r o v e d a p p e a l s p o l i c y d e v e l o p e d f o r d i s m i s s e d a c a d e m i c s t a f f E x a m i n e t h e a p p r o v e d a p p e a l s p o l i c y . 1 0 0 % T h e p o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n h a s a r e d r e s s m e c h a n i s m f o r s t a f f t o a p p e a l . O n t h a t n o t e , f o u r ( 4 ) s t a f f a p p e a l a n d t h e y i n c l u d e ; D r .

40. 3 9  A n e f f e c t i v e e n g a g e m e n t w i t h t h e u n i v e r s i t y k e y s t a k e h o l d e r s r e v e a l e d t h a t t h e r e h a b i l i t a t i o n o f t h e h o s t e l s w a s d o n e f r o m t h e u n i v e r s i t y ’ s o w n s o u r c e r e v e n u e . T h e e n g a g e m e n t f u r t h e r r e v e a l e d t h a t i t w a s G o v e r n m e n t p o l i c y t h a t a l l s t u d e n t s v a c a t e h o s t e l s a s a r e s u l t o f C o v i d 1 9 . T h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n f u r t h e r d i s c l o s e d t h a t t h e h o s t e l s a r e s t i l l n o t a c c e s s i b l e a s a r e s u l t o f t h e o n g o i n g r e h a b i l i t a t i o n b y B A D E A P r o j e c t .  F u r t h e r m o r e , t h e S t u d e n t ’ s F e e s P a y m e n t a n d R e f u n d P o l i c y s t a t e s t h a t a c c o m m o d a t i o n f e e s s h a l l b e p a i d i n f u l l a n d i t i s n o n r e f u n d a b l e . O n t h i s b a s i s t h e m o n i t o r i n g t e a m f u r t h e r a d v i c e t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e c a n c e l l e d .  T h e r e i s a s t u d e n t F e s s P a y m e n t a n d R e f u n d P o l i c y . T h e s t u d e n t s ’ f e e s p a y m e n t a n d r e f u n d p o l i c y i s a p p l i c a b l e t o a l l c a t e g o r i e s o f f e e s c h a r g e a b l e f o r s e r v i c e t o s t u d e n t o f t h e M M T U . 8 . 6 P R O J E C T M A N A G E M E N T T h e o n l y r e c o m m e n d a t i o n p r o f f e r e d i n r e s p e c t o f P r o j e c t M a n a g e m e n t h a s b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h .  T h e U n i v e r s i t y n o w h a s a P r o j e c t I m p l e m e n t a t i o n S t r a t e g y t h a t d e f i n e s a n d d o c u m e n t s h o w p r o j e c t s a r e i n i t i a t e d , p l a n n e d , e x e c u t e d , m o n i t o r e d a n d c o n t r o l l e d a n d c l o s e d t o e n s u r e t h a t t h e u n i v e r s i t y p r o j e c t a r e d e l i v e r e d o n t i m e ,

61. 6 0 A R E A O F F O C U S : H U M A N R E S O U R C E M A N A G E M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 3 0 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e x p e d i t e t h e f i n a l i z a t i o n o f t h e H u m a n R e s o u r c e h a n d b o o k c o n t a i n i n g c o m p r e h e n s i v e p o l i c i e s o f t h e H u m a n R e s o u r c e m a n a g e m e n t a s p e c t o f t h e U n i v e r s i t y . T h e H u m a n R e s o u r c e P o l i c y i s f i n a l i z e d T h e o p e r a t i o n a l m a n u a l a n d p o l i c i e s o f t h e H u m a n R e s o u r c e s D e p a r t m e n t a r e s t i l l i n d r a f t s t a g e a s t h e y l a c k t h e n e c e s s a r y a u t o g r a p h s t h a t w i l l g i v e i t t h e a p p r o v a l t o s e r v e a s w o r k i n g d o c u m e n t s . A n a p p r o v e d H u m a n R e s o u r c e P o l i c y f i n a l i z e d V e r i f y t h e a p p r o v e d H u m a n R e s o u r c e P o l i c y 9 0 % T h e U n i v e r s i t y h a s n o w d e v e l o p e d a H R p o l i c y , w h i c h c l e a r l y d e f i n e s t h e s t r a t e g i e s a n d p a t h w a y s r e g a r d i n g t h e a c q u i s i t i o n , d e v e l o p m e n t a n d m a n a g e m e n t o f h u m a n r e s o u r c e s f o r e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t s e r v i c e d e l i v e r y . T h o u g h H R P o l i c y h a s n o t b e e n a p p r o v e d b y t h e U n i v e r s i t y C o u r t , t h e m o n i t o r i n g t e a m w a s a s s u r e d b y t h e t o p m o s t u n i v e r s i t y a u t h o r i t i e s t h a t t h e d e v e l o p e d H R p o l i c y w i l l b e a p p r o v e d b y t h e c o u r t b e c a u s e , t h e c o u r t r a r e l y g o a g a i n s t a n y p o l i c y d o c u m e n t p u t b e f o r e i t b y t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . T h e H R p o l i c y d e v e l o p e d , c l e a r l y d e f i n e t h e s t r a t e g i e s a n d p a t h w a y s r e g a r d i n g t h e a c q u i s i t i o n , d e v e l o p m e n t a n d m a n a g e m e n t o h u m a n

36. 3 5 o t h e r s w e n t o n s o c i a l m e d i a . O f t h e f o u r a p p e a l e d , t h r e e ( 3 ) a p p e a r f o r f u r t h e r d i s c u s s i o n s o n t h e i r d i s m i s s a l . T h e m o n i t o r i n g t e a m e x a m i n e d a n d v e r i f i e d e v i d e n c e o f a p p e a l l e t t e r s f r o m s t a f f a n d m i n u t e r e g a r d i n g c o u r t d i s c u s s i o n s a n d a c t i o n s o n t h e i r a p p e a l . F o l l o w i n g t h e a p p e a l o f f o u r d i s m i s s e d s t a f f , t h e i r l e t t e r s o f a p p e a l w e r e s e n t t o t h e u n i v e r s i t y c o u r t b y t h e A g . R e g i s t r a r o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t f o r c o n s i d e r a t i o n . C a r e f u l l y , t h e u n i v e r s i t y c o u r t r e v i e w e d b o t h a p p e a l s a s w e l l a s c o n t e s t e d d i s m i s s a l s . E v i d e n c e o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t d e c i s i o n s o n t h e r e v i e w o f a l l a p p e a l s a n d c o n t e s t e d d i s m i s s a l s w a s m a d e a v a i l a b l e t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . 8 . 2 N E P O T I S M A N D T R I B A L I S M 5 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o N e p o t i s m a n d T r i b a l i s m h a v e b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h . E x a m p l e ,  I n l i n e w i t h t h e A C C S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , a p o l i c y o n E q u a l i t y , D i v e r s i t y a n d I n c l u s i o n P o l i c y h a s b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d b y t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . T h i s p o l i c y d o e s n o t o n l y p r o m o t e i n c l u s i o n a n d e q u a l i t y a m o n g a n d a c r o s s t h e f a c e t o f M M T U ’ s b u t a l s o , e l i m i n a t e n e p o t i s m , u n l a w f u l o r u n e t h i c a l d i s c r i m i n a t i o n i n a l l i t s f o r m t o b o o s t t h e c r e d i b i l i t y o f t h e u n i v e r s i t y . T h i s p o l i c y w a s

92. 9 1 a l s o , o t h e r m i s c o n d u c t s t h a t u n d e r m i n e t h e i m a g e o f t h e u n i v e r s i t y . T h e s e c o n c e r n s a r e v i e w e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m a s r e a s o n a b l e . T h e m o n i t o r i n g t e a m t h e r e f o r f u r t h e r r e c o m m e n d s t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e c a n c e l l e d . A R E A O F C O N C E R N : S T U D E N T S H O S T E L F E E S R E F U N D R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 6 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n g a g e t h e S t u d e n t s U n i o n o n t h e i s s u e o f s t u d e n t s e v i c t e d w i t h r e f u n d s w i t h t h e a i m o f e i t h e r r e f u n d i n g o r m a k e p r o v i s i o n s f o r s t u d e n t s r e o c c u p y h o s t e l s f o r t h e o u t s t a n d i n g m o n t h s . U n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n e n g a g e d s t u d e n t u n i o n o n s t u d e n t e v i c t e d w i t h r e f u n d s I t w a s c o n f i r m e d b y t h e r e v i e w t e a m t h a t r e s i d i n g s t u d e n t s w e r e a s k e d t o v a c a t e t h e h o s t e l s E n g a g e d s t u d e n t u n i o n o n s t u d e n t e v i c t i o n w i t h r e f u n d V e r i f y m i n u t e s o f e n g a g e m e n t 1 0 0 % A n e f f e c t i v e a n d o p e n e n g a g e m e n t w i t h t h e u n i v e r s i t y k e y s t a k e h o l d e r s r e v e a l e d t h a t t h e r e h a b i l i t a t i o n o f t h e h o s t e l s w a s d o n e f r o m t h e u n i v e r s i t y ’ s o w n s o u r c e r e v e n u e . T h e e n g a g e m e n t f u r t h e r r e v e a l e d t h a t i t w a s G o v e r n m e n t p o l i c y t h a t a l l s t u d e n t s v a c a t e h o s t e l s a s a r e s u l t o f C o v i d 1 9 . T h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n f u r t h e r d i s c l o s e d t h a t t h e h o s t e l s a r e s t i l l n o t a c c e s s i b l e a s a r e s u l t o f t h e o n g o i n g r e h a b i l i t a t i o n b y B A D E A

23. 2 2 R e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o s t r a t e g i c p l a n w e r e a l l i m p l e m e n t e d b y A d m i n i s t r a t i o n o f t h e u n i v e r s i t y a n d d e t a i l s o f t h e s e c a n b e s e e n o n t h e C o m p l i a n c e P r o c e s s A s s e s s m e n t M a t r i x s e c t i o n o f t h i s r e p o r t . 7 . 3 F I N A N C I A L M A N A G E M E N T 8 ( 8 9 % ) o f t h e 9 r e c o m m e n d a t i o n s i n r e s p e c t o f f i n a n c i a l m a n a g e m e n t w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . F o r i n s t a n c e ,  T h o u g h a s p e c i f i c o r d e s i g n a t e d B u d g e t O f f i c e r h a s n o t b e e n r e c r u i t e d a s r e c o m m e n d e d i n t h e S y s t e m s R e v i e w r e p o r t , b u t t h i s r o l e i s b e i n g p e r f o r m e d b y t h e d i r e c t o r o f f i n a n c e i n l i n e w i t h s e c t i o n 2 4 s u b s e c t i o n s 2 b o f t h e U n i v e r s i t y A c t o f S i e r r a L e o n e , 2 0 2 1 , w h i c h o u t l i n e s t h e f u n c t i o n s o f t h e D i r e c t o r o f F i n a n c e i n c l u d i n g t h e b u d g e t a r y r o l e .  B u d g e t a r y p r o c e s s a t M M T U i s n o w p a r t i c i p a t i o n . T h a t , b e f o r e t h e s t a r t o f a n y f i n a n c i a l y e a r , a l l D e a n o f c a m p u s e s a n d f a c u l t i e s a r e d u l l y r e q u e s t e d t o s e n d i n t h e i r a n n u a l b u d g e t . T h e s u b m i t t e d b u d g e t s a r e t h e n s c r u t i n i z e d b y t h e f i n a n c e c o m m i t t e e b e f o r e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e U n i v e r s i t y ’ s a n n u a l b u d g e t .  A s r e c o m m e n d e d , p e r i o d i c f i n a n c i a l s t a t u s r e p o r t s a r e n o w p r e p a r e d b y t h e d i r e c t o r a t e o f f i n a n c e a n d d i s c u s s e d b y t h e f i n a n c e c o m m i t t e e o f t h e U n i v e r s i t y . S a m p l e s o f p e r i o d i c f i n a n c i a l s t a t u s r e p o r t s w e r e v e r i f i e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m .

27. 2 6 1 ( 9 % ) o f t h e 1 1 r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o H R m a n a g e m e n t h a s n o t b e e n f u l l y c o m p l i e d w i t h . M M T U A d m i n i s t r a t i o n h a s n o t d e v e l o p e d a C o n d i t i o n s o f S e r v i c e f o r s t a f f a s r e c o m m e n d e d . I t i s h o w e v e r w o r t h n o t i n g t h a t , i t i s n o t t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e M M T U A d m i n i s t r a t i o n t o d e v e l o p C o n d i t i o n s o f S e r v i c e f o r i t s s t a f f . C o n d i t i o n s o f S e r v i c e a r e d e v e l o p e d b y t h e U n i v e r s i t i e s ’ s t a f f t h e m s e l v e s u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f t h e R e g u l a t o r y B o d y - t h e T e r t i a r y E d u c a t i o n C o m m i s s i o n ( T E C ) . F u r t h e r , M M T U c o u l d n o t d e v e l o p a s t a n d a l o n e C o n d i t i o n o f S e r v i c e f o r o n l y i t s s t a f f . S t a f f o f a l l P u b l i c U n i v e r s i t i e s g o t t o g e t h e r t o d r a f t a h a r m o n i z e d p o l i c y w h i c h h a s t o g o t h r o u g h s e v e r a l l a y e r s o f s c r u t i n y a n d a p p r o v a l . C u r r e n t l y , M M T U i s o p e r a t i n g o n t h e p o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n o f s e r v i c e a s a l m o s t a l l i t s c u r r e n t s t a f f w e r e e m p l o y e d o n t h a t b a s i s . I n t h i s r e g a r d , w e r e c o m m e n d t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e e x p u n g e d . F u r t h e r m o r e , w e R e c o m m e n d t h a t t h e U n i v e r s i t y C o u r t e x p e d i t e t h e r e c r u i t m e n t o f t h e M M T U s t a f f t o a l l o w t h e u n i v e r s i t y f u l l y o p e r a t e s u n d e r t h e U n i v e r s i t y T e r m s a n d C o n d i t i o n s o f S e r v i c e . 7 . 7 P R O C U R E M E N T M A N A G E M E N T 7 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o p r o c u r e m e n t m a n a g e m e n t w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h b y t h e a d m i n i s t r a t i o n . E x a m p l e ,

21. 2 0 7 . 1 G O V E R N A N C E S T R U C T U R E 7 ( 1 0 0 % ) o f t h e 7 r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n r e s p e c t g o v e r n a n c e o f s t r u c t u r e w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . F o r i n s t a n c e :  T h e r e i s n o w a t r a n s i t i o n r e p o r t f r o m P o l y t e c h n i c t o U n i v e r s i t y . T h i s r e p o r t h a s b e e n p r e s e n t e d t o p a r l i a m e n t a n d a c o p y w a s a l s o p r e s e n t e d t o t h e A C C m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n s . T h e r e p o r t h i g h l i g h t s t h e s t a t u s o f t h e i n s t i t u t i o n a n d a t t h e s a m e t i m e d e s c r i b e d p a t h w a y s t h r o u g h w h i c h i t c a n g r o w t o i n t e r n a t i o n a l s t a n d a r d a n d c o n t r i b u t e t o w a r d s b u i l d i n g o f h u m a n c a p i t a l i n S i e r r a L e o n e a n d b e y o n d .  A s r e c o m m e n d e d , l e s s o n s l e a r n e d d u r i n g t h e t r a n s i t i o n p r o c e s s w e r e a l s o r e c o r d e d i n t h e t r a n s i t i o n r e p o r t . K e y a m o n g t h e m w a s t h e r e s i s t a n c e b y s o m e l e c t u r e r s a g a i n s t t h e c h a n g e f r o m p o l y t e c h n i c s t a t u s t o a u n i v e r s i t y s t a t u s d u e t o f a r e o f l o s s o f j o b s a n d s t a t u s . H o w e v e r , c o n t i n u o u s o p e n c o m m u n i c a t i o n a n d n e g o t i a t i o n s b e t w e e n t h e A d m i n i s t r a t i o n a n d t h e r e s i s t a n t l e c t u r e s h e l p e d t h e a d m i n i s t r a t i o n t o o v e r c o m e t h e s i t u a t i o n .  A s r e c o m m e n d e d , t h e u n i v e r s i t y h a s e s t a b l i s h e d s t r u c t u r e s w h i c h p r o m o t e e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t l e a r n i n g . F o r i n s t a n c e , t h e r e i s a u n i v e r s i t y c o u r t / s e n a t e , f a c u l t y o f b o a r d s , a n d o t h e r m a i n f u n c t i o n a r i e s h a v e n o w b e e n a p p o i n t e d a n d p r o p e r l y s e a t e d i n v a r i o u s p o s i t i o n s . T h e v i c e c h a n c e l l o r a n d d e p u t y a r e

67. 6 6 w e r e e m p l o y e d o n t h a t b a s i s . I n t h i s r e g a r d , w e r e c o m m e n d t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e e x p u n g e d . F u r t h e r m o r e , w e R e c o m m e n d t h a t t h e U n i v e r s i t y C o u r t e x p e d i t e t h e r e c r u i t m e n t o f t h e M M T U s t a f f t o a l l o w t h e u n i v e r s i t y f u l l y o p e r a t e s u n d e r t h e e x i s t i n g U n i v e r s i t y T e r m s a n d C o n d i t i o n s o f S e r v i c e . A r e a o f C o n c e r n : P r o c u r e m e n t M a n a g e m e n t R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 4 1 T h e p r o c u r e m e n t p r o c e s s s h o u l d s t a r t w i t h a n e f f e c t i v e n e e d s a s s e s s m e n t m e c h a n i s m w h e r e a s a l l t h e d e p a r t m e n t s a n d c a m p u s e s s h o u l d s u b m i t t h e i r n e e d s a f t e r t h o r o u g h a n a l y s i s . T h e s e i n d i v i d u a l n e e d s w i l l t h e n b e c o m p i l e d i n t o t h e a n n u a l p r o c u r e m e n t p l a n a f t e r s c r u t i n y b y % o f p r o c u r e m e n t s u p p o r t e d b y n e e d s a s s e s s m e n t r e p o r t ( R e q u e s t ) f r o m t h e u s e r D e p a r t m e n t . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o m e c h a n i s m i n p l a c e t o E f f e c t i v e l y c o n d u c t n e e d s a n a l y s i s . I t s e e m s t h a t p r o c u r e m e n t p l a n i s D e v e l o p e d w i t h l i t t l e c o n s u l t a t i o n w i t h t h e d e p a r t m e n t s a n d c a m p u s e s . 1 0 0 % o f p r o c u r e m e n t s u p p o r t e d b y n e e d s a s s e s s m e n t r e p o r t ( R e q u e s t ) f r o m t h e u s e r D e p a r t m e n t . E x a m i n e a l l p r o c u r e m e n t t o c o n f i r m t h a t t h e y a r e s u p p o r t e d b y n e e d s a s s e s s m e n t . R e p o r t f r o m t h e u s e r d e p a r t m e n t . 1 0 0 % T h e r e i s n o w e f f e c t i v e n e e d s a s s e s s m e n t f o r a l l p r o c u r e m e n t s m a d e i n t h a t p r o c u r e m e n t r e q u e s t o r p r o p o s a l a r e t h o r o u g h s c r u t i n i z e d b y p r o c u r e m e n t c o m m i t t e e b e f o r e u n d e r t a k i n g a n y p r o c u r e m e n t .

24. 2 3 1 ( 1 1 % ) o f t h e 9 r e c o m m e n d a t i o n s i n r e s p e c t o f F i n a n c i a l M a n a g e m e n t h a s n o t b e e n f u l l y i m p l e m e n t a s r e c o m m e n d e d b u t k i n d o f s i g n i f i c a n t l y c o m p l i e d w i t h . T h o u g h a s t a n d a l o n e B u d g e t C o m m i t t e e h a s n o t b e e n e s t a b l i s h e d , t h e r e i s h o w e v e r a F i n a n c e C o m m i t t e e w h i c h p e r f o r m s s i m i l a r f u n c t i o n s . M u c h m o r e i m p o r t a n t l y , t h e U n i v e r s i t y A c t 2 0 2 1 h a s n o p r o v i s i o n f o r t h e r e c r u i t m e n t a n d e s t a b l i s h m e n t o f a B u d g e t O f f i c e r a n d B u d g e t C o m m i t t e e . A l l P u b l i c U n i v e r s i t i e s a r e r e q u i r e d t o c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e U n i v e r s i t y A c t , 2 0 2 1 , M M T U b e i n g n o e x c e p t i o n . I n t h a t r e g a r d , w e f u r t h e r r e c o m m e n d t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e e x p u n g e d e s p e c i a l l y s o t h a t t h e r e i s a s i m i l a r c o m m i t t e e ( t h e F i n a n c e C o m m i t t e e ) p e r f o r m i n g t h e b u d g e t c o m m i t t e e f u n c t i o n s . 7 . 4 O W N S O U R C E R E V E N U E 4 ( 1 0 0 % ) o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n r e s p e c t o f o w n s o u r c e r e v e n u e w e r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . F o r i n s t a n c e ,  A l l p a y m e n t s a r e n o w h a n d l e d b y t h e f i n a n c e d e p a r t m e n t a c r o s s t h e t h r e e c a m p u s e s o f t h e u n i v e r s i t y . T h e r e f o r e , a l l r e c e i p t s , i n v o i c e s a n d o t h e r r e l e v a n t f i n a n c i a l d o c u m e n t s a r e i n t a c t a n d p r e s e n t e d t o t h e t e a m f o r v e r i f i c a t i o n s .  P r i c e n o r m s a r e n o w a v a i l a b l e i n a l l t h e t h r e e c a m p u s e s ( B r o o k f i e l d s , C o n g o c r o s s a n d m a i n G o o d r i c h c a m p u s ) . T h e s e v a r i o u s p r i c e n o r m s a r e b e i n g o p e r a t i o n a l i z e d a n d s a m p l e o f r e c e i p t s w e r e v e r i f i e d b y t h e t e a m f o r c o n s i s t e n c y .

12. 1 1 r e c o m m e n d a t i o n s b y M M T U 4 b e c a u s e i t r e s u l t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f 9 8 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . F o l l o w i n g t h e e l a p s e o f t h e T h r e e ( 3 ) m o n t h w i n d o w , t h e a c t u a l M o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e w a s c o n d u c t e d b y t h e A C C M & C U i n c o l l a b o r a t i o n w i t h M M T U R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s . D u r i n g t h i s p r o c e s s , K e y i n f o r m a n t s w e r e i n t e r v i e w e d , s i t e v i s i t e d a n d d o c u m e n t s e x a m i n e d t o c o n f i r m o r a l e x p l a n a t i o n s p r o v i d e d t h a t r e l a t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o r o t h e r w i s e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . D a t a o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o r o t h e r w i s e o f t h e 9 5 r e c o m m e n d a t i o n s w e r e c o l l e c t e d a n d r e c o r d e d i n t o t h e C o m p l i a n c e P r o g r e s s A s s e s s m e n t M a t r i x ( C P A M ) . R a t i n g s o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o r o t h e r w i s e o f e a c h o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s w e r e m o s t l y p a r t i c i p a t o r y a n d b a s e d o n t h e v e r i f i e d e v i d e n c e t o e n s u r e o b j e c t i v i t y . A n e x i t m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e M M T U R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s i n c l u d i n g t h e f o c a l p e r s o n , w h o a g r e e d w i t h t h e p r e l i m i n a r y c o m p l i a n c e s c o r e o f t h e U n i v e r s i t y , w h i c h w a s n o t d i f f e r e n t f r o m t h e f i n a l s c o r e . T h e D r a f t r e p o r t w a s e m a i l e d t o t h e f o c a l p e r s o n f o r t h e f e e d b a c k o f M M T U R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s a n d M a n a g e m e n t . T h e i r f e e d b a c k w e r e f o l l o w e d u p o n w i t h f u r t h e r v e r i f i c a t i o n a n d t h e d r a f t r e p o r t u p d a t e d t o 4 T h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) a n d i t s a c t i v i t i e s p r o v e d t o b e a n e f f e c t i v e t e c h n i q u e i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A C C r e c o m m e n d a t i o n s b y M M T U .

6. 5 1 . 0 I N T R O D U C T I O N I n l i n e w i t h S e c t i o n 8 ( 1 ) o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t ( A C A ) 2 0 0 8 a s a m e n d e d i n 2 0 1 9 , w h i c h m a n d a t e s M i n i s t r i e s , D e p a r t m e n t s a n d A g e n c i e s ( M D A s ) t o c o m p l y w i t h A C C c o m p l i a n c e U n i t ( M & C U n i t ) o f t h e A C C , b e t w e e n F e b r u a r y a n d M a r c h , 2 0 2 4 , u n d e r t o o k a m o n i t o r i n g f o r c o m p l i a n c e w i t h A C C S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s ( S P R R ) a t t h e M i l t o n M a r g a i T e c h n i c a l U n i v e r s i t y ( M M T U ) t o g a u g e t h e u n i v e r s i t y ’ s c o m p l i a n c e w i t h A C C i n s t r u c t i o n s . M M T U i s a P r e m i e r U n i v e r s i t y i n T e a c h e r / T e c h n i c a l / V o c a t i o n a l E d u c a t i o n a n d T r a i n i n g a n d R e s e a r c h , i m p r o v i n g c o n t i n u a l l y o n t h e c a p a c i t y o f i t s t r a i n e e s a n d o t h e r p a r t i c i p a n t s . T h e m o n i t o r e d I n s t r u c t i o n s ( r e c o m m e n d a t i o n s ) w e r e t h e o u t p u t o f a h o l i s t i c S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w ( S P R ) c o n d u c t e d b y t h e A C C a t M M T U m i d - 2 0 2 3 , i n l i n e w i t h S e c t i o n 7 ( 2 ) ( f ) o f t h e A C A a s a m e n d e d i n 2 0 1 9 ; a n d a r e p o r t p r e s e n t e d t o M M T U A d m i n i s t r a t i o n a r o u n d t h e s a m e p e r i o d . S P R i s a c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n i n t e r v e n t i o n t h a t i s c a r r i e d o u t t o e x a m i n e p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s o f p u b l i c b o d i e s t o f a c i l i t a t e t h e d i s c o v e r y o f c o r r u p t p r a c t i c e s o r a c t s o f c o r r u p t i o n a n d t o s e c u r e t h e r e v i s i o n o f t h o s e p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s w h i c h i n t h e o p i n i o n o f t h e C o m m i s s i o n , m a y l e a d t o o r b e c o n d u c i v e t o c o r r u p t i o n o r c o r r u p t p r a c t i c e s . R e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d f r o m S P R a r e m e a n t t o c o r r e c t w e a k n e s s e s , a c t i o n s o r l a p s e s w h e t h e r a d m i n i s t r a t i v e , f i n a n c i a l , o p e r a t i o n a l , f u n c t i o n a l , o r

3. 2 T A B L E O F C O N T E N T S 2 . 0 A I M A N D O B J E C T I V E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3 . 0 M E T H O D O L O G Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4 . 0 C O M P L I A N C E B A R O M E T E R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 5 . 0 T H E C O M P L I A N C E R A T E ( C R ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 6 . 0 S U M M A R Y O F C O M P L I A N C E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 6 . 1 G E N E R A L F I N D I N G S R E C O M M E N D A T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7 6 . 1 S P E C I F I C C O R R U P T I O N A L L E G A T I O N S R E C O M M E N D A T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 7 . 0 D E T A I L E D M O N I T O R I N G R E S U L T S O N T H E G E N E R A L R E C O M M E N D A T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 7 . 1 G O V E R N A N C E S T R U C T U R E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 7 . 2 S T R A T E G I C P L A N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1 7 . 3 F I N A N C I A L M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 7 . 4 O W N S O U R C E R E V E N U E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 7 . 5 W I T H H O L D I N G T A X E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4 7 . 6 H U M A N R E S O U R C E S ( H R ) M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 5 7 . 7 P R O C U R E M E N T M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6 7 . 8 E S T A T E M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 7 . 9 S T O R E S M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 7 . 1 0 F U E L M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9 7 . 1 1 S E R V I C E C H A R T E R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 0 7 . 1 2 I N T E R N A L A U D I T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 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. . . . . . . . . . . . . . 3 5 8 . 3 S I P H O N I N G O F S A L A R I E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6 8 . 4 S E X U A L H A R A S S M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 7 8 . 5 S T U D E N T S H O S T E L F E E S R E F U N D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 8 8 . 6 P R O J E C T M A N A G E M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 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. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4 1 1 A . C O M P L I A N C E P R O G R E S S A S S E S S M E N T M A T R I X O N G E N E R A L F I N D I N G S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 7 1 1 B . C O M P L I A N C E P R O G R E S S A S S E S S M E N T M A T R I X O N S P E C I F I C C O R R U P T I O N A L L E G A T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1

81. 8 0 t e a c h i n g a n d l e a r n i n g . T h e c o m m i t t e e s h o u l d b e w e l l p l a c e d t o r e a c h a n y u n d e s i r a b l e i m p a c t a r i s i n g f r o m i n c o n s i s t e n c i e s a c r o s s f a c u l t i e s t h a t m i g h t b e b r o u g h t t o i t s a t t e n t i o n w o r k i n g m a i n l y f r o m f e e d b a c k s f r o m h e a d s o f D e p a r t m e n t s . a c t i v i t i e s w i t h i n t h e i n t e n t o f t h e U n i v e r s i t y .  E x a m i n e m i n u t e s o f t h e T e a c h i n g a n d L e a r n i n g C o m m i t t e e t o c o n f i r m i t s f u n c t i o n a l i t y . a r e c u r r e n t l y a n d c o l l e c t i v e l y p r o v i d e A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t i n t h e u n i v e r s i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . F o r i n s t a n c e , t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e , e x a m i n a t i o n c o m m i t t e e , a u d i t c o m m i t t e e , f i n a n c e c o m m i t t e e , t e a c h i n g a n d L e a r n i n g E v a l u a t i o n C o m m i t t e e a n d S t a f f A s s o c i a t i o n a m o n g s t o t h e r s h a v e b e e n e s t a b l i s h e d t o p r o m o t e e f f e c t i v e t e a c h i n g a n d l e a r n i n g . 7 2 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d a l s o c o n d u c t s t u d e n t e v a l u a t i o n o f b o t h q u a l i t y o f t e a c h i n g a n d t h e q u a l i t y o f t h e c o u r s e s . T e a c h i n g a n d L e a n i n g E v a l u a t i o n i s c o n d u c t e d . T h e R e v i e w t e a m r e a l i z e d t h a t t h e U n i v e r s i t y h a s n ' t g o t t h e a p p r o p r i a t e p r o c e s s e s t o i d e n t i f y a n d m o n i t o r r i s k f a c e d b y t h e U n i v e r s i t y . F o r i n s t a n c e , a c c o r d i n g t o i n t e r v i e w s c o n d u c t e d , t h e r e i s a f u n d i n g g a p a n d a l s o t h e a g i n g t e a c h i n g a n d l e a r n i n g s p a c e . T h e r e i s s t i l l t h e t r a d i t i o n m e t h o d o f t e a c h i n g a s w e a r e n o w i n t h e 2 1 s t c e n t u r y . T e a c h i n g a n d L e a r n i n g E v a l u a t i o n r e p o r t V e r i f y t h e T e a c h i n g a n d L e a n i n g E v a l u a t i o n r e p o r t . 1 0 0 % M a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y p r e s e n t e d t o t h e t e a m s e v e r a l r e p o r t s a n d a m o n g s t o t h e r s i n c l u d e s , t h e t e a c h i n g a n d l e a r n i n g e v a l u a t i o n r e p o r t . T h i s r e p o r t r e f l e c t s t h e q u a l i t y o f a c a d e m i c t e a c h i n g a n d s t a n d a r d s o f t h e u n i v e r s i t y

93. 9 2 P r o j e c t . F u r t h e r m o r e , t h e S t u d e n t ’ s F e e s P a y m e n t a n d R e f u n d P o l i c y s t a t e s t h a t a c c o m m o d a t i o n f e e s s h a l l b e p a i d i n f u l l a n d i t i s n o n r e f u n d a b l e . O n t h i s b a s i s t h e m o n i t o r i n g t e a m f u r t h e r a d v i c e t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b e c a n c e l l e d . . 1 7 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p p o l i c y o n r e f u n d s f o r a l l p a y m e n t s m a d e b y s t u d e n t s c l e a r l y s t a t i n g g r o u n d s f o r r e f u n d a n d t h e p r o c e d u r e s . D e v e l o p e d p o l i c y o n r e f u n d f o r a l l p a y m e n t T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o l a i d d o w n p o l i c y o n r e f u n d s a n d i t s p r o c e d u r e . A p p r o v e d p o l i c y o f r e f u n d f o r a l l p a y m e n t s V e r i f y a p p r o v e d p o l i c y o n s t u d e n t s ’ p a y m e n t a n d r e f u n d s . 1 0 0 % M a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y p r e s e n t e d t o t h e t e a m a p o l i c y w h i c h d e p i c t f e e s p a y m e n t a n d r e f u n d . T h i s p o l i c y i s a p p l i c a b l e t o a l l c a t e g o r i e s o f f e e s c h a r g e a b l e f o r s e r v i c e t o s t u d e n t o f t h e M M T U . N o n e t h e l e s s , t h e p o l i c y w a s e x a m i n e d a n d v e r i f i e d f o r c o n f i r m a t i o n . A R E A O F F O C U S : P R O J E C T M A N A G E M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 8 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d r e v i e w i t s p r o j e c t m a n a g e m e n t S t r a t e g y t o i d e n t i f y R e v i e w p r o j e c t m a n a g e m e n t s t r a t e g y N u m b e r o f c h a l l e n g e s i d e n t i f y a n d a d d r e s s o n T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t t h e s k i l l s d e v e l o p m e n t p r o j e c t i s f u n d e d b y W o r l d B a n k t h r o u g h t h e m i n i s t r y o f T e r t i a r y E d u c a t i o n . H e A p p r o v e d p r o j e c t m a n a g e m e n t s t r a t e g y V e r i f y r e v i e w s t r a t e g y 1 0 0 % T h e U n i v e r s i t y n o w h a s a P r o j e c t I m p l e m e n t a t i o n S t r a t e g y t h a t d e f i n e s a n d d o c u m e n t s h o w p r o j e c t s a r e i n i t i a t e d , p l a n n e d , e x e c u t e d ,

7. 6 s t r u c t u r a l w h i c h m a y p o s e d e b i l i t a t i n g e f f e c t s o n t h e o v e r a l l o u t p u t o f M D A s . T h e i d e a o f C o m p l i a n c e M o n i t o r i n g i s c o n s i s t e n t w i t h t h e s a y i n g “ W h a t g e t m e a s u r e d g e t s m a n a g e d ” . T h i s s i m p l y m e a n s , t r a c k i n g , d o c u m e n t i n g , e x a m i n i n g o r c o m p a r i n g p r o g r e s s a n d p e r f o r m a n c e a g a i n s t r e q u i r e m e n t s , c h a n g e t h e a c t i v i t y b y m o t i v a t i n g a n d e n c o u r a g i n g t h o s e i n c h a r g e o f i t t o p a y a t t e n t i o n t o i t . I n o t h e r w o r d s , C o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s c a n b e m a n a g e d a n d r i d o f i n M D A s i f r e c o m m e n d a t i o n s a r e i m p l e m e n t e d a n d a p p r o p r i a t e s a n c t i o n s i n l i n e w i t h t h e S e c t i o n 4 . 3 o f t h e A C C C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t a n d S a n c t i o n s E n f o r c e m e n t H a n d b o o k f o r S y s t e m s a n d P o l i c y R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s ( C M S E H B S P R R ) a r e l e v i e d f o r n o n - c o m p l i a n c e . A g a i n s t t h i s b a c k d r o p , t h e A C C c o n s i d e r s m o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e a v i t a l a n d m a j o r t o o l t o c o n f i r m c o m p l i a n c e o r o t h e r w i s e i n p l u g g i n g l o o p h o l e s t h a t a r e c o n d u c i v e t o t h e o c c u r r e n c e o f g r a f t i n M D A s , N o n - G o v e r n m e n t a l O r g a n i z a t i o n s t h a t r e c e i v e m o n e y f o r a n d o r o n b e h a l f o f t h e p e o p l e o f S i e r r a L e o n e a n d L o c a l A u t h o r i t i e s ( C o u n c i l s a n d A d m i n i s t r a t i o n ) . T h e M o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e i n t e r v e n t i o n a t M M T U 1 w a s p r i m a r i l y f o c u s e d o n t h e G e n e r a l I s s u e s a n d S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s ’ f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w R e p o r t . 1 T h e M o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e I n t e r v e n t i o n a t M M T U 1 w a s p r i m a r i l y f o c u s e d o n a n d c o n d u c t e d i n l i n e w i t h t h e G e n e r a l I s s u e s a n d S p e c i f i c C o r r u p t i o n A l l e g a t i o n s ’ f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s p r o f f e r e d i n t h e A C C S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w R e p o r t .

94. 9 3 a n d a d d r e s s e s a l l c h a l l e n g e s t h a t w i l l h i n d e r t h e s m o o t h a n d t i m e l y i m p l e m e n t a t i o n o f p r o j e c t s . p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n i n t i m a t e d t h a t t h e p r o j e c t C o n c e p t w a s d e v e l o p e d b y t h e D i r e c t o r a t e o f R e s e a r c h a n d P l a n n i n g a n d a c o n s u l t a n t w i t h i n p u t f r o m t h e D e a n o f F a c u l t y o f T o u r i s m a n d h o s p i t a l i t y . m o n i t o r e d a n d c o n t r o l l e d a n d c l o s e d t o e n s u r e t h a t t h e u n i v e r s i t y p r o j e c t a r e d e l i v e r e d o n t i m e , w i t h i n t h e b u d g e t , a n d a t t h e r e q u i r e d q u a l i t y w i t h e f f e c t i v e r i s k m a n a g e m e n t A r e a o f F o c u s : E n d o f S e r v i c e B e n e f i t s R e c o m m e n d a t i o n I n d i c a t o r B a s e l i n e s i t u a t i o n / C h a l l e n g e A C C T a r g e t M e a n s o f V e r i f i c a t i o n C o m p l i a n c e P r o g r e s s M o n i t o r i n g R e s u l t 1 9 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e a l l o u t s t a n d i n g e n d - o f s e r v i c e b e n e f i t s a r e p a i d % o f o u t s t a n d i n g e n d o f s e r v i c e b e n e f i t p a i d T h e u n i v e r s i t y a c k n o w l e d g e s t h e d e l a y s i n p a y m e n t o f e n d - o f - s e r v i c e b e n e f i t s . 1 0 0 % e n d o f s e r v i c e b e n e f i t p a i d V e r i f y l i s t o f o u t s t a n d i n g e n d s o f s e r v i c e b e n e f i t p e r s o n n e l . 1 0 0 % A t o t a l o f N L E 1 3 , 7 9 4 . 3 2 9 r e p r e s e n t i n g 4 6 % o f E n d o f S e r v i c e b e n e f i t h a s b e e n p a i d b y t h e U n i v e r s i t y t o 5 1 3 s t a f f o f t h e t h e n M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y ( T h e P o l y t e c h n i c ) . T h e G o v e r n m e n t p a i d a t o t a l e n d o f S e r v i c e b e n e f i t o f N L E 1 3 , 7 7 2 . 8 2 8 r e p r e s e n t i n g 4 5 . 9 3 % t o t h e p o l y t e c h n i c . T o a c h i e v e a r o u n d p e r c e n t a g e , t h e M M T U a d m i n i s t r a t i o n r o u n d e d i t u p t o 4 6 % . I t w a s h o w e v e r m a d e c l e a r b y t h e a d m i n i s t r a t i o n o n t h e p a y m e n t d a y t h a t t h e 0 . 0 7 % ( N L E 2 1 , 5 0 1 ) t h a t w a s a d d e d b y t h e a d m i n i s t r a t i o n w o u l d b e d e d u c t e d f r o m t h e

91. 9 0 1 4 T h e p o l i c y s h o u l d p r o v i d e d e t a i l e d s t e p b y s t e p p r o c e d u r e s i n c o n d u c t i n g i n v e s t i g a t i o n s a n d h e a r i n g s E s t a b l i s h e d s t e p b y s t e p p r o c e d u r e i n i n v e s t i g a t i o n & h e a r i n g s T h e p o l i c y d o e s n o t h a v e a d e t a i l e d s t e p b y s t e p p r o c e d u r e s i n c o n d u c t i n g i n v e s t i g a t i o n a n d h e a r i n g . E s t a b l i s h e d s t e p b y s t e p p r o c e d u r e i n i n v e s t i g a t i o n & h e a r i n g s V e r i f y e s t a b l i s h e d p r o c e d u r e s 1 0 0 % T h e r e a r e n o w e s t a b l i s h e d a n d a p p r o v e d p r o c e d u r e s i n h a n d l i n g i n v e s t i g a t i o n s a n d h e a r i n g o f s e x u a l h a r a s s m e n t m a t t e r s . T h i s i s d o c u m e n t e d o n t h e s e c t i o n o f “ C o m p l a i n t R e s o l u t i o n M e c h a n i s m s ” o f t h e s e x u a l h a r a s s m e n t p o l i c y . 1 5 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d p r o p e r l y c o n s t i t u t e S e x u a l H a r a s s m e n t C o m p l i a n t C o m m i t t e e . A l s o , t o s e n s i t i z e s t u d e n t s o n s u c h p o l i c y a n d t h e c h a n n e l o f r e p o r t i n g c o m p l a i n t . E s t a b l i s h e d S e x u a l H a r a s s m e n t C o m p l i a n t C o m m i t t e e T h e p o l i c y d i d n o t p r o v i d e f o r a s p e c i a l C o m m i t t e e t o l o o k i n t o s e x u a l h a r a s s m e n t a l l e g a t i o n s , i n s t e a d s u c h m a t t e r i s r e f e r r e d t o t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e E s t a b l i s h e d f u n c t i o n a l s e x u a l H a r a s s m e n t c o m m i t t e e E x a m i n e a n d v e r i f y l i s t o f c o m m i t t e e m e m b e r s , m i n u t e s o f c o m m i t t e e m e m b e r s 1 0 0 % A c c o r d i n g t o t h e U n i v e r s i t y ’ s a u t h o r i t i e s , i t i s n o t f i n a n c i a l l y a n d o p e r a t i o n a l l y p r u d e n t t o s e t u p a s p e c i a l o r s t a n d a l o n e s e x u a l h a r a s s m e n t c o m m i t t e e t o b e h e a d e d b y a r e t i r e d J u s t i c e w h e n y = t h e u n i v e r s i t y a l r e a d y h a s a d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a s t h i s m a y r e s u l t t o d u p l i c a t i o n o f f u n c t i o n s a n d w a s t e o f g o v e r n m e n t r e s o u r c e s . T h e u n i v e r s i t y a c t p r o v i d e s f o r s t a t u t o r y c o m m i t t e e a n d a m o n g w h i c h i n c l u d e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e t o h a n d l e m a t t e r s o f n o t o n l y s e x u a l h a r a s s m e n t b u t

56. 5 5 c o n f i r m i t s f u n c t i o n a l i t y . f o r n e i t h e r a B u d g e t O f f i c e r n o r a B u d g e t C o m m i t t e e . A l l P u b l i c U n i v e r s i t i e s a r e r e q u i r e d t o c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e U n i v e r s i t y A c t , 2 0 2 1 , M M T U b e i n g n o e x c e p t i o n . I n t h a t c o n n e c t i o n w e f u r t h e r r e c o m m e n d t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n b y e x p u n g e d e s p e c i a l l y s o t h a t t h e r e i s a s i m i l a r c o m m i t t e e ( t h e F i n a n c e C o m m i t t e e ) p e r f o r m i n g t h e b u d g e t c o m m i t t e e f u n c t i o n s . 2 0 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e u n i v e r s i t y t o a d j u s t t h e a l l o c a t e d B u d g e t w i t h a c t i v i t i e s F l e x e d b u d g e t i s p r e p a r e d . T h e b u d g e t i s n o r m a l l y a p p r o v e d b y t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e b u t v a r i e s f r o m t h e a c t u a l d i s b u r s e m e n t a n d t h e u n i v e r s i t y h a s b e e n f i n d i n g i t d i f f i c u l t t o r u n i t s a f f a i r s w i t h s u c h d i s b u r s e m e n t F l e x e d b u d g e t p r e p a r e d V e r i f y a p p r o v e d f l e x e d b u d g e t . 1 0 0 % T h e U n i v e r s i t y n o w a d j u s t i t s a c t i v i t i e s t o t h e a l l o c a t e d r e s o u r c e s . S a m p l e s o f a d j u s t e d a c t i v i t i e s t o a l l o c a t e d r e s o u r c e s ( F l e x e d b u d g e t ) w e r e v e r i f i e d . . A d d i t i o n a l l y , a t s o m e i n s t a n c e d u e t o b u d g e t a r y c o n s t r a i n t , t h e u n i v e r s i t y w o u l d h a v e n o c h o i c e b u t t o o p e r a t e o n A c t i v i t y B a s e d S y s t e m s ( A B S ) i n o r d e r t o m e e t u r g e n t f i n a n c i a l d e m a n d s . 2 1 T h e u n i v e r s i t y m u s t e n s u r e s t r i c t a d h e r e n c e t o f i n a n c e % o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e F i n a n c e M a n u a l a r e c o m p l i e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s a f i n a n c e m a n u a l i n u s e t o g u i d e t h e m a n a g e m e n t o f f i n a n c e s 1 0 0 % o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e F i n a n c e M a n u a l O b t a i n a s a m p l e o f P a y m e n t V o u c h e r s ( F i n a n c i a l T r a n s a c t i o n s ) a n d N o w , a l l f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s p e r f o r m e d b y t h e U n i v e r s i t y a r e c o n s i s t e n t w i t h t h e u n i v e r s i t y ’ s

66. 6 5 d e c i s i o n o n s t a f f a t t e n d a n c e m a d e a v a i l a b l e t o t h e t e a m f o r v e r i f i c a t i o n s . 4 0 T h e c o u r t s h o u l d e x p e d i t e t h e r e v i e w o f t h e C o n d i t i o n s o f S e r v i c e f o r b e t t e r s e r v i c e d e l i v e r y a n d t h i s s h o u l d b e e q u a t e d t o o t h e r U n i v e r s i t i e s C o n d i t i o n s o f s e r v i c e a r o u n d t h e c o u n t r y . T h e C o n d i t i o n s o f S e r v i c e o f t h e u n i v e r s i t y i s r e v i e w e d . I t w a s o b s e r v e d d u r i n g t h e c o u r s e o f o u r r e v i e w t h a t t h e c o n d i t i o n s o f S e r v i c e f o r u n i v e r s i t y s t a f f r e m a i n t h e s a m e s i n c e t h e t r a n s f o r m a t i o n f r o m t h e p o l y t e c h n i c t o t h e U n i v e r s i t y . T h e p r o v i s i o n s t h e r e i n d o n o t m e e t u n i v e r s i t y s t a n d a r d t o c a t e r f o r t h e w e l f a r e o f i t s s t a f f a s c o m p a r e d t o o t h e r U n i v e r s i t i e s t h a t w e r e t r a n s f o r m e d r e c e n t l y . T h e C o n d i t i o n s o f S e r v i c e o f t h e u n i v e r s i t y i s r e v i e w e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d r e v i e w C o n d i t i o n s o f S e r v i c e . 8 9 % M M T U A d m i n i s t r a t i o n h a s n o t d e v e l o p e d C o n d i t i o n s o f s e r v i c e f o r s t a f f a s r e c o m m e n d e d . I t i s h o w e v e r w o r t h n o t i n g t h a t , i t i s n o t t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e M M T U A d m i n i s t r a t i o n t o d e v e l o p C o n d i t i o n s o f S e r v i c e f o r i t s s t a f f . C o n d i t i o n s o f S e r v i c e a r e d e v e l o p e d b y t h e U n i v e r s i t i e s ’ s t a f f t h e m s e l v e s u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f t h e R e g u l a t o r y B o d y - t h e T e r t i a r y E d u c a t i o n C o m m i s s i o n ( T E C ) . F u r t h e r , M M T U c o u l d n o t d e v e l o p a s t a n d a l o n e C o n d i t i o n o f S e r v i c e f o r o n l y i t s s t a f f . S t a f f o f a l l P u b l i c U n i v e r s i t i e s g e t t o g e t h e r t o d r a f t a h a r m o n i z e d p o l i c y w h i c h h a s t o g o t h r o u g h s e v e r a l l a y e r s o f s c r u t i n y a n d a p p r o v a l . C u r r e n t l y , M M T U i s o p e r a t i n g o n t h e p o l y t e c h n i c t e r m s a n d c o n d i t i o n o f s e r v i c e a s a l m o s t a l l i t s c u r r e n t s t a f f

88. 8 7 r e m e d i e d . s t a n d a r d s o f c o n d u c t t h a t s u p p o r t t h e m i s s i o n o f t h e u n i v e r s i t y . T h e s e p o l i c i e s w e r e e x a m i n e d a n d v e r i f i e d b y t h e t e a m . 8 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e u n i v e r s i t y p r o m o t e a c u l t u r e o f z e r o t o l e r a n c e t o t r i b a l i s m a n d n e p o t i s m . P r o m o t e c u l t u r e o f z e r o t o l e r a n c e t r i b a l i s m & N e p o t i s m T h e r e v i e w c o u l d n o t e s t a b l i s h t h e c l a i m o f n e p o t i s m a n d t r i b a l i s m . 1 0 0 % c o m p l i a n c e V e r i f y p o l i c y o n c u l t u r e o f z e r o t o l e r a n c e t o t r i b a l i s m a n d n e p o t i s m . 1 0 0 % A p o l i c y o n e q u a l i t y , d i v e r s i t y a n d i n c l u s i o n h a s b e e n d e v e l o p e d b y u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . T h i s p o l i c y f u r t h e r s t r e n g t h e n s t h e u n i v e r s i t y ’ s s t a n d s a g a i n s t t r i b a l i s m a n d n e p o t i s m a n d a t t h e s a m e t i m e , p r o v i d e t h e e n a b l i n g e n v i r o n m e n t t h a t p r o m o t e e q u a l i t y f o r a l l s t a f f r e g a r d l e s s o f t h e i r b a c k g r o u n d . A R E A O F F O C U S : S I P H O N I N G O F S A L A R I E S R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 9 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n h a n c e i t s o w n s o u r c e r e v e n u e g e n e r a t i o n d r i v e t o m e e t i t s b u d g e t e d o b l i g a t i o n s . % o f o w n s o u r c e r e v e n u e g e n e r a t e d t o m e e t b u d g e t l i n e W e n o t e d t h a t t h e r e w a s n o a g r e e m e n t f o r a 1 0 0 % i n c r e m e n t a n d t h e r e f o r e t h e a l l e g a t i o n o f 2 5 % c a n n o t b e s u b s t a n t i a t e d . F r o m v o u c h e r s e x a m i n e d , t h e t e a m O b s e r v e d t h a t t h e p r o v i s i o n s o f t h e E n g a g e d s t a f f a n d n e g o t i a t e f o r a n y t r a i n i n g P h y s i c a l v e r i f i c a t i o n o f e n g a g e m e n t m i n u t e s , a t t e n d a n c e . 1 0 0 % A s t r a t e g y o n O w n s o u r c e r e v e n u e g e n e r a t i o n s d r i v e h a s b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d t o m e e t b u d g e t a r y t a r g e t s . T h e u n i v e r s i t y s t r a t e g i c p l a n f o r 2 0 2 4 t o 2 0 2 8 h a s a s e c t i o n f o r f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y .

10. 9 t a k i n g i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e r e v i e w f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s , s h a r e d w i t h M M T U A d m i n i s t r a t i o n , d i s c u s s e d a n d u p d a t e d t o i n c l u d e t h e v i e w s o f M M T U A d m i n i s t r a t i o n a n d u s e d t h r o u g h o u t t h e f a c i l i t a t i o n , i m p l e m e n t a t i o n a n d m o n i t o r i n g e x e r c i s e s . T h e C P A M i n c l u d e d v a r i a b l e s f o r a n d h e l p e d i n t h e f o r m u l a t i o n o f K e y p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r s ( K P I s ) f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s , T a r g e t s O u t p u t a n d o r o u t c o m e , M e a n s o f V e r i f i c a t i o n ( M o V ) a n d i d e n t i f i e d r e s p o n s i b l e p e r s o n f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n . T h e C P A M w a s t h e m a i n t o o l u s e d i n t h e r e c o m m e n d a t i o n s i m p l e m e n t a t i o n f a c i l i t a t i o n a n d t h e m o n i t o r i n g f o r c o m p l i a n c e e x e r c i s e s . 2 T h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s ) 3 w a s t h e n c r e a t e d . T h e C o m m i t t e e w a s m a d e u p o f M M T U H i g h P r o f i l e P e r s o n n e l i n c l u d i n g t h e M M T U D e p u t y V i c e C h a n c e l l o r & V i c e P r i n c i p a l a n d t h e A C C M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t ( M & C U ) t e a m . T h e C o m m i t t e e w a s c h a i r e d b y t h e M M T U D e p u t y V i c e C h a n c e l l o r & v i c e P r i n c i p a l D r . M o h a m m e d J a l l o h w h o a l s o s e r v e d a s t h e F o c a l P e r s o n b e t w e e n t h e A C C M & C U a n d t h e M M T U d u r i n g t h e M o n i t o r i n g f o r C o m p l i a n c e I n t e r v e n t i o n . 2 T h e C P A M w a s t h e m a i n t o o l u s e d i n t h e r e c o m m e n d a t i o n s i m p l e m e n t a t i o n f a c i l i t a t i o n a n d t h e m o n i t o r i n g f o r c o m p l i a n c e e x e r c i s e s . 2 3 T h e R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n F a c i l i t a t i o n C o m m i t t e e ( R e c o m m e n d a t i o n s I m p l e m e n t a t i o n C h a m p i o n s w a s a s t a n d i n g C o m m i t t e e m a d e o f M M T U H i g h P r o f i l e d P e r s o n n e l a n d t h e A C C M & C U t e a m e s t a b l i s h e d t o p r o m o t e a n d e n s u r e t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A C C r e c o m m e n d a t i o n s w i t h i n t h e 3 m o n t h s w i n d o w o f S e c t i o n 8 o f t h e A C A , 2 0 0 8 a s a m e n d e d i n 2 0 1 9

96. 9 5 o n g o i n g f o r t h e p a y m e n t o f e n d o f s e r v i c e b e n e f i t . A R E A O F F O C U S : D E A N O F F A C U L T I E S A N D C A M P U S E S R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 2 2 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t a l l e l e c t i o n , a p p o i n t m e n t a n d r e c r u i t m e n t s o f p e r s o n s t o p o s i t i o n s a r e d o n e i n l i n e w i t h c r i t e r i a p r e s c r i b e d b y t h e A c t a n d o t h e r r e g u l a t i o n s . N u m b e r o f a p p o i n t m e n t s d o n e i n l i n e w i t h u n i v e r s i t y s e t c r i t e r i a . N u m b e r o f v a c a n t p o s i t i o n s r e c r u i t e d i n l i n e w i t h t h e A c t a n d r e g u l a t i o n . I t w a s a l s o o b s e r v e d t h a t t h e t w o d e a n s o f c a m p u s a r e M a s t e r s h o l d e r s . H o w e v e r , t h e R e g i s t r a r i n f o r m e d t h e r e v i e w t e a m t h a t s t a f f r e s t r u c t u r i n g p r o c e s s t o m a t c h u n i v e r s i t y s t a t u s i s o n g o i n g a n d t h a t e v e n t u a l l y a l l e l e c t i o n , a p p o i n t m e n t a n d r e c r u i t m e n t s o f p e r s o n s t o p o s i t i o n s w i l l b e d o n e i n l i n e w i t h q u a l i f i c a t i o n r e q u i r e m e n t s s p e c i f i e d i n t h e A c t A l l a p p o i n t m e n t d o n e i n l i n e w i t h u n i v e r s i t y c r i t e r i a . R e c r u i t a l l V a c a n t p o s i t i o n i n l i n e w i t h t h e A c t a n d r e g u l a t i o n s . V e r i f y a p p o i n t m e n t p r o c e d u r e s / c r i t e r i a V e r i f y r e c r u i t m e n t p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s . 9 5 % T h e u n i v e r s i t y h a s n o w a p p o i n t e d a n d / o r r e c r u i t e d d e a n o f f a c u l t i e s a n d c a m p u s e s i n l i n e w i t h t h e a p p r o p r i a t e l a w s a n d p r o c e d u r e s . F o r i n s t a n c e , t h e d e a n s o f f a c u l t i e s a r e n o w P h D h o l d e r s w i t h t h e e x c e p t i o n o f E n g i n e e r i n g a n d b u s i n e s s w h o a r e s t i l l m a s t e r s h o l d e r s . T h i s i s d u e t o t h e f a c t t h a t i t i s d i f f i c u l t t o c o m e b y a P h D h o l d e r i n t h e f i e l d o f e n g i n e e r i n g a n d b u s i n e s s a n d w h o a r e r e a d y o r w i l l i n g t o l e c t u r e o n f u l l t i m e b a s i s .

70. 6 9 4 7 T h e p r o c u r e m e n t d e p a r t m e n t s h o u l d a t a l l t i m e s k e e p p r o c u r e m e n t r e c o r d s f o r a n a u d i t t r a i l . I t m a y b e u s e f u l t o o r g a n i z e t h e r e g i s t r y f i l e i n s e c t i o n s t o e a s e r e t r i e v a l o f i n f o r m a t i o n . A t t h e v e r y l e a s t , t h e f i l e s s h o u l d i n c l u d e t h e d o c u m e n t s l i s t e d b e l o w .  B i d d o c u m e n t s  E v a l u a t i o n r e p o r t  D e l i v e r y a n d c e r t i f i c a t i o n o f c o m p l e t i o n % o f p r o c u r e m e n t r e c o r d s t h a t a r e k e p t . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d n o t e d t h a t t h e s e r e c o r d s w e r e o n l y m a i n t a i n e d a t t h e s t o r e s w i t h n o c o p i e s k e p t b y t h e p r o c u r e m e n t o f f i c e . 1 0 0 % o f p r o c u r e m e n t r e c o r d s k e p t . V e r i f y p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s a n d r e c o r d s . 1 0 0 % P r o c u r e m e n t f i l e s o r r e c o r d s f o r a s a m p l e o f p r o c u r e m e n t s w e r e p r e s e n t e d t o t h e t e a m , e x a m i n e d a n d v e r i f i e d . T h i s t h e r e f o r e m e a n s t h a t , a l p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s a r e n o w f i l e d b y t h e p r o c u r e m e n t u n i t f o r e a s y o f r e f e r e n c e e s p e c i a l l y w h e n t h e y a r e n e e d e d f o r a c c o u n t a b i l i t y p u r p o s e . A R E A O F C O N C E R N : E S T A T E M A N A G E M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 4 8 T h e r e v i e w o b s e r v e d t h a t t h e u n i v e r s i t y l a c k s a n e s t a t e s t r a t e g y a n d i t s e s t a t e d e p a r t m e n t l a c k s s t r a t e g i c f o c u s . A n e s t a t e S t r a t e g y i s D e v e l o p e d T h e r e v i e w o b s e r v e d t h a t t h e u n i v e r s i t y l a c k s a n e s t a t e s t r a t e g y a n d i t s e s t a t e d e p a r t m e n t l a c k s s t r a t e g i c f o c u s . A n a p p r o v e d E s t a t e S t r a t e g y D e v e l o p e d V e r i f y t h e a p p r o v e d E s t a t e S t r a t e g y 1 0 0 % T h e r e i s n o w a n e s t a t e s t r a t e g y d e v e l o p e d b y u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . A d d i t i o n a l l y , e s t a t e m a n a g e m e n t l i k e m a n y o t h e r a r e a s o f t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n w a s c a r e f u l l y c a p t u r e d i n t h e u n i v e r s i t y ’ s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 s t r a t e g i c p l a n , w h i c h

60. 5 9 p a y m e n t v e r i f i c a t i o n . 2 8 T h e r e v i e w t e a m r e c o m m e n d s t h a t t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t e s t a b l i s h a m e c h a n i s m t o k e e p t r a c k o f w i t h h o l d i n g t a x a n d e n s u r e p r o m p t p a y m e n t % o f w i t h h o l d i n g t a x d e d u c t e d , p a i d t o N R A T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d d e l a y s i n t h e p a y m e n t o f w i t h h o l d i n g t a x a f t e r d e d u c t i o n s f r o m t h e s u p p l i e r ’ s a m o u n t w h i c h r e s u l t e d i n t o t h e u n i v e r s i t y a c c r u i n g h u g e a m o u n t . 1 0 0 % o f w i t h h o l d i n g t a x d e d u c t e d , p a i d t o N R A T r a c e t a x w i t h h e l d t o t h e N R A r e c e i p t s t o c o n f i r m p a y m e n t 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y n o w p a y s w i t h h o l d i n g t a x d e d u c t e d f r o m s u p p l i e s t o N R A a n d o n t i m e . N R A r e c e i p t s c o n f i r m i n g p a y m e n t o f w i t h h o l d i n g t a x e s d e d u c t e d f r o m s u p p l i e r s a n d o n t i m e w e r e v e r i f i e d . . . 2 9 T o a v o i d e n t a n g l e m e n t a n d d i s c r e p a n c i e s b e t w e e n p a y r o l l a n d s t a f f l i s t , i t i s r e c o m m e n d e d t h a t p a y r o l l a n d s t a f f l i s t r e c o n c i l i a t i o n b e d o n e o n m o n t h l y b a s i s a n d o u t c o m e w e l l d o c u m e n t e d . P a y r o l l a n d s t a f f l i s t a r e r e c o n c i l e d m o n t h l y T h e t e a m i n a n i n t e r v i e w w i t h t h e H R o n h e r r o l e i n t h e m a n a g e m e n t o f t h e p a y r o l l o b s e r v e d t h a t , o t h e r t h a n , r e t i r e m e n t s , d i s m i s s a l s a n d R e s i g n a t i o n o f s t a f f i s n o t c o m m u n i c a t e d t o t h e F i n a n c e U n i t . T h e r e i s n o r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n F i n a n c e a n d H R o n p a y m e n t o f s a l a r i e s a n d a l l o w a n c e s . I n e s s e n c e , t h e p a y r o l l i s n o t i n f o r m e d b y t h e s t a f f l i s t - e a c h p l a y e r i s w o r k i n g i n d e p e n d e n t l y . A p p r o v e d P a y r o l l a n d s t a f f l i s t r e c o n c i l e d m o n t h l y V e r i f y t h e a p p r o v e d m o n t h l y s t a f f l i s t a n d p a y r o l l r e c o n c i l i a t i o n s t a t e m e n t 1 0 0 % A l l p a y m e n t t o s t a f f a r e d o n e d i r e c t l y i n t o t h e i r b a n k a c c o u n t . P e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n a r e n o w p e r f o r m e d .

71. 7 0 f u r t h e r p r o v i d e s s t r a t e g i c d i r e c t i o n a n d g u i d a n c e o n e s t a t e m a n a g e m e n t a n d v a l u e c r e a t i o n o v e r t h e n e x t 5 y e a r s . 4 9 T h e e s t a t e d e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a n d o p e r a t i o n a l i z e p o l i c i e s f o r i t s o p e r a t i o n s i n c l u d i n g u p k e e p a n d m a i n t e n a n c e . A n E s t a t e O p e r a t i o n a l P o l i c y i s d e v e l o p e d D u r i n g t h e r e v i e w p r o c e s s , t h e t e a m o b s e r v e d t h a t t h e E s t a t e d e p a r t m e n t l a c k s t h e r e l e v a n t p o l i c i e s t o g u i d e t h e o p e r a t i o n s o f t h e d e p a r t m e n t . T h e p o l i c i e s o n t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f F i x e d A s s e t s , s t o r e i t e m s a n d o t h e r v a l u a b l e s o w n e d b y t h e U n i v e r s i t y a r e a l l i n i t s d r a f t s t a g e A n E s t a t e O p e r a t i o n a l P o l i c y d e v e l o p e d V e r i f y t h e a p p r o v e d E s t a t e O p e r a t i o n a l P o l i c y d e v e l o p e d 1 0 0 % I n l i n e w i t h t h e s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , a d r a f t E s t a t e O p e r a t i o n a l P o l i c y h a s b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y . H o w e v e r , t h i s e s t a t e p o l i c y i s y e t t o b e a p p r o v e d b y t h e u n i v e r s i t y c o u r t b e c a u s e , t h e c o u r t i s y e t t o m e e t . T h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n i s o p t i m i s t i c t h a t t h e d r a f t e s t a t e p o l i c y w o u l d b e a p p r o v e d b y t h e u n i v e r s i t y c o u r t w h e n t h e c o u r t m e e t s . T h e t i m i n g f o r t h e s i t t i n g o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t i s b e y o n d t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . 5 0 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a n A s s e t M a n a g e m e n t P o l i c y . A n a s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y i s d e v e l o p e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e e s t a t e o f f i c e d o e s n o t p r e p a r e a n n u a l w o r k p l a n t o g u i d e i t s a c t i v i t i e s f o r t h e y e a r . A n a s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y d e v e l o p e d V e r i f y t h e a p p r o v e d a s s e t s m a n a g e m e n t p o l i c y . 1 0 0 % A n A s s e t M a n a g e m e n t P o l i c y h a s n o w b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d . T h i s p o l i c y i s n o w e n h a n c i n g t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e u n i v e r s i t y ’ s a s s e t s f r o m t h e f t a n d d a m a g e s .

95. 9 4 n e x t p a y m e n t t o b e r e c e i v e d f r o m t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e . T h i s s h o w e d t o t a l c o m m i t m e n t f r o m b o t h t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a a n d t h e M M T U a d m i n i s t r a t i o n t o f u l l y c o m p l y w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . B e l o w i s a s u m m a r y o f t h e E n d o f S e r v i c e b e n e f i t p a i d a n d t h e o u t s t a n d i n g a m o u n t . 2 0 A n y t e r m i n a l b e n e f i t e m a n a t i n g f r o m r e t i r e m e n t , r e s i g n a t i o n s h o u l d b e p r o p e r l y b u d g e t e d f o r i n t h e a n n u a l b u d g e t . B u d g e t t e r m i n a l b e n e f i t , r e t i r e m e n t , r e s i g n a t i o n a n n u a l l y P a y m e n t o f r e t i r e m e n t , r e s i g n a t i o n d e l a y e d A n n u a l b u d g e t f o r t e r m i n a l , r e s i g n a t i o n a n d r e t i r e m e n t b e n e f i t V e r i f y a n n u a l b u d g e t 1 0 0 % T h e 2 0 2 4 b u d g e t o f t h e u n i v e r s i t y c a p t u r e d p r o v i s i o n f o r r e s i g n a t i o n , r e t i r e m e n t a n d o t h e r t e r m i n a l b e n e f i t s p a y m e n t . 2 1 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d c o n t i n u e t o e n g a g e t h e M O F t o e n s u r e a l l o t h e r b e n e f i t s a s a r e s u l t o f t h e t r a n s i t i o n f r o m p o l y t e c h n i c t o U n i v e r s i t y a r e p a i d w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e l i n e . E n g a g e d M O F t i m e l y p a y m e n t o f b e n e f i t . T h e r e v i e w t e a m f o u n d o u t t h a t t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e t h r o u g h T E C h a s a g r e e d t o m a k e t h e s e P a y m e n t s a n d t h e r e i s a c o r r e s p o n d e n c e t o t h e e f f e c t w h i c h w a s p r o v i d e d t o t h e t e a m . A c o m p r e h e n s i v e l i s t o f b e n e f i c i a r i e s h a s b e e n p r e p a r e d a n d s e n t t o t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e b y t h e U n i v e r s i t y . T h e p r o c e s s i s 1 0 0 % p a y m e n t o f b e n e f i t V e r i f y l i s t o f s t a f f o n t r a n s i t i o n f r o m p o l y t e c h n i c t o u n i v e r s i t y 1 0 0 % A s i n d i c a t e d i n # 1 9 a n d # 2 0 a b o v e t h e a d m i n i s t r a t i o n h a s e n s u r e d t h e p a y m e n t o f 4 6 % o f e n d o f s e r v i c e b e n e f i t t o a l l s t a f f o f t h e t h e n M i l t o n M a r g a i C o l l e g e o f E d u c a t i o n a n d T e c h n o l o g y a n d p r o v i d i n g f o r A n y t e r m i n a l b e n e f i t e m a n a t i n g f r o m r e t i r e m e n t , r e s i g n a t i o n i n i t s a n n u a l b u d g e t r e s p e c t i v e l y .

65. 6 4 C a m p u s e s a n d a n o t h e r t o a s s i s t t h e H u m a n R e s o u r c e s M a n a g e r a t t h e G o d e r i c h c a m p u s . e n o u g h . O f f i c e r s i n e a c h o f t h e c a m p u s e s . A d d i t i o n a l l y , t h e r e a r e s u b s t a n t i v e A d m i n i s t r a t i o n o f f i c e r s i n a l l t h r e e c a m p u s e s w h o h a d p a r t o f t h e i r j o b r e s p o n s i b i l i t i e s , t o p e r f o r m H R f u n c t i o n s . N e v e r h a d t h e s e o f f i c i a l s i n a l l t h e c a m p u s e s u n d e r p e r f o r m i n d i s c h a r g i n g t h e i r v a r i o u s H R f u n c t i o n s . F u r t h e r m o r e , t h e u n i v e r s i t y a t t h e m o m e n t i s n o t i n t h e f u l l c a p a c i t y t o r e c r u i t s p e c i a l H R o f f i c e r s d u e t o b u d g e t a r y c o n s t r a i n t . 3 9 M o n i t o r i n g o f s t a f f a t t e n d a n c e s h o u l d b e c a r r i e d o u t a c r o s s t h e t h r e e c a m p u s e s u n i f o r m l y . M o n i t o r i n g r e p o r t o n s t a f f a t t e n d a n c e s h o u l d b e p r o d u c e d o n a w e e k l y , m o n t h l y , q u a r t e r l y a n d y e a r l y b a s i s t o i n f o r m m a n a g e m e n t ’ s  S t a f f A t t e n d a n c e R e g i s t e r i s p u t i n u s e i n a l l t h r e e c a m p u s e s .  S t a f f a t t e n d a n c e R e p o r t i s p r o d u c e d e v e r y m o n t h . T h e u n i v e r s i t y m a n a g e m e n t i n a n e f f o r t t o t a c k l e a b s e n t e e i s m , l a t e n e s s a n d t r u a n c y i n s t i t u t e d a b i o m e t r i c s y s t e m o f r e g i s t e r i n g s t a f f a t t e n d a n c e a t w o r k i n a l l c a m p u s e s . H o w e v e r , t h e b i o m e t r i c s y s t e m i s n o l o n g e r w o r k i n g i n t o t o m o n i t o r t h e a t t e n d a n c e o f w o r k e r s t o w o r k .  S t a f f A t t e n d a n c e R e g i s t e r i s p u t i n u s e i n a l l t h r e e c a m p u s e s .  S t a f f a t t e n d a n c e R e p o r t p r o d u c e d e v e r y m o n t h V e r y :  T h e a t t e n d a n c e R e g i s t e r i n e a c h o f t h e 3 c a m p u s e s .  V e r i f y t h e m o n t h l y s t a f f r e p o r t s . 1 0 0 % I n c o m p l i a n c e w i t h r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , t h e u n i v e r s i t y n o w e f f e c t i v e l y m o n i t o r s i t s s t a f f a t t e n d a n c e i n a l l t h r e e c a m p u s e s . S t a f f a t t e n d a n c e r e g i s t e r s , s t a f f l i s t s , a n d m o n t h l y r e p o r t s o n s t a f f a t t e n d a n c e i n r e s p e c t o f a l l t h e c a m p u s e s ( B r o o k f i e l d s , C o n g o c r o s s , a n d m a i n G o o d r i c h C a m p u s ) w e r e

79. 7 8 t h e d i r e c t i o n o f t h e i r a u d i t . a u d i t o r a n d a u d i t e d d e p a r t m e n t s i n t h e c o n d u c t o f a n i n t e r n a l a u d i t . 6 7 T h e H e a d o f I n t e r n a l A u d i t s h o u l d s u b m i t t h e l i s t o f m e m b e r s t h a t m a k e u p t h e A u d i t c o m m i t t e e o f t h e u n i v e r s i t y A n A u d i t C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d L i s t o f I n t e r n a l A u d i t c o m m i t t e e m e m b e r s i s n o t m a d e a v a i l a b l e A n A u d i t C o m m i t t e e e s t a b l i s h e d  V e r i f y t h e l i s t o f A u d i t c o m m i t t e e m e m b e r s  V e r i f y m i n u t e s o f A u d i t C o m m i t t e e m e e t i n g s . 9 0 % A n I n t e r n a l A u d i t C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d a t M M T U . T h e l i s t c o n t a i n i n g t h e n a m e s o f A u d i t C o m m i t t e e m e m b e r s w a s v e r i f i e d . T h o u g h t h e c o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d i n l i n e w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n , t h e a u d i t c o m m i t t e e m e m b e r s a r e n o t i n d e p e n d e n t a s t h e y a r e m a d e u p o f d e p a r t m e n t a l h e a d s t h a t t h e a u d i t o r i s m e a n t t o a u d i t . T h i s w i l l d e f e a t t h e p u r p o s e o f a n a u d i t c o m m i t t e e . T h o u g h t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n h a s t a k e n g r e a t s t e p s t o c o m p l y w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n , w e f u r t h e r a d v i c e t h a t t h e a u d i t c o m m i t t e e b e r e c o n s t i t u t e d t o i n c l u d e o n l y i n d e p e n d e n t m e m b e r s o f 3 , o r 5 o r 7 a s p e r b e s t p r a c t i c e . 6 8 M a n a g e m e n t s h o u l d e n s u r e t h a t t h e n e c e s s a r y b u d g e t a l l o c a t i o n f o r I n t e r n a l a u d i t b e p r o v i d e d A b u d g e t l i n e i s p r o v i d e d t o I n t e r n a l A u d i t I n t e r n a l a u d i t p l a n s w e r e m a i n t a i n e d f o r t h e p e r i o d u n d e r r e v i e w . H o w e v e r , A u d i t i s d o n e s p o r a d i c a l l y . T h a t i s , b a s e d o n t h e A b u d g e t l i n e p r o v i d e d t o I n t e r n a l A u d i t V e r i f y t h e a p p r o v e d b u d g e t t o c o n f i r m t h a t a b u d g e t l i n e i s p r o v i d e d t o I n t e r n a l A u d i t . 1 0 0 % T h e r e i s n o w b u d g e t a l l o c a t i o n t o t h e I n t e r n a l A u d i t f u n c t i o n t h o u g h s u b s u m e d i n t h e b u d g e t l i n e o f t h e V i c e C h a n c e l l o r

62. 6 1 r e s o u r c e s o f t h e u n i v e r s i t y f o r e f f e c t i v e s e r v i c e d e l i v e r y . 3 1 C o m m u n i c a t e d t h e H R h a n d b o o k t o a l l s t a f f o f t h e U n i v e r s i t y e i t h e r i n f o r m o f s e n s i t i z a t i o n o r c o p i e s d i s t r i b u t e d t o e a c h s t a f f m e m b e r . % o f s t a f f t h a t h a v e t h e H R P o l i c y . I t w a s a l s o o b s e r v e d t h a t t h e H u m a n R e s o u r c e h a n d b o o k a n d o t h e r p o l i c i e s w e r e n o t c o m m u n i c a t e d t o s t a f f m e m b e r s . O f t h e u n i v e r s i t y 1 0 0 % o f s t a f f t h a v e t h e H R P o l i c y . I n t e r v i e w a s a m p l e o f 2 0 s t a f f t o c o n f i r m t h a t t h e y h a v e t h e H R P o l i c y 9 0 % J u s t a s i n # 3 0 a b o v e , T h e u n i v e r s i t y n o w h a s a H R P o l i c y o r h a n d b o o k . A d d i t i o n a l l y , p a g e 2 4 o f t h e u n i v e r s i t y ’ s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 s t r a t e g i c p l a n c l e a r l y d i r e c t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n t o p e r i o d i c a l l y d e v e l o p , r e v i e w a n d u p d a t e a l l i n t e r n a l H R p o l i c i e s , g u i d a n c e a n d r e g u l a t i o n s a n d m a k e t h e m c o n s i s t e n t w i t h t h e n a t i o n a l l a b o r l a w s . 3 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a w e l l - c r a f t e d H R s t r a t e g y b e d e v e l o p e d t o d i r e c t t h e p a t h w a y t h e H R d e p a r t m e n t s h o u l d t a k e s o a s t o c o n t r i b u t e i m m e n s e l y t o t h e a c h i e v e m e n t o f t h e g o a l o f t h e u n i v e r s i t y . A H R P o l i c y i s d e v e l o p e d . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e H R d e p a r t m e n t d o e s n o t h a v e a s t r a t e g y t o d i r e c t h e r p a t h w a y t o a c h i e v i n g t h e o v e r a l l o b j e c t i v e o f t h e U n i v e r s i t y . A n a p p r o v e d H R P o l i c y d e v e l o p e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d H R p o l i c y 9 5 % T h e H R p o l i c y d e v e l o p e d , c l e a r l y d e f i n e t h e s t r a t e g i e s a n d p a t h w a y s r e g a r d i n g t h e a c q u i s i t i o n , d e v e l o p m e n t a n d m a n a g e m e n t o h u m a n r e s o u r c e s o f t h e U n i v e r s i t y f o r E f f e c t i v e S e r v i c e D e l i v e r y . T h e d e v e l o p m e n t o f t h i s H R p o l i c y w a s d o n e i n c o n s u l t a t i o n a n d i n v o l v e m e n t o f a l l h e a d s o f d e p a r t m e n t s f o r t h e i r i n p u t s o r c o n t r i b u t i o n s .

73. 7 2 a c q u i s i t i o n a n d D i s p o s a l a t a n y g i v e n p e r i o d . 5 5 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d m a i n t a i n p r o p e r c o d i n g o f A s s e t s . % o f t h e U n i v e r s i t y a s s e t s t h a t a r e c o d e d I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e U n i v e r s i t y d o e s n o t m a i n t a i n p r o p e r c o d i n g o f A s s e t s . 1 0 0 % o f t h e U n i v e r s i t y a s s e t s a r e c o d e d I n s p e c t a s a m p l e o f a s s e t s t o c o n f i r m t h a t t h e y a r e c o d e d . 1 0 0 % A s a m p l e o f f i x e d a s s e t s i n s p e c t e d c o n f i r m e d t h a t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n n o w p r o p e r l y c o d e a l l t h e a s s e t s o f t h e u n i v e r s i t y 5 6 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a n d o p e r a t i o n a l i z e d a n A s s e t D i s p o s a l O o l i c y . D e v e l o p e d d i s p o s a b l e a s s e t p o l i c y F i x e d A s s e t d i s p o s a l f o r m s a m a j o r p a r t o f A s s e t m a n a g e m e n t a n d c o n t r o l l e d . H o w e v e r , t h e r e v i e w t e a m d i s c o v e r e d t h a t t h e r e i s n o p o l i c y o n d i s p o s a l o f f i x e d A s s e t A p p r o v e d d i s p o s a b l e a s s e t p o l i c y V e r i f y t h e a p p r o v a l A s s e t D i s p o s a b l e p o l i c y 1 0 0 % T h o u g h M M T U h a s n o t d e v e l o p e d a s e p a r a t e o r s t a n d a l o n e A s s e t D i s p o s a l P o l i c y , B u t t h e A s s e t M a n a g e m e n t p o l i c y h a s a s e c t i o n t h a t p r o v i d e s g u i d a n c e o n a s s e t s d i s p o s a l . I t i s a l s o w o r t h n o t i n g t h a t d e t a i l e d a n d s p e c i f i c g u i d a n c e o n t h e d i s p o s a l o f p u b l i c a r e c o n t a i n e d o n t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t . 2 0 1 6 A R E A O F F O C U S : S T O R E S M A N A G E M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 5 7 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a n d o p e r a t i o n a l i z e d a s t o r e s m a n a g e m e n t m a n u a l i n l i n e w i t h g o v e r n m e n t A S t o r e M a n a g e m e n t P o l i c y i s d e v e l o p e d . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o s t o r e s m a n a g e m e n t p o l i c y o r m a n u a l i n o p e r a t i o n . A S t o r e M a n a g e m e n t P o l i c y d e v e l o p e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d S t o r e s M a n a g e m e n t P o l i c y 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y i s u s i n g t h e s t o r e r u l e s o f 1 9 6 3 a n d w a s m a d e a v a i l a b l e t o t h e t e a m f o r v e r i f i c a t i o n .

89. 8 8 a g r e e m e n t w e r e f o l l o w e d i . e . t h e 7 5 % i n c r e m e n t w e r e h o n o r e d o v e r s p e c i f i c p e r i o d o f t i m e . A c c o r d i n g l y , K e y a c t i v i t i e s t h a t w i l l d r i v e t h i s f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y a s c a p t u r e d i n t h e a f o r e s a i d s t r a t e g i c p l a n i n c l u d e ; g r a n t w r i t i n g , d e v e l o p p u b l i c – p r i v a t e p a r t n e r s h i p a n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f a n e n d o w m e n t f u n d a m o n g s t o t h e r s . 1 0 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d b u d g e t f o r p a y m e n t o f a l l o w a n c e s t o a v o i d f u t u r e i n c i d e n c e s . % o f b u d g e t f o r p a y m e n t o f a l l o w a n c e s N o b u d g e t f o r p a y m e n t o f a l l o w a n c e s t h a t w o u l d a v o i d f u t u r e i n c i d e n c e s . 1 0 0 % b u d g e t p r e p a r e f o r p a y m e n t o f a l l o w a n c e s V e r i f y b u d g e t f o r p a y m e n t o f a l l o w a n c e s 1 0 0 % A l l o w a n c e s a r e n o w b u d g e t e d f o r . T h e 2 0 2 4 b u d g e t o f t h e u n i v e r s i t y d o c u m e n t s a l l o w a n c e s t e a m t o e n s u r e c o n f i r m a t i o n a n d c o m p l i a n c e . 1 1 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e a l l o u t s t a n d i n g a l l o w a n c e s a r e p a i d . % o f o u t s t a n d i n g a l l o w a n c e s p a i d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d m a r k e d d e l a y s i n t h e p a y m e n t o f t h e s e a l l o w a n c e s . 1 0 0 % p a y m e n t o f a l l o w a n c e s . V e r i f y p a y m e n t v o u c h e r . 1 0 0 % A l l ( 1 0 0 % ) o f o u t s t a n d i n g a l l o w a n c e s h a v e b e e n p a i d t o s t a f f . S t a f f w e r e e n g a g e d a n d d o c u m e n t e x a m i n e d i n v e r i f y i n g t h i s 1 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a l l o p e r a t i o n s a n d d e c i s i o n m a k i n g o f t h e U n i v e r s i t y s h o u l d b e b a s e d o n e s t a b l i s h e d p o l i c i e s , r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s . % o f o p e r a t i o n s & d e c i s i o n m a k i n g c o n d u c t e d i n l i n e w i t h p o l i c i e s a n d g u i d e l i n e s O p e r a t i o n s a n d d e c i s i o n m a k i n g o f t h e U n i v e r s i t y d o e s n o t c o n d u c t b a s e d o n e s t a b l i s h e d p o l i c i e s , r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s . 1 0 0 % o f o p e r a t i o n s a n d d e c i s i o n m a k i n g d o n e i n l i n e w i t h p o l i c i e s a n d r e g u l a t i o n s V e r i f y p o l i c i e s o n o p e r a t i o n s o f t h e u n i v e r s i t y 1 0 0 % M a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y p r e s e n t e d t o t h e m o n i t o r i n g t e a m v a r i o u s p o l i c y d o c u m e n t s t h a t s u p p o r t t h a t o p e r a t i o n s a n d d e c i s i o n s o f t h e u n i v e r s i t y r e b a s e d o n e s t a b l i s h e d p o l i c i e s ,

59. 5 8 o p e r a t i o n a l i z e t h e p r i c e n o r m f o r t h e w o r k s h o p s . w o r k s h o p . c r o s s w o r k s h o p s 1 0 0 % C o n g o c r o s s a n d m a i n G o o d r i c h c a m p u s ) . T h e s e v a r i o u s p r i c e n o r m s a r e b e i n g o p e r a t i o n a l i z e d a n d s a m p l e o f r e c e i p t s w e r e v e r i f i e d b y t h e t e a m f o r c o n s i s t e n c y 2 6 T h e f i n a n c e d e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a n d o p e r a t i o n a l i z e d t h e p r i c e n o r m f o r t h e w o r k s h o p s . T h e P r i c e N o r m i s o p e r a t i o n a l i z e d ( P u t i n t o p r a c t i c e ) T h e r e i s n o p r i c e n o r m i n t h e o p e r a t i o n o f w o r k s h o p a t B r o o k f i e l d , a n d C o n g o c r o s s T h e P r i c e n o r m o p e r a t i o n a l i z e d ( P u t i n t o p r a c t i c e ) T r a c e a s a m p l e o f r e c e i p t s i n r e s p e c t o f t h e w o r k s h o p s t o t h e p r i c e n o r m t o c o n f i r m c o n s i s t e n c y . 1 0 0 % P r i c e n o r m s a r e n o w a v a i l a b l e i n a l l t h e t h r e e c a m p u s e s ( B r o o k f i e l d s , C o n g o c r o s s a n d m a i n G o o d r i c h c a m p u s ) . T h e s e v a r i o u s p r i c e n o r m s a r e b e i n g o p e r a t i o n a l i z e d a n d s a m p l e o f r e c e i p t s w e r e v e r i f i e d b y t h e t e a m f o r c o n s i s t e n c y l e v e l . S a m p l e s o f r e c e i p t s a n d o t h e r p a y m e n t d o c u m e n t b y t h e t e a m f o r c o n s i s t e n c y a s a g a i n s t t h e p r i c e n o r m . A R E A O F F O C U S : W I T H H O L D I N G T A X R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 2 7 T h e r e v i e w t e a m r e c o m m e n d s t h a t t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t e s t a b l i s h a m e c h a n i s m t o k e e p t r a c k o f w i t h h o l d i n g t a x a n d e n s u r e p r o m p t A W i t h h o l d i n g t a x t r a c k i n g m e c h a n i s m i s d e v e l o p e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d d e l a y s i n t h e p a y m e n t o f w i t h h o l d i n g t a x a f t e r d e d u c t i o n s f r o m t h e s u p p l i e r ’ s a m o u n t w h i c h r e s u l t e d i n t o t h e u n i v e r s i t y a c c r u i n g h u g e a m o u n t . A W i t h h o l d i n g t a x t r a c k i n g m e c h a n i s m d e v e l o p e d V e r i f y w i t h h o l d i n g t a x m e c h a n i s m d e v e l o p e d . 1 0 0 % W i t h h o l d i n g t a x s c h e d u l e o r m e c h a n i s m h a s n o w b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y d e v e l o p e d b y t h e f i n a n c e d e p a r t m e n t . T h e s c h e d u l e w a s p r e s e n t e d t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r

85. 8 4 3 T h e U n i v e r s i t y c o u r t s h o u l d r e v i e w a l l c o n t e s t e d d i s m i s s a l s a n d c o m e u p w i t h a r e p o r t o n e m o n t h a f t e r t h e l a u n c h o f r e v i e w . T h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f i s r e v i e w e d . T h e d i s m i s s a l o f a c a d e m i c s t a f f d o e s n o t g o v e r n b y U n i v e r s i t y S t a t u t e s a n d o t h e r l a b o r l a w s . L a i d d o w n p r o c e d u r e a n d p o l i c y m u s t b e f o l l o w e d f o r e v e r y d i s m i s s a l . T h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f r e v i e w e d . E x a m i n e t h e a p p r o v e d r e p o r t o n t h e r e v i e w o f a l l c o n t e s t e d d i s m i s s a l s . 1 0 0 % F o l l o w i n g t h e a p p e a l o f f o u r d i s m i s s e d s t a f f , t h e i r l e t t e r s o f a p p e a l w e r e s e n t t o t h e u n i v e r s i t y c o u r t b y t h e A g . R e g i s t r a r o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t f o r c o n s i d e r a t i o n . C a r e f u l l y , t h e u n i v e r s i t y c o u r t r e v i e w e d b o t h a p p e a l s a s w e l l a s c o n t e s t e d d i s m i s s a l s . E v i d e n c e o f t h e u n i v e r s i t y c o u r t d e c i s i o n s o n t h e r e v i e w o f a l l a p p e a l s a n d c o n t e s t e d d i s m i s s a l s w a s m a d e a v a i l a b l e t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . A R E A O F F O C U S : N E P O T I S M A N D T R I B A L I S M R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a l l o p e r a t i o n s a n d d e c i s i o n m a k i n g o f t h e U n i v e r s i t y s h o u l d b e b a s e d o n e s t a b l i s h e d p o l i c i e s , r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s . T h e s e p o l i c i e s s h o u l d c r e a t e l i t t l e r o o m f o r E s t a b l i s h e d a n t i - t r i b a l i s m a n d n e p o t i s m p o l i c y T h e r e v i e w t e a m n o t e d f r o m t h e d i s c i p l i n a r y r e p o r t t h a t M r . B a h w a s a w i t n e s s a n d w a s n o t s u b j e c t t o a n y i n v e s t i g a t i o n . F u r t h e r m o r e , f r o m t h e r e p o r t w e n o t e d t h a t a l l d u e p r o c e s s e s w e r e f o l l o w e d . T r a n s p a r e n t i m p l e m e n t a t i o n o f p o l i c y V e r i f y e s t a b l i s h e d a n t i - n e p o t i s m p o l i c y 1 0 0 % I n l i n e w i t h t h e A C C S y s t e m s a n d P r o c e s s R e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , a p o l i c y o n E q u a l i t y , D i v e r s i t y a n d I n c l u s i o n h a s b e e n d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d b y t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n . T h i s p o l i c y d o e s n o t o n l y p r o m o t e i n c l u s i o n a n d

57. 5 6 m a n u a l a n d s t a t u t e s w i t h b u t t h e m a n u a l i s n o t b e e n f u l l y f o l l o w e d . F o r e x a m p l e , t h e m a n u a l c a l l s f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f a b u d g e t c o m m i t t e e t o g u i d e t h e b u d g e t p r o c e s s - t h i s h a s n o t b e e n i m p l e m e n t e d c o m p l i e d w i t h t r a c e t h e m t o t h e F i n a n c e m a n u a l t o c o n f i r m a d h e r e n c e . 1 0 0 % F i n a n c i a l M a n u a l . S a m p l e s o f P a y m e n t v o u c h e r s e x a m i n e d . S h o w e d t h a t a l l f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s n o w s t r i c t l y a d h e r e s t o t h e f i n a n c i a l m a n u a l o f t h e u n i v e r s i t y . 2 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e f i n a n c i a l m a n a g e r s h o u l d p e r f o r m r e g u l a r ( a t l e a s t m o n t h l y ) f i n a n c i a l r e v i e w o f t h e U n i v e r s i t y . # o f f i n a n c i a l R e v i e w i s c o n d u c t e d e v e r y q u a r t e r . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t m o n t h l y f i n a n c i a l r e v i e w s a r e n o t C o n d u c t e d . 1 ( O n e ) f i n a n c i a l R e v i e w c o n d u c t e d e v e r y q u a r t e r V e r i f y q u a r t e r l y F i n a n c i a l R e v i e w R e p o r t s . 1 0 0 % A s r e c o m m e n d e d , p e r i o d i c f i n a n c i a l s t a t u s r e p o r t s a r e n o w p r e p a r e d b y t h e d i r e c t o r a t e o f f i n a n c e a n d d i s c u s s e d b y t h e f i n a n c e c o m m i t t e e o f t h e U n i v e r s i t y . S a m p l e s o f p e r i o d i c f i n a n c i a l s t a t u s r e p o r t s w e r e v e r i f i e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m . A R E A O F F O C U S : O W N S O U R C E R E V E N U E R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 2 3 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a s t r a t e g y t o m a x i m i z e o w n s o u r c e r e v e n u e . A r e v e n u e i n c r e m e n t S t r a t e g y i s d e v e l o p e d . T h e r e v i e w t e a m a l s o o b s e r v e d t h a t t h e r e s e e m t o b e n o d o c u m e n t e d s t r a t e g y i n p l a c e t o m a x i m i z e o w n s o u r c e r e v e n u e . A r e v e n u e i n c r e m e n t S t r a t e g y d e v e l o p e d . E x a m i n e t h e S t r a t e g i c P l a n t o c o n f i r m t h a t t h e r e i s a r e v e n u e i n c r e m e n t s t r a t e g y . 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y h a s i n i t s 2 0 2 4 – 2 0 2 8 s t r a t e g i c p l a n i n c l u d e d a s e c t i o n f o r f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y . T h a t s e c t i o n , d o c u m e n t e d a r e v e n u e g e n e r a t i o n s t r a t e g y f o r t h e u n i v e r s i t y i n c l u d i n g “ G r a n t a n d p r o p o s a l w r i t i n g . ” D u r i n g t h e m o n i t o r i n g p r o c e s s , t h e m o n i t o r i n g t e a m v e r i f i e d a g r a n t o f $ 1 2 0 , 0 0 0 f o r

87. 8 6 5 T h e a c t i v i t i e s o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e s h o u l d b e c o n d u c t e d i n a t r a n s p a r e n t a n d a c c o u n t a b l e m a n n e r . T r a n s p a r e n t a n d a c c o u n t a b l e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a c t i o n s . T h e r e p o r t r e v i e w o n t r i b a l i s m i l l u s t r a t e s t h a t d u e p r o c e s s w a s f o l l o w e d a n d m a d e r e c o m m e n d a t i o n s w i t h r e g a r d s t e r m i n a t i o n s a n d r e i n s t a t e m e n t o n i n d i v i d u a l s r e p o r t e d t o t h e c o m m i t t e e . t r a n s p a r e n t a n d a c c o u n t a b l e d i s c i p l i n a r y C o m m i t t e e V e r i f y d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a c t i o n s 1 0 0 % D e c i s i o n o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e r e g a r d i n g t e r m i n a t i o n s a n d r e i n s t a t e m e n t s w a s t r a n s p a r e n t . T h e s y s t e m s a n d p r o c e s s r e v i e w r e p o r t i t s e l f i n d i c a t e d t h a t , d u e p r o c e s s e s w e r e f o l l o w e d o n a l l a c t i o n s o f t h e d i s m i s s a l . 6 A c t i v i t i e s o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e s h o u l d b e p r o p e r l y d o c u m e n t e d a n d o u t c o m e s a n d b a s i s r e p o r t e d . N u m b e r o f d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a c t i v i t i e s d o c u m e n t e d . A l l a c t i o n s t a k e n a g a i n s t i n d i v i d u a l s w a s b a s e d o n a c t i o n s t a k e n a g a i n s t / i n f a v o u r o f i n d i v i d u a l s w e r e d o n e i n l i n e w i t h r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e d i s c i p l i n a r y r e p o r t . D o c u m e n t s a l l d i s c i p l i n a r y C o m m i t t e e a c t i o n s V e r i f y l i s t o f c o m m i t t e e m e m b e r s , m i n u t e s & o t h e r r e l a t e d d o c u m e n t s 1 0 0 % T h e r e i s a f u n c t i o n a l a n d e f f e c t i v e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e a t t h e u n i v e r s i t y . L i s t o f m e m b e r s a n d m i n u t e s o f t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e m e e t i n g s w e r e v e r i f i e d . E v i d e n c e o f d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e r e p o r t , m i n u t e s a n d l i s t o f m e m b e r s w e r e m a d e a v a i l a b l e t o t h e A C C t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . T h i s s h o w t h a t , t h e d i s c i p l i n a r y c o m m i t t e e i s f u n c t i o n a l a n d e f f e c t i v e . 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e u n i v e r s i t y s h o u l d p r o m o t e a c u l t u r e w h e r e a l l c o n f l i c t - o f - i n t e r e s t s i t u a t i o n s a r e r e p o r t e d a n d N u m b e r o f c o n f l i c t - o f - i n t e r e s t s i t u a t i o n r e p o r t e d . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n i s c h a l l e n g e t o r e p o r t c u l t u r e o f i n t e r e s t s i t u a t i o n . a l l c o n f l i c t - o f - i n t e r e s t s i t u a t i o n s r e p o r t e d V e r i f y l i s t o f c a s e s o f c o n f l i c t o f i n t e r e s t r e p o r t e d 1 0 0 % M a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y p r e s e n t e d t o t h e m o n i t o r i n g t e a m a F a c u l t y a n d A c a d e m i c H a n d b o o k t o g e t h e r w i t h a C o n f l i c t o f i n t e r e s t p o l i c y w h i c h p r o m o t e

82. 8 1 7 3 D e v e l o p p r o c e d u r e t o e n s u r e f e e d b a c k f r o m s t u d e n t s o n t h e t e a c h i n g m e t h o d s a n d t h e p u n c t u a l i t y o f t e a c h e r s i n C l a s s r o o m . T h e U n i v e r s i t y s h o u l d t r y t o i m p r o v e o n i t s m e t h o d o f t e a c h i n g a n d e x p o s e t h e s t u d e n t s t o m o d e r n f a c i l i t i e s a s w e a r e n o w i n a c o m p e t i t i v e w o r l d . A s t u d e n t c o u r s e f e e d b a c k s y s t e m i s d e v e l o p e d . T h e R e v i e w t e a m r e a l i z e d t h a t t h e U n i v e r s i t y h a s n ' t g o t t h e a p p r o p r i a t e p r o c e s s e s t o i d e n t i f y a n d m o n i t o r r i s k f a c e d b y t h e U n i v e r s i t y . F o r i n s t a n c e , a c c o r d i n g t o i n t e r v i e w s c o n d u c t e d , t h e r e i s a f u n d i n g g a p a n d a l s o t h e a g i n g t e a c h i n g a n d l e a r n i n g s p a c e . T h e r e i s s t i l l t h e t r a d i t i o n m e t h o d o f t e a c h i n g a s w e a r e n o w i n t h e 2 1 s t c e n t u r y . A s t u d e n t c o u r s e f e e d b a c k s y s t e m d e v e l o p e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d S t u d e n t / c o u r s e f e e d b a c k r e p o r t . 1 0 0 % F e e d b a c k m e c h a n i s m s a r e a l w a y s a v a i l a b l e a t t h e u n i v e r s i t y t h r o u g h w h i c h s t u d e n t s a r e g i v i n g a s s i g n m e n t s a n d e x a m s . L e c t u r e r s a r e a l s o a s s e s s e d t h r o u g h s t u d e n t s ’ p e r f o r m a n c e i n e x a m s . 1 1 B . C O M P L I A N C E P R O G R E S S A S S E S S M E N T M A T R I X O N S P E C I F I C C O R R U P T I O N A L L E G A T I O N S A r e a o f C o n c e r n : I L L E G A L D I S M I S S A L R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 . T h e d i s m i s s a l o f a c a d e m i c s t a f f m u s t b e g o v e r n e d b y U n i v e r s i t y S t a t u t e s a n d o t h e r l a b o r l a w s . L a i d d o w n p r o c e d u r e a n d p o l i c y % o f a c a d e m i c s t a f f d i s m i s s e d i n l i n e w i t h l a i d d o w n p r o c e d u r e s T h e d i s m i s s a l o f a c a d e m i c s t a f f w a s g o v e r n b y U n i v e r s i t y S t a t u t e s a n d o t h e r l a b o r l a w s . L a i d d o w n p r o c e d u r e a n d p o l i c y m u s t b e f o l l o w e d f o r e v e r y 1 0 0 % o f a c a d e m i c s t a f f d i s m i s s e d i n l i n e w i t h l a i d d o w n V e r i f y t h a t a l l a c a d e m i c s t a f f d i s m i s s a l a r e c o n s i s t e n t w i t h l a i d d o w n p r o c e d u r e s ’ 1 0 0 % T h e S y s t e m s R e v i e w r e p o r t i t s e l f i n d i c a t e d t h a t t h e d i s m i s s a l o f a l l a c a d e m i c s t a f f s i s i n l i n e w i t h u n i v e r s i t y s t a t u t e a n d o t h e r l a b o r l a w s a n d

52. 5 1 d e v e l o p m e n t a n d t h e O p e r a t i o n a l i z e d o f t h e s t r a t e g i c p l a n . f o r t h e p o l y t e c h n i c c u r r e n t l y t h e u n i v e r s i t y i s i n t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g a n e w s t r a t e g i c p l a n f o r t h e u n i v e r s i t y . i m p l e m e n t e d s e r v i c e s ) o f t h e s t r a t e g i c p l a n . 1 0 0 % d e v e l o p e d a s t r a t e g i c p l a n f o r 2 0 2 4 t o 2 0 2 8 A c a d e m i c y e a r s . T h i s p l a n d e s c r i b e s t h e b r o a d a m b i t i o n s o f t h e u n i v e r s i t y t o w a r d s b u i l d i n g h u m a n c a p i t a l a n d c o n t r i b u t e t o e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o f t h e c o u n t r y h a s t o d o w i t h v a r i o u s s t r a t e g i e s . F o r e x a m p l e , t h e f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y s t r a t e g y . 1 0 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e x p e d i t e t h e d e v e l o p m e n t a n d t h e i n t e r n a t i o n a l i z a t i o n o f t h e a c a d e m i c p l a n . A n A c a d e m i c P l a n i s d e v e l o p e d T h e r e v i e w T e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o c o n s o l i d a t e d f o r m a l a c a d e m i c p l a n i n o p e r a t i o n . A p p r o v e d A c a d e m i c P l a n D e v e l o p e d V e r i f y t h e a p p r o v e d A c a d e m i c P l a n 1 0 0 % T h e r e U n i v e r s i t y n o w d e v e l o p s a c a d e m i c p l a n . T h e a s p e c t o f d e v e l o p m e n t a c a d e m i c p l a n w a s a l s o c a p t u r e d i n t h e o v e r a l l s t r a t e g i c p l a n w h i c h u n d e r s c o r e h o w t h e M M T U c a n e f f e c t i v e l y a n d e f f i c i e n t l y i m p r o v e d a c a d e m i c p e r f o r m a n c e t h r o u g h t e a c h i n g , l e a r n i n g a n d p r o j e c t m a n a g e m e n t . 1 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a n n u a l w o r k b e p r e p a r e d i n l i n e w i t h t h e a n n u a l b u d g e t a n d s t r i c t a d h e r e d t o . A n y d e v i a t i o n m u s t b e m o s t d u l y j u s t i f i e d a n d a u t h o r i z e d . A l l A n n u a l W o r k i s c o n d u c t e d i n l i n e w i t h t h e b u d g e t . D e v i a t i o n s f r o m b u d g e t a r e j u s t i f i e d . T h e R e v i e w T e a m o b s e r v e d t h a t n o a n n u a l w o r k p l a n w a s d e v e l o p e d t o g u i d e t h e o p e r a t i o n s o f t h e u n i v e r s i t y t o w a r d s a c h i e v i n g s t r a t e g i c o b j e c t i v e s A n n u a l W o r k c o n d u c t e d i n l i n e w i t h t h e b u d g e t . D e v i a t i o n s f r o m b u d g e t T r a c e a c t u a l a c t i v i t i e s t o t h e b u d g e t . V e r i f y a p p r o v e d j u s t i f i c a t i o n s i n r e s p e c t o f d e v i a t i o n s f r o m t h e 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y n o w d e v e l o p s a c o m p r e h e n s i v e a n n u a l p l a n d r a w n f r o m i t s s t r a t e g i c p l a n . T h e U n i v e r s i t y ’ s ’ a n n u a l w o r k p l a n w a s v e r i f i e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m . T h e w o r k p l a n e n t a i l s a c t i v i t i e s a n d c o s t i n l i n e

58. 5 7 S t u d i e s a n d i m p r o v e m e n t o f s k i l l s . T h e u n i v e r s i t y h a s a l s o b e e n a b l e t o m a i n t a i n s t r o n g p a r t n e r s h i p w i t h t h e T e c h n i c a l U n i v e r s i t y i n G h a n a a n d t h e p r o v i s i o n o f t r a i n i n g s e r v i c e s t o N G O s s o a s t o i m p r o v e i t s o w n s o u r c e r e v e n u e . A d d i t i o n a l l y , t h e u n i v e r s i t y h a s i n a u g u r a t e d c a m p u s m a n a g e m e n t c o m m i t t e e c h a r g e d w i t h o w n s o u r c e r e v e n u e m o b i l i z a t i o n . 2 4 W e r e c o m m e n d t h a t t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t h a n d l e s a l l p a y m e n t s f o r w o r k d o n e a t t h e w o r k s h o p s a t B r o o k f i e l d ’ s a n d C o n g o C r o s s C a m p u s . % o f p a y m e n t i n r e s p e c t o f w o r k d o n e a t w o r k s h o p s a t B r o o k f i e l d ’ s a n d C o n g o C r o s s C a m p u s h a n d l e d b y t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d w e a k n e s s e s i n r e v e n u e g e n e r a t i o n f r o m t h e B r o o k f i e l d s a n d C o n g o C r o s s c a m p u s d e s p i t e h u g e P o t e n t i a l t o g e n e r a t e r e v e n u e . F o r e x a m p l e , t h e C o n g o c r o s s c a m p u s p o s s e s s e s t h r e e w o r k s h o p s n a m e l y , m e c h a n i c a l , E l e c t r i c a l a n d E n g i n e e r i n g w o r k s h o p b u t l i t t l e r e v e n u e g e n e r a t e d f r o m t h e m . T h i s m a i n l y a s l a c k o f e f f e c t i v e m e c h a n i s m t o c o l l e c t r e v e n u e a n d a c c o u n t f o r t h e m . 1 0 0 % o f p a y m e n t i n r e s p e c t o f w o r k d o n e a t w o r k s h o p s a t B r o o k f i e l d ’ s a n d C o n g o C r o s s C a m p u s h a n d l e d b y t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t V e r i f y p a y m e n t r e c e i p t , p a y m e n t v o u c h e r / l e d g e r , i n v o i c e s t o c o n f i r m t h a t r a i s e d , i n i t i a t e d a n d s i g n e d b y t h e F i n a n c e m a n a g e r ( F i n a n c e D e p a r t m e n t ) 1 0 0 % A l l p a y m e n t s a r e n o w h a n d l e d b y t h e f i n a n c e d e p a r t m e n t a c r o s s t h e t h r e e c a m p u s e s o f t h e u n i v e r s i t y . T h e r e f o r e , a l l r e c e i p t s , i n v o i c e s a n d o t h e r r e l e v a n t f i n a n c i a l d o c u m e n t s a r e i n t a c t a n d p r e s e n t e d t o t h e t e a m f o r v e r i f i c a t i o n s . 2 5 T h e f i n a n c e d e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a n d A p r i c e n o r m i s d e v e l o p e d f o r t h e T h e r e i s n o p r i c e n o r m i n t h e o p e r a t i o n o f w o r k s h o p a t B r o o k f i e l d ’ s , a n d C o n g o A p r i c e n o r m d e v e l o p e d f o r t h e w o r k s h o p . V e r i f y t h e p r i c e n o r m f o r t h e P r i c e n o r m s a r e n o w a v a i l a b l e i n a l l t h e t h r e e c a m p u s e s ( B r o o k f i e l d s ,

78. 7 7 6 5 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a S e r v i c e C h a r t e r w h i c h s h o u l d b e e r e c t e d i n s t r a t e g i c p o s i t i o n s w i t h i n a n d o u t s i d e t h e C a m p u s e s s o t h a t c i t i z e n s , s t u d e n t s a n d w o r k e r s w i l l g e t t o k n o w t h e s e r v i c e s o f f e r e d b y t h e U n i v e r s i t y a n d t h e c h a n n e l o f c o m p l a i n t s f r o m t h e p u b l i c A s e r v i c e C h a r t e r i s d e v e l o p e d I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e R e v i e w T e a m d i d n o t s e e e r e c t i o n o f s e r v i c e c h a r t e r i n a n y l o c a t i o n w i t h i n a n d a r o u n d t h e c a m p u s e s t o g i v e i n f o r m a t i o n o n t h e s e r v i c e s o f t h e U n i v e r s i t y t o t h e p u b l i c A s e r v i c e C h a r t e r d e v e l o p e d V e r i f y t h e S e r v i c e C h a r t e r 1 0 0 % A s e r v i c e c h a r t e r h a s b e e n d e v e l o p e d a n d e r e c t e d a t t h e u n i v e r s i t y m a i n e n t r a n c e / g a t e . T h i s n o w p r o v i d e s u s e f u l i n f o r m a t i o n t o t h e p u b l i c i n c l u d i n g p o t e n t i a l s t u d e n t s o n t h e s e r v i c e a n d c o u r s e s o f f e r e d b y t h e u n i v e r s i t y . A r e a o f F o c u s : I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n I n d i c a t o r B a s e l i n e s i t u a t i o n / C h a l l e n g e A C C T a r g e t M e a n s o f V e r i f i c a t i o n C o m p l i a n c e P r o g r e s s M o n i t o r i n g R e s u l t 6 6 M a n a g e m e n t s h o u l d e n d e a v o r t o r e v i e w a n d f i n a l i z e t h e I n t e r n a l a u d i t m a n u a l n o t o n l y f o r t h e p r o m o t i o n o f c o n s i s t e n c y , s t a b i l i t y , c o n t i n u i t y , a c c e p t a b l e p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s , a n d a m e a n s o f c o o r d i n a t i n g t h e e f f o r t s o f a u d i t s t a f f e f f e c t i v e l y . B u t , a l s o t o g i v e t h e d e p a r t m e n t T h e I n t e r n a l A u d i t m a n u a l i s f i n a l i z e d . T h e I n t e r n a l A u d i t o r p r e s e n t e d t o t h e t e a m a n I n t e r n a l A u d i t M a n u a l p r e p a r e d b y a c o n s u l t i n g f i r m ; A R V S p a r t n e r s w h i c h i s s t i l l i n i t s d r a f t s t a g e s i n c e 2 0 1 8 T h e I n t e r n a l A u d i t m a n u a l i s f i n a l i z e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d I n t e r n a l A u d i t M a n u a l 9 0 % A d r a f t i n t e r n a l a u d i t m a n u a l h a s b e e n d e v e l o p e d b y t h e u n i v e r s i t y b u t a w a i t s u n i v e r s i t y c o u r t a p p r o v a l i n t h e i r n e x t s i t t i n g . T h i s a u d i t m a n u a l n o w f u r t h e r s t r e n g t h e n e d t h e i n d e p e n d e n c e o f t h e i n t e r n a l a u d i t o r , b y c l e a r l y d e f i n i n g a n d d o c u m e n t i n g h o w i n t e r n a l a u d i t f u n c t i o n i s c o n d u c t e d a t M M T U a n d t h e r o l e s , r i g h t , a n d r e s p o n s i b i l i t y o f t h e i n t e r n a l

69. 6 8 p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . 4 5 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d p r e p a r e a n d p u b l i s h a n a n n u a l p r o c u r e m e n t r e p o r t d i s c l o s i n g h o w i t s p r o c u r e m e n t a c t i v i t y h a s c o m p l i e d w i t h i t s p u b l i s h e d p r o c u r e m e n t s t r a t e g y a n d p l a n . A n a n n u a l P r o c u r e m e n t R e p o r t i s p r o d u c e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e U n i v e r s i t y d o e s n o t r e p o r t o n i t s p r o c u r e m e n t . T h e U n i v e r s i t y s h o u l d p r e p a r e a n d p u b l i s h a n a n n u a l p r o c u r e m e n t r e p o r t d i s c l o s i n g h o w i t s p r o c u r e m e n t a c t i v i t y h a s c o m p l i e d w i t h i t s p u b l i s h e d p r o c u r e m e n t s t r a t e g y a n d p l a n . A n a n n u a l P r o c u r e m e n t R e p o r t p r o d u c e d V e r i f y a n n u a l p r o c u r e m e n t r e p o r t 1 0 0 % D u r i n g t h e m o n i t o r i n g e x e r c i s e , a n n u a l p r o c u r e m e n t r e p o r t s w e r e m a d e f o r v e r i f i c a t i o n . 4 6 A l l w o r k s d o n e i n - h o u s e s h o u l d b e p r o p e r l y p l a n n e d , m a n a g e d a n d r e p o r t e d . A p r o j e c t d o c u m e n t s h o u l d b e d e v e l o p e d w i t h c l e a r t e r m s o f r e f e r e n c e , w o r k b r e a k d o w n s t r u c t u r e , c l e a r k e y p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r s , b u d g e t a n d m o n i t o r i n g a n d e v a l u a t i o n m e c h a n i s m . A l l p r o c u r e m e n t d o n e s h o u l d f o l l o w a l l p r o c u r e m e n t l a w s a n d r e g u l a t i o n s . % o f w o r k s d o n e t h a t a r e s u p p o r t e d w i t h a p p r o v e d t e r m s o f r e f e r e n c e . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e w o r k s a r e m a i n l y a c q u i r e d f r o m i n h o u s e ; n a m e l y t h e e n g i n e e r i n g d e p a r t m e n t s . F o r e x a m p l e , t h e r e n o v a t i o n o f t h e G r e a t H a l l . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o c l e a r p r o c e s s b y w h i c h t h e s e c o n t r a c t s a r e a w a r d e d t o t h e i n - h o u s e p r o v i d e r s . T h e r e v i e w t e a m d i d n o t s e e a n y p r o j e c t d o c u m e n t o r p r o p o s a l o r w o r k b r e a k d o w n s t r u c t u r e o r C o n t r a c t ( s ) i s s u e d ( i n c l u d i n g b u d g e t , T O R ) 1 0 0 % o f w o r k s d o n e s u p p o r t e d w i t h a p p r o v e d t e r m s o f r e f e r e n c e . V e r i f y t h e T e r m s o f R e f e r e n c e f o r a l l w o r k s d o n e . 1 0 0 % T e r m s o f R e f e r e n c e ( T o R ) f o r t h e r e n o v a t i o n o f t h e g r e a t h a l l w a s p r e s e n t e d t o t h e t e a m i n t h e f o r m o f B i l l o f Q u a n t i t y ( B o Q ) a n d i t w a s e x a m i n e d a n d v e r i f i e d . T h i s B o Q i s t h e s a m e a s T o R b e c a u s e , i t c l e a r l y s p e c i f i e d t h e c o s t a n d w h a t s u p p o s e d t o b e d o n e b y t h e c o n t r a c t o r .

48. 4 7 M I L T O N M A R G A I T E C H N I C A L U N I V E R S I T Y Y E A R O F R E V I E W – 2 0 2 3 1 1 A . C O M P L I A N C E P R O G R E S S A S S E S S M E N T M A T R I X O N G E N E R A L F I N D I N G S D e s c r i p t i o n o f P r o g r e s s N o C o m p l i a n c e M o d e r a t e C o m p l i a n c e S i g n i f i c a n t C o m p l i a n c e F u l l C o m p l i a n c e S c o r e R a n g e ( 0 % - 4 9 % ) ( 5 0 % - 7 9 % ) ( 8 0 % - 8 9 % ) ( 9 0 - 1 0 0 % ) C o l o r C o d e A R E A O F F O C U S : G O V E R N A N C E S T R U C T U R E # R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a p r o p e r s t o c k t a k i n g o f t h e s t a t u s o f t h e p o l y t e c h n i c t o b e d o n e a s a t t h e e n d o f e x i s t e n c e t o d e t e r m i n e i t s a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s S t o c k t a k e r e p o r t o n t h e t r a n s f o r m a t i o n f r o m M M C E T t o M M T U p r o d u c e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e w a s n o r e p o r t o n u n i v e r s i t y t r a n s f o r m a t i o n f r o m M M C E T t o M M T U . T r a n s f o r m a t i o n o r S t o c k R e p o r t V e r i f y t h e t r a n s f o r m a t i o n / s t o c k t a k e r e p o r t 1 0 0 % A t r a n s i t i o n r e p o r t o f t h e i n s t i t u t i o n f r o m p o l y t e c h n i c t o u n i v e r s i t y h a s b e e n p r e p a r e d , p r e s e n t e d t o p a r l i a m e n t a n d a c o p y w a s p r e s e n t e d t o t h e A C C m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n s . 2 T h e t r a n s i t i o n m u s t b e d o c u m e n t e d t o p r o v i d e d e t a i l s o f L e s s o n s l e a r n e d e s p e c i a l l y o n i s s u e s o f a c c o u n t a b i l i t y a n d t r a n s p a r e n c y . I n t h i s r e g a r d s a r e p o r t o n t h e t r a n s i t i o n s h o u l d b e p r e s e n t e d f o r a L e s s o n L e a r n e d o n t h e T r a n s i t i o n f r o m M M T E C t o M M T U i n c l u d e d i n t h e s t o c k r e p o r t . N o t r a n s i t i o n r e p o r t w a s p r e s e n t e d t o t h e R e v i e w T e a m f o r E x a m i n a t i o n o r r e v i e w i n o r d e r t o i d e n t i f y l a p s e s f o r a n y c o r r e c t i v e a c t i o n . T h e r e i s a S e c t i o n o f L e s s o n L e a r n e d o n t h e t r a n s i t i o n r e p o r t V e r i f y t h a t t h e r e i s a S e c t i o n o f L e s s o n L e a r n e d o n t r a n s i t i o n , o n t h e t r a n s i t i o n r e p o r t 1 0 0 % L e s s o n l e a r n e d o n t h e t r a n s i t i o n w e r e d o c u m e n t i n t h e t r a n s i t i o n r e p o r t . T w o o f t h e m w e r e t h e r e s i s t a n t f r o m l e c t u r e r d u e t o f a r e o f l o s s o f j o b s o r s t a t u s a n d C h a l l e n g e s i n p a y i n g t e r m i n a l b e n e f i t s . O p e n d i s c u s s i o n a n d n e g o t i a t i o n w i t h a f f e c t e d s t a k e h o l d e r s

76. 7 5 A R E A O F F O C U S : F U E L M A N A G E M E N T R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 6 2 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p p o l i c y o n f u e l a n d f l e e t M a n a g e m e n t . T h e p o l i c y s h o u l d i n v o l v e c l e a r l y p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s i n a l l o c a t i n g f u e l a n d v e h i c l e s a n d a c c o u n t i n g f o r t h e s a m e . A f u e l M a n a g e m e n t P o l i c y i s d e v e l o p e d T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s a p o l i c y i n o p e r a t i o n f o r t h e m a n a g e m e n t o f f u e l a n d f l e e t b u t t h e p r o v i s i o n s i n t h e p o l i c y a r e n o t f o l l o w e d a s f u e l a l l o c a t i o n a n d u t i l i z a t i o n i s m a i n l y d i s c r e t i o n a r y . T h e p r o c e s s o f a l l o c a t i n g v e h i c l e s f o r o p e r a t i o n s i s n o t c l e a r a n d E s t a b l i s h e d . B u s e s p r o c u r e d a r e p a r k e d w i t h n o c l e a r g u i d e a s t o t h e i r u s a g e . A n a p p r o v e d f u e l M a n a g e m e n t P o l i c y i s d e v e l o p e d V e r i f y t h e a p p r o v e d F u e l M a n a g e m e n t P o l i c y 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n h a s n o w d e v e l o p e d a n d o p e r a t i o n a l i z e d a F l e e t M a n a g e m e n t P o l i c y . T h i s p o l i c y c l e a r l y d o c u m e n t a n d d e f i n e d h o w f u e l i s a l l o c a t e d , s t o r e d , u s e d a n d a c c o u n t e d f o r . 6 3 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t f u e l f o r v e h i c l e s a n d m o t o r b i k e s a r e l e f t w i t h t h e p e t r o l s t a t i o n s a n d o n l y s u p p l i e d d i r e c t l y t o v e h i c l e s a n d b i k e s u p o n p r e s e n t a t i o n t h e n e c e s s a r y a p p r o v e d r e q u e s t . M i n i m a l a m o u n t s h o u l d b e k e e p f o r g e n e r a t o r u s a g e . % o f f u e l p r o c u r e d s t o r e a t f u e l s t a t i o n T h e r e v i e w t e a m r e a l i z e d t h a t f u e l i s w i t h d r a w n f r o m t h e f u e l s t a t i o n s a n d t h e n s t o r e d i n j e l l y c a n s f o r s u b s e q u e n t l y i s s u e d t o v e h i c l e s G e n e r a t o r . 1 0 0 % o f f u e l p r o c u r e d s t o r e a t f u e l s t a t i o n V e r i f y t h a t f u e l i s n o w u p l i f t e d f r o m t h e f u e l s t a t i o n . 1 0 0 % A s p e r t h e s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n , t h e u n i v e r s i t y n o l o n g e r s t o r e f u e l i n j e r r y c a n s . A l l v e h i c l e s n o w t a k e f u e l d i r e c t l y f r o m f u e l s t a t i o n t h r o u g h a c h i t s y s t e m . A d d i t i o n a l l y , f u e l f o r g e n e r a t o r s i s t a k e n f r o m s t a t i o n o n a d a i l y b a s i s . T h i s i s t o m i n i m i z e t h e i n c i d e n t o f p o t e n t i a l f i r e o u t b r e a k o r

50. 4 9 t h e i r e f f e c t i v e f u n c t i o n i n g . 5 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t a l l g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s a s r e q u i r e d b y t h e A c t a r e e s t a b l i s h e d a n d f u n c t i o n i n g .  A C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d .  T h e F a c u l t y B o a r d i s f u n c t i o n a l . T h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t a l l c o m m i t t e e s o r b o a r d s w h i c h a r e r e q u i r e d f o r g o o d g o v e r n a n c e a n d a c c o u n t a b i l i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . T h e s e c o m m i t t e e s i n c l u d e t h e F a c u l t y B o a r d , b o a r d o f e x a m i n e r s , C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e , C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e , e t c . N o e v i d e n c e o f s u c h a s m i n u t e s a n d r e s o l u t i o n / r e g u l a t i o n s / s t a n d i n g o r d e r s t o d e t e r m i n e t h e i r e f f e c t i v e f u n c t i o n i n g . A C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T h e F a c u l t y B o a r d i s F u n c t i o n a l .  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n t t h a t e s t a b l i s h e d t h e C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e  V e r i f y m e m b e r s o f t h e C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e  V e r i f y m i n u t e s o f t h e C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e m e e t i n g s 1 0 0 % C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d . L i s t o f m e m b e r s a n d m i n u t e s o f c a m p u s s t a n d i n g c o m m i t t e e m e e t i n g s w e r e m a d e a v a i l a b l e t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . T h i s m e a n s t h a t m a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y a d e q u a t e l y c o m p l y w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . 6 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t a l l g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s a s r e q u i r e d b y t h e A c t a r e e s t a b l i s h e d a n d f u n c t i o n i n g .  C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d .  T h e C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e i s f u n c t i o n a l . T h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t a l l c o m m i t t e e s o r b o a r d s w h i c h a r e r e q u i r e d f o r g o o d g o v e r n a n c e a n d a c c o u n t a b i l i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . T h e s e c o m m i t t e e s i n c l u d e t h e F a c u l t y B o a r d , b o a r d o f e x a m i n e r s , C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e , C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e , e t c . N o e v i d e n c e o f s u c h a s m i n u t e s a n d r e s o l u t i o n / r e g u l a t i o n s / s t a n d A F a c u l t y B o a r d h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T h e F a c u l t y B o a r d i s F u n c t i o n a l .  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n t t h a t e s t a b l i s h e d t h e C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e  V e r i f y m e m b e r s o f t h e C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e  V e r i f y m i n u t e s 1 0 0 % T h e U n i v e r s i t y c o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e s a r e e f f e c t i v e a n d f u n c t i o n a l . M i n u t e s o f U n i v e r s i t y C o u r t a n d S e n a t e m e e t i n g s w e r e v e r i f i e d .

51. 5 0 i n g o r d e r s t o d e t e r m i n e t h e i r e f f e c t i v e f u n c t i o n i n g . o f t h e C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e m e e t i n g s 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e U n i v e r s i t y d e v e l o p s a c o m p r e h e n s i v e o r g a n o g r a m i n l i n e w i t h p r o v i s i o n s o f t h e A c t o n g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s a n d r e p o r t l i n e . A n O r g a n o g r a m t h a t i n c l u d e s t h e s t r u c t u r e s i n # . 3 t o # 6 d e v e l o p e d . A d r a f t o r g a n o g r a m w a s p r e s e n t e d t o t h e r e v i e w t e a m . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e c h a r t f a i l e d t o t a k e i n t o c o n s i d e r a t i o n o r s p e c i f y a l l t h e s t r u c t u r e s a n d a u t h o r i t i e s a s s p e c i f i e d i n t h e A c t . S o m e o f t h e L i n e o f A u t h o r i t y a n d r e p o r t i n g a r e b l u r r e d a n d c o n f l i c t i n g A n O r g a n o g r a m t h a t i n c l u d e s t h e s t r u c t u r e s i n N o . 3 t o 6 h a s b e e n d e v e l o p e d .  V e r i f y t h e n e w O r g a n o g r a m d e v e l o p e d .  V e r i f y t h a t t h e n e w o r g a n o g r a m i n c l u d e s t h e s t r u c t u r e s i n # 3 t o # 6 1 0 0 % I n c o m p l i a n c e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n , t h e U n i v e r s i t y h a s d e v e l o p e d a n o r g a n o g r a m w h i c h w a s m a d e a v a i l a b l e t o t h e m o n i t o r i n g t e a m f o r v e r i f i c a t i o n . T h i s o r g a n o g r a m i n c l u d e s v a r i o u s h i e r a r c h i c a l s t r u c t u r e s a n d l e v e l o f a n s w e r a b i l i t y o f t h e u n i v e r s i t y . A R E A O F F O C U S : S T R A T E G I C P L A N # R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 8 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e x p e d i t e t h e d e v e l o p m e n t a n d t h e O p e r a t i o n a l i z e d o f t h e s t r a t e g i c p l a n . A s t r a t e g i c p l a n i s d e v e l o p e d T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t t h e r e w a s a s t r a t e g i c p l a n f o r t h e p o l y t e c h n i c c u r r e n t l y t h e u n i v e r s i t y i s i n t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g a n e w s t r a t e g i c p l a n f o r t h e u n i v e r s i t y . S t r a t e g i c P l a n d e v e l o p e d V e r i f y t h e S t r a t e g i c p l a n 1 0 0 % T h e U n i v e r s i t y A d m i n i s t r a t i o n h a s n o w d e v e l o p e d a s t r a t e g i c p l a n f o r 2 0 2 4 t o 2 0 2 8 A c a d e m i c y e a r s . T h i s p l a n d e s c r i b e s t h e b r o a d a m b i t i o n s o f t h e u n i v e r s i t y t o w a r d s b u i l d i n g h u m a n c a p i t a l a n d c o n t r i b u t e t o e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o f t h e c o u n t r y 9 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e x p e d i t e t h e T h e s t r a t e g i c p l a n i s o p e r a t i o n a l i z e d . T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t t h e r e w a s a s t r a t e g i c p l a n T h e S t r a t e g i c P l a n V e r i f y t h e o u t p u t s ( R e p o r t s , w o r k s , T h e U n i v e r s i t y A d m i n i s t r a t i o n h a s n o w

74. 7 3 p o l i c i e s a n d b e s t p r a c t i c e s p e r t a i n i n g t o s t o r e m a n a g e m e n t 5 8 A c o m m i t t e e c o m p r i s i n g o f t h e i n t e r n a l a u d i t , r e p r e s e n t a t i v e o f t h e r e q u e s t i n g u n i t , p r o c u r e m e n t p e r s o n n e l a n d r e p r e s e n t a t i o n o f m a n a g e m e n t s h o u l d b e s e t u p t o w i t n e s s t h e R e c e i v i n g o f g o o d s p r o c u r e d a t t h e s t o r e . A G o o d s R e c e i v i n g C o m m i t t e e c o m p r i s i n g o f I n t e r n a l A u d i t , R e p r e s e n t a t i v e , R e q u e s t i n g U n i t , P r o c u r e m e n t p e r s o n n e l i s e s t a b l i s h e d . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e i s n o e f f e c t i v e m e c h a n i s m i n p l a c e t o c o n d u c t p h y s i c a l i n s p e c t i o n a n d v e r i f i c a t i o n o f g o o d s s u p p l i e d t o s t o r e . T h e s t o r e m a n a g e r i n f o r m e d t h e r e v i e w t e a m t h a t h e o n l y r e c e i v e s w h a t i s b r o u g h t t o h i m w i t h n o p r i o r k n o w l e d g e / c o n t r a c t d o c u m e n t f r o m p r o c u r e m e n t d e p a r t m e n t w h i c h w i l l e n a b l e h i m t o v e r i f y s p e c i f i c a t i o n s , Q u a l i t y a n d q u a n t i t y . A G o o d s R e c e i v i n g C o m m i t t e e c o m p r i s i n g o f I n t e r n a l A u d i t , R e p r e s e n t a t i v e , R e q u e s t i n g U n i t , P r o c u r e m e n t p e r s o n n e l e s t a b l i s h e d .  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n c e e s t a b l i s h i n g t h e G o o d R e c e i v i n g C o m m i t t e e .  V e r i f y s a m p l e o f G o o d R e c e i v e d N o t e s t o c o n f i r m t h a t t h e y a r e s i g n e d o f f b y a r e p r e s e n t a t i v e o f t h e G o o d s R e c e i v i n g C o m m i t t e e 1 0 0 % T h e r e i s n o w a n e f f e c t i v e G o o d s R e c e i v e C o m m i t t e e ( G R C ) c h a r g e d w i t h t h e r e s p o n s i b i l i t y o f e x a m i n i n g a n d c o n f i r m i n g t h e d e s c r i p t i o n , q u a l i t y , c o n d i t i o n a n d q u a n t i t y o f a l l g o o d s p r o c u r e d a n d d e l i v e r e d t o t h e u n i v e r s i t y . T h i s h a s f u r t h e r s t r e n g t h e n t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y i n t h e p r o c u r e m e n t s y s t e m o f t h e u n i v e r s i t y . 5 9 T h e p r o c u r e m e n t d e p a r t m e n t s h o u l d a l w a y s f u r n i s h s t o r e s w i t h t h e r e l e v a n t d o c u m e n t s w i t h r e g a r d s t o s u p p l i e s % o f g o o d s p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s t h a t a r e f o r w a r d e d t o s t o r e s p r i o r t o t h e d e l i v e r y o f g o o d s I t w a s o b s e r v e d t h a t p r o c u r e m e n t d e p a r t m e n t d o e s n o t f u r n i s h s t o r e s w i t h t h e r e l e v a n t d o c u m e n t s w i t h r e g a r d s t o s u p p l i e s b e i n g 1 0 0 % o f g o o d s p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s f o r w a r d e d t o p r o c u r e m e n t p r i o r t o t h e E n q u i r e w i t h t h e H e a d o f S t o r e s t o c o n f i r m t h a t g o o d s p r o c u r e m e n t d o c u m e n t s a r e f o r w a r d e d t o 1 0 0 % T o f o s t e r c o l l a b o r a t i o n a n d i n c r e a s e t h e l e v e l o f t r a n s p a r e n c y b e t w e e n s t o r e s a n d p r o c u r e m e n t , c o p i e s o f o r d e r s a n d o t h e r r e l e v a n t p r o c u r e m e n t

49. 4 8 r e v i e w h e l p e d t h e a d m i n i s t r a t i o n t o o v e r c o m e t h o s e c h a l l e n g e s 3 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t a l l g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s a s r e q u i r e d b y t h e A c t a r e e s t a b l i s h e d a n d f u n c t i o n i n g .  T h e F a c u l t y B o a r d e s t a b l i s h e d .  T h e F a c u l t y B o a r d f u n c t i o n a l . T h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t a l l c o m m i t t e e s o r b o a r d s w h i c h a r e r e q u i r e d f o r g o o d g o v e r n a n c e a n d a c c o u n t a b i l i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . T h e s e c o m m i t t e e s i n c l u d e t h e F a c u l t y B o a r d , b o a r d o f e x a m i n e r s , C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e , C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e , e t c . N o e v i d e n c e o f s u c h a s m i n u t e s a n d r e s o l u t i o n / r e g u l a t i o n s / s t a n d i n g o r d e r s t o d e t e r m i n e t h e i r e f f e c t i v e A F a c u l t y B o a r d h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T h e F a c u l t y B o a r d i s F u n f i c t i o n a l  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n t t h a t e s t a b l i s h e d t h e F a c u l t y B o a r d .  V e r i f y m e m b e r s o f t h e F a c u l t y B o a r d V e r i f y m i n u t e s o f t h e F a c u l t y B o a r d m e e t i n g s 1 0 0 % A l l s t r u c t u r e s a r e n o w i n p l a c e . T h e r e i s n o w t h e u n i v e r s i t y c o u r t / s e n a t e , f a c u l t y o f b o a r d s , a n d o t h e r m a i n f u n c t i o n a r i e s h a v e n o w b e e n a p p o i n t e d a n d p r o p e r l y s e a t e d . F o r e x a m p l e , t h e v i c e c h a n c e l l o r & P r i n c i p a l a n d V i c e P r i n c i p a l , a l l d i r e c t o r s a n d d e a n o f c a m p u s e s h a v e a l s o b e e n a p p o i n t e d a n d p r o p e r l y s e a t e d 4 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t a l l g o v e r n a n c e s t r u c t u r e s a s r e q u i r e d b y t h e A c t a r e e s t a b l i s h e d a n d f u n c t i o n i n g .  A B o a r d o f E x a m i n e r s i s e s t a b l i s h e d .  T h e B o a r d o f E x a m i n e r s i s m a d e f u n c t i o n a l . T h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t a l l c o m m i t t e e s o r b o a r d s w h i c h a r e r e q u i r e d f o r g o o d g o v e r n a n c e a n d a c c o u n t a b i l i t y h a v e b e e n e s t a b l i s h e d . T h e s e c o m m i t t e e s i n c l u d e t h e F a c u l t y B o a r d , b o a r d o f e x a m i n e r s , C a m p u s S t a n d i n g C o m m i t t e e , C o u r t a n d S e n a t e C o m m i t t e e , e t c . N o e v i d e n c e o f s u c h a s m i n u t e s a n d r e s o l u t i o n / r e g u l a t i o n s / s t a n d i n g o r d e r s t o d e t e r m i n e A B o a r d o f E x a m i n e r s h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T h e B o a r d o f E x a m i n e r s i s F u n c t i o n a l .  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n t t h a t e s t a b l i s h e d t h e B o a r d o f E x a m i n e r s  V e r i f y m e m b e r s o f t h e B o a r d o f E x a m i n e r s  V e r i f y m i n u t e s o f t h e B o a r d o f E x a m i n e r s m e e t i n g s 1 0 0 % A c c o r d i n g t o t h e U n i v e r s i t y S t r u c t u r e s , t h e U n i v e r s i t y S e n a t e p e r f o r m s t h e r o l e o f E x a m i n a t i o n B o a r d .

72. 7 1 5 1 T h e e s t a t e d e p a r t m e n t s h o u l d p r e p a r e a n d p r e s e n t a n n u a l r e p o r t t o m a n a g e m e n t . A n A n n u a l E s t a t e R e p o r t i s p r o d u c e d b y t h e E s t a t e D e p a r t m e n t S i m i l a r , n o a n n u a l r e p o r t i s p r e p a r e d t o g i v e a c c o u n t o n i t s a c t i v i t i e s f o r t h e y e a r . A n A n n u a l E s t a t e R e p o r t p r o d u c e d b y t h e E s t a t e D e p a r t m e n t V e r i f y t h e e s t a t e r e p o r t . 1 0 0 % D e t a i l e d p e r i o d i c E s t a t e m a n a g e m e n t R e p o r t s a r e n o w p r o d u c e d a n d s u b m i t t e d t o m a n a g e m e n t . 5 2 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a n d O p e r a t i o n a l i z e d m a i n t e n a n c e p o l i c y / m a n u a l f o r a l l i t s a s s e t s A n o p e r a t i o n a l M a i n t e n a n c e P o l i c y i s d e v e l o p e d . T h e r e v i e w t e a m d i s c o v e r e d t h a t t h e r e w a s n o m a i n t e n a n c e p o l i c y u s e d b y t h e u n i t . A n O p e r a t i o n a l M a i n t e n a n c e P o l i c y d e v e l o p e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d O p e r a t i o n a l M a i n t e n a n c e P o l i c y 1 0 0 % T h o u g h M M T U h a s n o t d e v e l o p e d a s e p a r a t e o r s t a n d a l o n e M a i n t e n a n c e P o l i c y , b u t E s t a t e M a n a g e m e n t P o l i c y h a s a s e c t i o n o n h o w m a i n t e n a n c e s h o u l d b e c a r r i e d o u t i n t h e u n i v e r s i t y . T h i s w a s v e r i f i e d b y t h e t e a m t o e n s u r e c o m p l i a n c e . 5 3 T h e t e a m r e c o m m e n d e d t h a t c l e a r b u d g e t l i n e a l l o c a t i o n m a d e f o r r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e A c l e a r b u d g e t l i n e i s a l l o c a t e d t o t h e r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e A l s o , b u d g e t a l l o c a t i o n s f o r r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e w e r e n o t a v a i l a b l e , r e c o r d s m a n a g e m e n t a n d n o r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e r e p o r t . T h e p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s i n v o l v e d i n u n d e r t a k i n g t h e s e a c t i v i t i e s w e r e n o t c l e a r l y d e f i n e d a n d s t r u c t u r e d . A c l e a r b u d g e t l i n e a l l o c a t e d t o t h e r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e E x a m i n e t h e b u d g e t t o c o n f i r m t h a t t h e r e i s a c l e a r b u d g e t l i n e f o r r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e . 1 0 0 % A b u d g e t a l l o c a t i o n i s n o w m a d e t o E s t a t e M a n a g e m e n t . 5 4 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d d e v e l o p a n d m a i n t a i n a c o m p r e h e n s i v e f i x a s s e t r e g i s t e r A n u p t o d a t e A s s e t R e g i s t e r i s d e v e l o p e d . I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e U n i v e r s i t y d o e s n o t m a i n t a i n a c o m p r e h e n s i v e F i x e d A s s e t R e g i s t e r . T h e F i x e d A s s e t R e g i s t e r i s v e r y i m p o r t a n t a s i t s s h o w s A s s e t A n u p t o d a t e A s s e t R e g i s t e r d e v e l o p e d . V e r i f y t h e u p t o d a t e a s s e t r e g i s t e r . 1 0 0 % A n u p t o d a t e a s s e t s r e g i s t e r i s n o w m a i n t a i n e d b y t h e E s t a t e O f f i c e r

54. 5 3 a f f a i r s o f t h e u n i v e r s i t y a f f a i r s a r e h a n d l e d b y t h e B u d g e t O f f i c e r . u n i v e r s i t y  1 0 0 % o f b u d g e t a f f a i r s h a n d l e d b y t h e B u d g e t O f f i c e r . O f f i c e r  P h y s i c a l l y V e r i f y t h e B u d g e t O f f i c e r a t w o r k  I n s p e c t r e c o r d s o f f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s t o c o n f i r m t h e m i n u t e o f t h e b u d g e t O f f i c e r . S y s t e m s R e v i e w T e a m , t h i s r o l e i s p e r f o r m e d b y t h e d i r e c t o r a t e o f f i n a n c e i n l i n e w i t h s e c t i o n 2 4 s u b s e c t i o n 2 b o f t h e U n i v e r s i t y A c t o f S i e r r a L e o n e , 2 0 2 1 , w h i c h o u t l i n e s t h e f u n c t i o n s o f t h e D i r e c t o r o f F i n a n c e i n c l u d i n g t h e b u d g e t a r y r o l e . 1 5 A l l b u d g e t p r e p a r a t i o n s h o u l d b e p a r t i c i p a t o r y w h e r e a l l D e a n o f c a m p u s a n d H e a d s o f D e p a r t m e n t s h a v e t o b e i n v o l v e d . % o f D e a n s o f C a m p u s p a r t i c i p a t e d i n B u d g e t a r y m e e t i n g s T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t n o m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s t o d i s c u s s t h e b u d g e t . a s s u b v e n t i o n 1 0 0 % o f D e a n s o f C a m p u s p a r t i c i p a t e d i n B u d g e t a r y m e e t i n g s E x a m i n e M i n u t e s o f b u d g e t a r y m e e t i n g s , a n d a t t e n d a n c e l i s t t o c o n f i r m t h e a t t e n d a n c e a n d p a r t i c i p a t i o n o f a l l D e a n s o f C a m p u s 9 5 % B u d g e t a r y p r o c e s s a t M M T U i s n o w p a r t i c i p a t i o n . T h a t , b e f o r e t h e s t a r t o f a n y f i n a n c i a l y e a r , a l l d e a n o f c a m p u s e s a n d f a c u l t i e s a r e d u l l y r e q u e s t e d t o s e n d i n t h e i r a n n u a l b u d g e t . T h e s u b m i t t e d b u d g e t s a r e t h e n s c r u t i n i z e d b y t h e f i n a n c e c o m m i t t e e b e f o r e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e U n i v e r s i t y ’ s a n n u a l b u d g e t . 1 6 A l l b u d g e t p r e p a r a t i o n s h o u l d b e p a r t i c i p a t o r y w h e r e a l l D e a n o f c a m p u s a n d H e a d s o f D e p a r t m e n t s h a v e t o b e i n v o l v e d . % o f H e a d s o f D e p a r t m e n t s p a r t i c i p a t e d i n B u d g e t a r y m e e t i n g s T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t n o m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s t o d i s c u s s t h e b u d g e t . a s s u b v e n t i o n 1 0 0 % o f H e a d s o f D e p a r t m e n t s p a r t i c i p a t e d i n B u d g e t a r y m e e t i n g s E x a m i n e M i n u t e s o f b u d g e t a r y m e e t i n g s , a n d a t t e n d a n c e l i s t t o c o n f i r m t h e a t t e n d a n c e a n d p a r t i c i p a t i o n o f a l l 9 5 % B u d g e t a r y p r o c e s s a t M M T U i s n o w p a r t i c i p a t i o n . T h a t , b e f o r e t h e s t a r t o f a n y f i n a n c i a l y e a r , a l l d e a n o f c a m p u s e s a n d f a c u l t i e s a r e d u l l y r e q u e s t e d t o s e n d i n t h e i r a n n u a l b u d g e t . T h e

53. 5 2 u n a u t h o r i z e d d e v i a t i o n m u s t b e i n v e s t i g a t e d a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n t a k e n . j u s t i f i e d . b u d g e t . w i t h t h e a n n u a l b u d g e t . 1 2 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d w r i t e a n d p r e s e n t i t s a n n u a l r e p o r t t o t h e T E C a s m a n d a t e d . A n n u a l R e p o r t o f t h e U n i v e r s i t y i s P r e s e n t e d t o T E C T h e r e v i e w t e a m a l s o o b s e r v e d t h a t t h e u n i v e r s i t y i s r e q u i r e d t o p r e p a r e a n d p r e s e n t a n a n n u a l r e p o r t t o g e t h e r w i t h t h e a u d i t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t t o T E C . H o w e v e r , t h e r e w a s n o e v i d e n c e o f a n n u a l r e p o r t . U n i v e r s i t y A n n u a l R e p o r t P r e s e n t e d t o T E C V e r i f y A p p r o v e d U n i v e r s i t y A n n u a l R e p o r t V e r i f y t h e a t t e n d a n c e L i s t o f t h e m e e t i n g i n w h i c h t h e a p p r o v e d a n n u a l r e p o r t o f t h e u n i v e r s i t y w a s p r e s e n t e d t o T E C . 1 0 0 % C o l l e g e s a n d u n i v e r s i t i e s u s u a l l y p r e s e n t t h e i r a n n u a l r e p o r t s i n t h e f o r m o f c o n g r e g a t i o n a l s p e e c h e s . T h u s , t h e a n n u a l c o n g r e g a t i o n s p e e c h o f t h e V i c e C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l o f M M T Y s e r v e s a s t h e a n n u a l r e p o r t o f t h e u n i v e r s i t y . T h e s p e e c h i s s h a r e d w i t h T E C w h o a r e a l w a y s p a r t o f a n d p r e s e n t i n a l l t h e U n i v e r s i t y ’ s a n n u a l c o n g r e g a t i o n . 1 3 I n t h i s r e g a r d , a l l d e p a r t m e n t s s h o u l d b e w r i t i n g q u a r t e r l y r e p o r t s w h i c h t h e n c o n s o l i d a t e d i n t o t h e a n n u a l r e p o r t . % o f t h e d e p a r t m e n t s a t M M T U P r e s e n t Q u a r t e r l y r e p o r t s . T h e r e w a s n o e v i d e n c e o f Q u a r t e r l y R e p o r t 1 0 0 % o f t h e d e p a r t m e n t s a t M M T U p r e s e n t e d q u a r t e r l y r e p o r t s . V e r i f y t h a t q u a r t e r l y r e p o r t s w e r e p r e s e n t e d b y e a c h d e p a r t m e n t . 9 5 % D e p a r t m e n t ’ s H e a d s n o w p r e p a r e a n d s u b m i t q u a r t e r l y r e p o r t s t o t h e i r d e p a r t m e n t a l a c t i v i t i e s . S a m p l e o f t h o s e r e p o r t s w e r e v e r i f i e d b y t h e m o n i t o r i n g t e a m . A R E A O F F O C U S : F I N A N C I A L M A N A G E M E N T # R E C O M M E N D A T I O N I N D I C A T O R B A S E L I N E S I T U A T I O N / C H A L L E N G E A C C T A R G E T M E A N S O F V E R I F I C A T I O N C O M P L I A N C E P R O G R E S S M O N I T O R I N G R E S U L T 1 4 T h e r e s h o u l d b e a b u d g e t o f f i c e r t o h a n d l e a l l b u d g e t  A b u d g e t O f f i c e r i s r e c r u i t e d .  1 0 0 % o f b u d g e t T h e r e w a s n o b u d g e t o f f i c e r r e s p o n s i b l e t o h a n d l e t h e b u d g e t a f f a i r s o f t h e  A b u d g e t o f f i c e r r e c r u i t e d .  V e r i f y t h e a p p o i n t m e n t l e t t e r o f t h e B u d g e t 1 0 0 % T h o u g h a s p e c i f i c o r d e s i g n a t e d B u d g e t O f f i c e r h a s n o t b e e n r e c r u i t e d a s r e c o m m e n d e d b y t h e

80. 7 9 d i s c r e t i o n b y I n t e r n a l A u d i t o r a n d P r i n c i p a l a s t h e I n t e r n a l A u d i t o r r e p o r t s a d m i n i s t r a t i v e l y t o t h e V i c e C h a n c e l l o r a n d P r i n c i p a l a n d f u n c t i o n a l l y t o t h e A u d i t C o m m i t t e e . 6 9 F o r o w n e r s h i p a n d a d d r e s s i n g a u d i t q u e r i e s o n t i m e , t h e n a m e s o f r e s p o n s i b l e s t a f f a n d t h e i m p l e m e n t a t i o n d a t e S h o u l d b e s p e c i f i e d i n t h e a u d i t r e p o r t . t o b y m a n a g e m e n t a s a s i g n o f m a n a g e m e n t c o m m i t m e n t t o a d d r e s s t h e q u e r i e s . T h e D e s i g n a t i o n o f r e s p o n s i b l e o f f i c e r i s i n d i c a t e d o n I n t e r n a l A u d i t Q u e r i e s T h e t e a m o b s e r v e d t h a t t h e U n i v e r s i t y w a s a u d i t e d i n e a c h o f t h e y e a r s u n d e r r e v i e w . T h a t i s , f r o m 2 0 1 9 t o 2 0 2 1 . H o w e v e r , t h e a u d i t r e p o r t s d o n o t h a v e t h e n a m e s o r d e s i g n a t i o n o f t h e r e s p o n s i b l e O f f i c e r a n d t h e d a t e t h e f i n d i n g s w o u l d b e i m p l e m e n t e d . T h e D e s i g n a t i o n o f r e s p o n s i b l e o f f i c e r s i n d i c a t e d o n A u d i t Q u e r i e s E x a m i n e I n t e r n a l A u d i t r e p o r t s t o c o n f i r m t h a t d e s i g n a t i o n s o f r e s p o n s i b l e o f f i c e r s a r e i n d i c a t e d o n a u d i t q u e r i e s 1 0 0 % T h e i n t e r n a l a u d i t o r n o w i n d i c a t e s r e s p o n s i b l e o f f i c e r s o n a u d i t q u e r i e s , h e r e b y p i n p o i n t i n g a c c o u n t a b l e o f f i c e r f o r e a c h r e c o m m e n d a t i o n . 7 0 A u d i t q u e r i e s m u s t b e r e s p o n d e d t o i n t h e a u d i t r e p o r t % o f A u d i t Q u e r i e s R e s p o n d e d t o I n a s m u c h a s , a u d i t q u e r i e s w e r e a d d r e s s e d i n A u d i t C o m m i t t e e m e e t i n g s , t h e y a r e h o w e v e r , n o t r e s p o n d e d t o i n t h e a u d i t r e p o r t s . 1 0 0 % o f A u d i t Q u e r i e s R e s p o n d e d t o . T r a c e I n t e r n a l A u d i t Q u e r i e s t o t h e i r r e s p o n s e s . 1 0 0 % A u d i t q u e r i e s a r e n o w r e s p o n d e d t o b y A u d i t e e s A r e a o f F o c u s : A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t R e c o m m e n d a t i o n I n d i c a t o r B a s e l i n e s i t u a t i o n / C h a l l e n g e A C C T a r g e t M e a n s o f V e r i f i c a t i o n C o m p l i a n c e P r o g r e s s M o n i t o r i n g R e s u l t 7 1 T h e U n i v e r s i t y s h o u l d e s t a b l i s h a t e a c h i n g a n d l e a r n i n g c o m m i t t e e o f A c a d e m i c B o a r d t h a t m o n i t o r a c t u a l A t e a c h i n g a n d l e a r n i n g c o m m i t t e e B o a r d i s e s t a b l i s h e d . T h e r e i s n o t e a c h i n g a n d l e a r n i n g c o m m i t t e e o f A c a d e m i c B o a r d t h a t s h o u l d w o r k t o p r o v i d e a n a s s e s s m e n t t o a l i g n t e a c h i n g a n d l e a r n i n g A p p r o v e d T e a c h i n g a n d L e a r n i n g C o m m i t t e e  V e r i f y t h e c o r r e s p o n d e n c e t h a t e s t a b l i s h e d t h e T e a c h i n g a n d L e a r n i n g C o m m i t t e e 1 0 0 % T h o u g h a s t a n d a l o n e o f s p e c i f i c A c a d e m i c , T e a c h i n g a n d L e a r n i n g S u p p o r t C o m m i t t e e h a s n o t b e e n e s t a b l i s h e d , b u t s e v e r a l c o m m i t t e e s t h a t

68. 6 7 p r o c u r e m e n t c o m m i t t e e a n d m a n a g e m e n t . 4 2 A l l p r o c u r e m e n t p l a n s s h o u l d b e s u b m i t t e d t o N P P A f o r n o O b j e c t i o n a n d a p p r o v a l . % o f p r o c u r e m e n t p l a n s s u b m i t t e d t o N P P A f o r N o O b j e c t i o n T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t t h e r e w a s n o e v i d e n c e t o s h o w t h a t t h e a n n u a l p r o c u r e m e n t p l a n s p r e p a r e d b y t h e u n i v e r s i t y w e r e a p p r o v e d b y N P P A a s r e q u i r e d b y t h e p r o c u r e m e n t s t a t u t e 1 0 0 % o f p r o c u r e m e n t p l a n s s u b m i t t e d t o N P P A f o r N o O b j e c t i o n V e r i f y t h e N o O b j e c t i o n c o r r e s p o n d e n c e f r o m N P P A i n r e s p e c t o f a l l P r o c u r e m e n t P l a n s . 1 0 0 % T h e r e w e r e a p p r o v e d p r o c u r e m e n t p l a n s b y N P P A r e p r e s e n t i n g v a r i o u s f i s c a l y e a r s o f t h e I n s t i t u t i o n . 4 3 T h e r e v i e w t e a m a l s o o b s e r v e d t h a t t h e r e w e r e d e v i a t i o n s f r o m p r o c u r e m e n t m e t h o d s s t a t e d i n t h e w o r k p l a n w i t h o u t e v i d e n c e t o s h o w t h a t t h e d u e p r o c e s s w a s f o l l o w e d t o m a k e s u c h c h a n g e s . % o f p r o c u r e m e n t s t h a t a r e c o n s i s t e n t w i t h t h e p r o c u r e m e n t p l a n . A l l a p p r o v e d a n n u a l p r o c u r e m e n t p l a n s s h o u l d b e s t r i c t l y a d h e r e d t o a n d a n y r e q u i r e d c h a n g e s s h o u l d b e j u s t i f i e d a n d a p p r o v e d a n d s u c h p r o c e s s s h o u l d b e p r o p e r l y d o c u m e n t e d . 1 0 0 % o f p r o c u r e m e n t s a r e c o n s i s t e n t w i t h t h e p r o c u r e m e n t p l a n . T r a c e a s a m p l e o f 1 0 p r o c u r e m e n t s t o t h e p r o c u r e m e n t p l a n t o c o n f i r m t h a t t h e y w e r e p l a n e d 1 0 0 % N o w , a l l p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n a r c o n s i s t e n t w i t h t h e a p p r o v e d p r o c u r e m e n t p l a n . P r o c u r e m e n t d o c u m e n t s e x a m i n e d s h o w e d t h a t p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s a r e n o w c o n s i s t e n t w i t h t h e p r o c u r e m e n t p l a n . 4 4 T h e r e v i e w t e a m a l s o o b s e r v e d t h a t t h e r e w e r e d e v i a t i o n s f r o m p r o c u r e m e n t m e t h o d s s t a t e d i n t h e w o r k p l a n w i t h o u t e v i d e n c e t o s h o w t h a t t h e d u e p r o c e s s w a s f o l l o w e d t o m a k e s u c h c h a n g e s . % o f p r o c u r e m e n t s t h a t a r e c o n s i s t e n t w i t h p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . A l l a p p r o v e d a n n u a l p r o c u r e m e n t p l a n s s h o u l d b e s t r i c t l y a d h e r e d t o a n d a n y r e q u i r e d c h a n g e s s h o u l d b e j u s t i f i e d a n d a p p r o v e d a n d s u c h p r o c e s s s h o u l d b e p r o p e r l y d o c u m e n t e d . 1 0 0 % o f p r o c u r e m e n t s a r e c o n s i s t e n t w i t h p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . V e r i f y a s a m p l e o f 1 0 p r o c u r e m e n t s t o c o n f i r m t h a t t h e y w e r e c o n s i s t e n t w i t h p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . 1 0 0 % N o w , a l l p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n a r e c o n s i s t e n t w i t h t h e a p p r o v e d p r o c u r e m e n t p l a n . T h a t , a n y d e v i a t i o n s a r e r e f e r r e d t o t h e p r o c u r e m e n t c o m m i t t e e . P r o c u r e m e n t d o c u m e n t s e x a m i n e d s h o w e d t h a t p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s n o w c o n s i s t e n t l y f o l l o w

55. 5 4 H e a d s o f D e p a r t m e n t s s u b m i t t e d b u d g e t s a r e t h e n s c r u t i n i z e d b y t h e f i n a n c e c o m m i t t e e b e f o r e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e U n i v e r s i t y ’ s a n n u a l b u d g e t . 1 7 A l l b u d g e t p r e p a r a t i o n s h o u l d b e p a r t i c i p a t o r y w h e r e a l l D e a n o f c a m p u s a n d H e a d s o f D e p a r t m e n t s h a v e t o b e i n v o l v e d . % o f D e a n s o f C a m p u s s u b m i t t e d b u d g e t s o f t h e i r f a c u l t i e s d u r i n g b u d g e t p r e p a r a t i o n . T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t n o m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s t o d i s c u s s t h e b u d g e t . a s s u b v e n t i o n 1 0 0 % o f D e a n s o f C a m p u s s u b m i t b u d g e t s o f t h e i r f a c u l t i e s d u r i n g b u d g e t p r e p a r a t i o n O b t a i n a n d e x a m i n e o r i g i n a l b u d g e t s h e e t s s u b m i t t e d b y e a c h D e a n o f C o m p a s s a n d t r a c e s a m e t o t h e b u d g e t . 1 0 0 % D u r i n g t h e m o n i t o r i n g e x e r c i s e , t h e t e a m w a s a b l e t o v e r i f i e d o r i g i n a l i n d i v i d u a l b u d g e t s u b m i t t e d b y e a c h d e a n o f c a m p u s e s . T h i s p a r t i c u l a r e x e r c i s e a s s u r e d t h e m o n i t o r i n g t e a m o f h i g h l e v e l o f p a r t i c i p a t o r y b u d g e t a r y s y s t e m a t M M T U . 1 8 A l l b u d g e t p r e p a r a t i o n s h o u l d b e p a r t i c i p a t o r y w h e r e a l l D e a n o f c a m p u s a n d H e a d s o f D e p a r t m e n t s h a v e t o b e i n v o l v e d . % o f H e a d s o f U n i t s u b m i t t e d b u d g e t s o f t h e i r f a c u l t i e s d u r i n g b u d g e t p r e p a r a t i o n . T h e r e v i e w t e a m n o t e d t h a t n o m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s t o d i s c u s s t h e b u d g e t . a s s u b v e n t i o n 1 0 0 % o f H e a d s o f D e p a r t m e n t s u b m i t t e d b u d g e t s o f t h e i r f a c u l t i e s d u r i n g b u d g e t p r e p a r a t i o n O b t a i n a n d e x a m i n e o r i g i n a l b u d g e t s h e e t s s u b m i t t e d b y e a c h H e a d o f D e p a r t m e n t a n d t r a c e s a m e t o t h e b u d g e t . 1 0 0 % D u r i n g t h e m o n i t o r i n g e x e r c i s e , t h e t e a m w a s a b l e t o v e r i f i e d o r i g i n a l i n d i v i d u a l b u d g e t s u b m i t t e d b y e a c h d e a n o f c a m p u s e s . T h i s p a r t i c u l a r e x e r c i s e a s s u r e d t h e m o n i t o r i n g t e a m o f h i g h l e v e l o f p a r t i c i p a t o r y b u d g e t a r y s y s t e m a t M M T U . 1 9 I t i s R e c o m m e n d e d t h a t t h e u n i v e r s i t y t o E s t a b l i s h e d B u d g e t C o m m i t t e e A b u d g e t C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d T h e U n i v e r s i t y a l s o l a c k s a b u d g e t c o m m i t t e e t h a t g u i d e s t h e b u d g e t M a n a g e m e n t B u d g e t C o m m i t t e e e s t a b l i s h e d . E x a m i n e t h e c o r r e s p o n d e n c e t h a t e s t a b l i s h e d t h e b u d g e t c o m m i t t e e . E x a m i n e m i n u t e s o f t h e b u d g e t c o m m i t t e e t o 8 9 % T h o u g h a s t a n d a l o n e B u d g e t C o m m i t t e e h a s n o t b e e n e s t a b l i s h e d a s r e c o m m e n d e d , t h e r e i s h o w e v e r a F i n a n c e C o m m i t t e e w h i c h p e r f o r m s s i m i l a r r o l e . M u c h m o r e i m p o r t a n t l y , t h e U n i v e r s i t y ’ s A c t 2 0 2 1 h a s n o p r o v i s i o n

75. 7 4 b e i n g D e l i v e r e d t o s t o r e t o g u i d e t h e r e c e i v i n g p r o c e s s . T h e s e d o c u m e n t s s h o u l d i n c l u d e d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e g o o d s a n d q u a n t i t y D e l i v e r e d t o s t o r e t o g u i d e t h e r e c e i v i n g p r o c e s s . T h e s e d o c u m e n t s s h o u l d i n c l u d e d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e g o o d s a n d q u a n t i t y d e l i v e r y o f g o o d s t o r e s p r i o r t o t h e d e l i v e r y o f g o o d s d o c u m e n t s a r e n o w f o r w a r d e d t o s t o r e s b y t h e p r o c u r e m e n t u n i t p r i o r t o t h e d e l i v e r y o f g o o d s . T h i s s y s t e m n o w p r o v i d e s i n s i g h t t o t h e S t o r e s O f f i c e r a s t o w h a t h e e x p e c t s t o r e c e i v e a n d f r o m w h o , s o t h a t n e c e s s a r y s t o r e s s p a c e a n d o t h e r a r r a n g e m e n t a r e m a d e p r i o r t o t h e r e c e i p t o f g o o d s . 6 0 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d r e c o r d a l l g o o d s s u p p l i e d t o t h e u n i v e r s i t y i n c l u d i n g d o n a t i o n s a r e d e l i v e r e d t o s t o r e a n d R e c o r d e d b e f o r e t h e y a r e i s s u e d o u t o n r e q u e s t f o r u t i l i z a t i o n . % o f g o o d s r e c e i v e d ( f r o m s u p p l i e r s a n d d o n a t i o n s ) t a k e n o n c h a r g e ( R e c o r d e d o n a S t o r e s l e d g e r ) b e f o r e d i s t r i b u t e d . T h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d t h a t o f f i c e f u r n i t u r e a n d e q u i p m e n t p r o c u r e d a r e n o t d e l i v e r e d t o s t o r e b e f o r e t h e y a r e i s s u e d t o t h e e n d u s e r s . 1 0 0 % o f g o o d s r e c e i v e d ( f r o m s u p p l i e r s a n d d o n a t i o n s ) a r e t a k e n o n c h a r g e ( R e c o r d e d o n a S t o r e s l e d g e r ) b e f o r e d i s t r i b u t e d . T r a c e a s a m p l e o f g o o d s r e c e i v e d ( f r o m s u p p l i e r s a n d d o n a t i o n s ) f r o m t h e G o o d s r e c e i v e d N o t e s t o t h e S t o r e s L e d g e r 1 0 0 % S t o r e s L e d g e r / G o o d s r e c e i v e d N o t e s a r e n o w m a i n t a i n e d f o r a l l g o o d s r e c e i v e d b y t h e u n i v e r s i t y e i t h e r t h r o u g h p r o c u r e m e n t o r d o n a t i o n . 6 1 T h e u n i v e r s i t y s h o u l d e n s u r e t h a t s t o r e r e c o r d s a r e i n f o r m s a n d f o r m a t s w i t h s e c u r i t y f e a t u r e s t h a t m a k e i t d i f f i c u l t t o a l t e r a n d e n h a n c e a u d i t t r a i l S e c u r i t i z e d S t o r e s R e c o r d s a r e u s e d t h e r e v i e w t e a m o b s e r v e d i n t e r m i t t e n t d e v i a t i o n f r o m u s e o f P r e s c r i b e d f o r m s a n d f o r m a t t o r e c o r d r e c e i v i n g a n d i s s u i n g o f g o o d s . F o r e x a m p l e , g o o d s u p p l i e d a r e s o m e t i m e r e c o r d e d o n A 4 p a p e r w i t h o u t s e c u r i t i z e d c h a r a c t e r s . T h i s c o u l d b e e a s i l y a l t e r e d o r d i s p o s e d o f . S e c u r i t i z e d S t o r e s R e c o r d s a r e u s e d E x a m i n e t h e S t o r e s R e c o r d s t o c o n f i r m t h a t t h e y a r e s e c u r i t i z e d . 1 0 0 % P r o p e r a n d A d e q u a t e S t o r e s d o c u m e n t s s u c h a s S t o r e s L e d g e r , G o o d s R e c e i v e d N o t e s , S t o r e s R e q u i s i t i o n a n d S t o r e s I s s u e V o u c h e r s a r e n o w m a i n t a i n e d a t t h e u n i v e r s i t y .

63. 6 2 3 3 T h e H R d e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a s o u n d p o l i c y o n r e c r u i t m e n t w h i c h w i l l g u i d e t h e d e p a r t m e n t o n i t s r e c r u i t m e n t p r o c e s s e s . A r e c r u i t m e n t P o l i c y d e v e l o p e d . E v e n t h o u g h , t h e P o l y t e c h n i c a n d U n i v e r s i t y A c t s m a d e m e n t i o n o f r e c r u i t m e n t , t h e r e i s n o r e c r u i t m e n t p o l i c y f o r r e c r u i t i n g b o t h a c a d e m i c a n d n o n - a c a d e m i c s t a f f o f t h e u n i v e r s i t y . A n a p p r o v e d r e c r u i t m e n t P o l i c y d e v e l o p e d . V e r i f y t h e a p p r o v e d r e c r u i t m e n t p o l i c y 9 0 % H R h a n d b o o k o r p o l i c y o f t h e u n i v e r s i t y n o w p r o v i d e s a c o h e r e n t k n o w l e d g e o n r e c r u i t m e n t p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s o f t h e u n i v e r s i t y . T h i s m e a n s t h a t , r e c r u i t m e n t p r o c e d u r e s a r e c o v e r e d i n t h e u n i v e r s i t y ’ s H R p o l i c y . 3 4 T h e U n i v e r s i t y C o u r t s h o u l d i n v e s t i g a t e t h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r a n d r e p o r t t h e o u t c o m e o f t h e i n v e s t i g a t i o n b e f o r w a r d e d t o t h e A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n f o r a c t i o n ( s ) . T h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r i s I n v e s t i g a t e d . I t w a s a l s o o b s e r v e d t h a t , b a s e d o n t h e n e e d f o r t h e u n i v e r s i t y t o h a v e a M e d i c a l D o c t o r , t h e H R M a n a g e r m a d e a r e q u e s t f o r h i s r e c r u i t m e n t b u t h o w e v e r , h e w a s n o t p a r t o f t h e r e c r u i t m e n t p r o c e s s . T h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r I n v e s t i g a t e d V e r i f y t h e I n v e s t i g a t i o n R e p o r t 9 0 % A c c o r d i n g t o m a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y , t h e r e i s a H R p o l i c y a n d t h e r e c r u i t m e n t o f t h e m e d i c a l d o c t o r f o l l o w d u e p r o c e s s e s . T h i s w a s v e r i f i e d b y t h e t e a m . 3 5 T h e U n i v e r s i t y C o u r t s h o u l d i n v e s t i g a t e t h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r a n d r e p o r t t h e o u t c o m e o f t h e i n v e s t i g a t i o n b e f o r w a r d e d t o t h e A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n f o r a c t i o n ( s ) . T h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r i n v e s t i g a t i o n r e p o r t i s s e n t t o t h e A C C I t w a s a l s o o b s e r v e d t h a t , b a s e d o n t h e n e e d f o r t h e u n i v e r s i t y t o h a v e a M e d i c a l D o c t o r , t h e H R M a n a g e r m a d e a r e q u e s t f o r h i s r e c r u i t m e n t b u t h o w e v e r , h e w a s n o t p a r t o f t h e r e c r u i t m e n t p r o c e s s . T h e r e c r u i t m e n t o f t h e M e d i c a l D o c t o r i n v e s t i g a t i o n r e p o r t s e n t t o t h e A C C C o n f i r m w i t h P r i n c i p a l a n d V i c e C h a n c e l l o r a n d t h e A C C t h a t t h e i n v e s t i g a t i o n r e p o r t h a s b e e n s e n t t o t h e A C C . 9 0 % A c c o r d i n g t o m a n a g e m e n t o f t h e u n i v e r s i t y , t h e r e i s a H R p o l i c y a n d t h e r e c r u i t m e n t o f t h e m e d i c a l d o c t o r f o l l o w d u e p r o c e s s e s . T h i s w a s v e r i f i e d b y t h e t e a m . 3 6 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a w e l l - s t r u c t u r e d A s t r u c t u r e d p e r f o r m a n c e A n e x a m i n a t i o n o f t h e s t a f f a p p r a i s a l f o r m r e v e a l e d A n a p p r o v e d P e r f o r m a n c e V e r i f y t h e a p p r o v e d T h e u n i v e r s i t y n o w h a s a n a p p r o v e d P e r f o r m a n c e

64. 6 3 p e r f o r m a n c e a p p r a i s a l f o r m b e d e v e l o p e d a n d i m p l e m e n t e d t o a d e q u a t e l y i n f o r m H R d e c i s i o n s o n r e w a r d s , d e v e l o p m e n t a n d t r a i n i n g o f S t a f f o f t h e u n i v e r s i t y . a p p r a i s a l s s y s t e m ( F o r m ) d e v e l o p e d . t h a t , t h e a p p r a i s a l f o r m w a s i n a d r a f t f o r m a n d d e v o i d o f s o m e n e c e s s a r y d e t a i l e d s e c t i o n s s u c h a s ; t r a i n i n g , p r o m o t i o n a n d r e d r e s s . a p p r a i s a l S y s t e m ( F o r m ) P e r f o r m a n c e A p p r a i s a l s y s t e m ( F o r m ) 1 0 0 % A p p r a i s a l S y s t e m T h i s t a k e s i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e c o n c e r n o f s u p e r v i s e e w h i c h i n c l u d e ; t r a i n i n g o p p o r t u n i t i e s , p r o m o t i o n p o t e n t i a l a n d r e d r e s s m e c h a n i s m s , p r o m o t i o n p o t e n t i a l a n d r e d r e s s m e c h a n i s m s . 3 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a w e l l - s t r u c t u r e d p e r f o r m a n c e a p p r a i s a l f o r m b e d e v e l o p e d a n d i m p l e m e n t e d t o a d e q u a t e l y i n f o r m H R d e c i s i o n s o n r e w a r d s , d e v e l o p m e n t a n d t r a i n i n g o f S t a f f o f t h e u n i v e r s i t y . % o f s t a f f a p p r a i s e d e v e r y y e a r . A n e x a m i n a t i o n o f t h e s t a f f a p p r a i s a l f o r m r e v e a l e d t h a t , t h e a p p r a i s a l f o r m w a s i n a d r a f t f o r m a n d d e v o i d o f s o m e n e c e s s a r y d e t a i l e d s e c t i o n s s u c h a s ; t r a i n i n g , p r o m o t i o n a n d r e d r e s s . 1 0 0 % o f s t a f f a p p r a i s e d e v e r y y e a r . V e r i f y s a m p l e o f a p p r o v e d P e r f o r m a n c e a p p r a i s a l f o r m s 1 0 0 % T h e u n i v e r s i t y n o w h a s a n a p p r o v e d P e r f o r m a n c e A p p r a i s a l S y s t e m T h i s t a k e s i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e c o n c e r n o f s u p e r v i s e e w h i c h i n c l u d e ; t r a i n i n g o p p o r t u n i t i e s , p r o m o t i o n p o t e n t i a l a n d r e d r e s s m e c h a n i s m . 3 8 T h e t e a m r e c o m m e n d s t h a t , t h r e e H R s t a f f s h o u l d b e r e c r u i t e d t o e f f e c t i v e l y e n s u r e t h a t H R f u n c t i o n s i n t h e t h r e e c a m p u s e s a r e e f f e c t i v e l y a n d e f f i c i e n t l y p e r f o r m e d . O n e H R s t a f f e a c h s t a t i o n e d i n C o n g o C r o s s a n d B r o o k f i e l d ’ s 3 H R O f f i c e r s ( 1 e a c h i n C o n g o C r o s s , B r o o k f i e l d s a n d G o o d r i c h c a m p u s e s ) a r e r e c r u i t e d I t w a s o b s e r v e d t h a t t h e r e i s o n l y o n e H R s t a f f i n t h e d e p a r t m e n t . T h e r e v i e w t e a m a l s o o b s e r v e d t h a t , g i v e n t h e n a t u r e a n d v o l u m e o f H R w o r k a t t h e G o o d r i c h c a m p u s a n d t h e o t h e r t w o c a m p u s e s ( T h a t i s , B r o o k f i e l d ’ s a n d C o n g o C r o s s ) , T h e t w o a d d i t i o n a l H R s t a f f r e q u e s t w i l l n o t b e 3 H R O f f i c e r s ( 1 e a c h i n C o n g o C r o s s , B r o o k f i e l d s a n d G o o d r i c h c a m p u s e s ) r e c r u i t e d  V e r i f y t h e r e c r u i t m e n t l e t t e r s f o r t h e 3 H R O f f i c e r s  V e r i f y t h e H R O f f i c e r s a t w o r k i n e a c h o f t h e t h r e e c a m p u s e s . 9 5 % A c c o r d i n g t o t h e t o p m o s t a u t h o r i t i e s o f t h e u n i v e r s i t y , i t i s n o t f i n a n c i a l l y a n d o p e r a t i o n a l l y p r u d e n t t o r e c r u i t d e s i g n a t e d H R s t a f f b e c a u s e , t h e d e p u t y r e g i s t r a r i n e a c h o f t h e c a m p u s e s ( B r o o k f i e l d s , C o n g o c r o s s a n d m a i n G o o d r i c h C a m p u s ) h a d a l w a y s t h e r o l e a n d f u n c t i o n s o f t h e r o l e o f H R